Эффективность деловой коммуникации секретаря-рефента

 

 

 

 

 

Глава 3. Применение по использованию деловой коммуникации

 

 

3.1. Деловое совещание

 

 

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно  составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый  заранее участникам и содержащий следующую информацию:

• тема совещания;
• цель совещания;
• перечень обсуждаемых вопросов;
• время начала и окончания совещания;
• место, где оно будет проходить;
• фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;
• время, отведенное на каждый вопрос;
• место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания  информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с  материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует  дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно  проводить деловые совещания  в определенный день недели (за исключением  внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

 

 

 

 

3.2. Деловая дискуссия

 

 

Деловая дискуссия - это обмен  мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными  правилами процедуры и с участием всех или отдельных ее участников. Почти каждое предприятие или  фирма обсуждают деловые вопросы  на заседаниях групп или комиссий. Многие деловые собрания и совещания  также проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся  в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный  вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим  регламентом и под председательством  должностного лица.

Групповая дискуссия отличается тем, что специально подготовленная группа обсуждает вопрос, дискутирует  перед аудиторией. Целью такой  дискуссии является представление  возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой  информации. Как правило, такого рода дискуссии спора не разрешают  и не склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий. В групповой  дискуссии в качестве оппонентов могут участвовать от трех до восьми - десяти человек, не считая ведущего. Основное коммуникативное средство - диалог, который каждый раз ведут только два участника. Число участников групповой дискуссии может меняться в ту или другую сторону в зависимости от запаса времени, сложности и актуальности проблемы и наличия компетентных специалистов, которые могут участвовать в обсуждении.

Приглашенные для дискуссии  специалисты сидят полукругом, лицом  к аудитории, а ведущий - в центре. Такая организация пространственной среды позволяет каждому участнику  групповой дискуссии видеть и  слышать друг друга как можно  лучше.

Очень важно, чтобы участники  дискуссии были хорошо подготовлены, имели при себе статистические данные, необходимые материалы. Большое  значение имеет также их манера говорения, культура речевой коммуникации, а  также стиль ее демонстрации: непринужденно, в оживленной манере, точно формулируя вопросы и лаконично комментируя  ответы или краткие замечания. Целесообразно, чтобы участники называли друг друга  по имени и отчеству. Аудитория, наблюдающая  дискуссию, должна быть постоянно в  центре внимания выступающих, с нею необходимо поддерживать не только невербальный, но и вербальный контакт. Ведущий дискуссию регулирует ее ход, все процедуры, представляет тему и выступающих, следит за регламентом, руководит обменом мнений, произносит заключительное слово.

Деловой спор как вид коммуникации широко применяется при обсуждении разногласий, в ситуации отсутствия единого мнения по обсуждаемому вопросу. В литературе по коммуникации нет  единого понимания термина "спор", однако большинство специалистов квалифицируют  его как процедуру, в которой  один доказывает, что какая-то мысль  верна, а другой - что она ошибочна. В. И. Курбатов в книге "Стратегия  делового успеха", считает, что особенностью спора является не доказательство истинности собственного тезиса, а словесное  состязание, при котором каждый отстаивает свою точку зрения по тому или иному  спорному вопросу. На практике зачастую споры ведутся в неупорядоченных, неорганизованных формах, а также  при несоблюдении общепринятых правил и принципов.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Резюмируя выводы о проделанной  работе, хотелось бы заметить, что сложно переоценить значение деловой и  профессиональной коммуникации в современном  обществе. Тема коммуникации является, конечно, центральной магистралью  в жизни любого человека. Особенную  значимость она приобретает для  делового человека. Ведь каждый день с  утра до вечера мы вступаем во множество  прямых и опосредованных взаимоотношений. Мы не можем жить без общения, находясь в обществе. От качества нашей коммуникации прямо зависит наш капитал, семья, карьера, признание. Проблемы обучения стратегиям управления и технологиям  деловой коммуникации стали наиболее актуальными проблемами современного менеджмента. В условиях стремительного развития общества и жесткой конкуренции  на рынке компаниям необходимо постоянно  развиваться, приспосабливаться к  изменяющимся внешним условиям, обучать  персонал и управленческий аппарат  в соответствии с требованиями прогресса. Только в этом случае компании будут  конкурентоспособными и эффективными.

Поэтому в данной работе были проанализированы особенности  деловой коммуникации как одного из наиболее значимых видов социальной коммуникации. Также была дана характеристика основных форм деловой коммуникации: деловых переговоров и делового совещания. Как уже отмечалось, деловое  общение - это предметно-целевая, деятельность, а следовательно, содержание каждой коммуникативной формы (например лекции, доклада, дискуссии и т. п.), а также каждой речевой конструкции (вывод, мнение, реплика, критическое замечание и др.) зависит от коммуникативного намерения и ожидаемого результата.

Каждая конкретная профессиональная цель требует того содержания коммуникации, которое позволяет ее осуществить  и добиться необходимых результатов. Если цель коммуникации - разъяснить что-либо, то содержание информации будет инструктивным (инструктаж), повествующим (консультация) или рассуждающим (комментарий). При необходимости опровержения чьих-то аргументов будут использованы тезисы, доказательства, контраргументы, критические высказывания. Кроме того, на содержание деловой коммуникации могут влиять и особенности складывающейся ситуации и личностный потенциал партнера.

Поскольку деловое общение  обслуживает сферу деловых отношений, к нему предъявляются строгие  требования, которые, в первую очередь  касаются важных для коммуникации качеств  речи (правильность, точность, ясность  и др.) и соблюдения этических  норм. Частное общение – это  общение в кругу близких людей, хороших знакомых, с которыми сложились  доверительные межличностные отношения. Неофициальным может быть и общение  в перерывах официальных мероприятий, на так называемых «корпоративах» –  словом, тогда, когда оно характеризуется непринуждённостью. Здесь нет стандартов, требования к качествам речи не столь жёсткие, как в официальной сфере. Выбор слов и выражений в частном общении более свободный и регулируется этическими нормами, принятыми в данном обществе традициями и степенью близости собеседников. Так что в результате эта работа может помочь разъяснить систему деловой коммуникации во всем ее многообразии форм и подходов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

 

1. Аткинсон В. В. Сила мысли в деловой и повседневной жизни. Пер. с англ. Орел, 2002.
2. Абчук В. А. Правила успеха. Уроки предпринимательства и менеджмента. Л., 1991.
3. Аграшенкое А. А. Психология на каждый день. Советы, рекомендации, тесты. М, 1997.
4. Беркли - Ален М. Забытое искусство слушать, Пер. с англ. СПб, 1997.
5. Беттеджер Ф. Вчера неудачник — сегодня преуспевающий коммерсант. М., 2005.
6. Джеймс Д. Эффективный самомаркетинг. Искусство создания положительного образа. Пер. с англ. М., 1998.
7. Конфликты и переговоры. Практическое руководство для менеджеров. Ростов-на-Дону, 1997.
8. Корэн Л, Гудмэн П. Искусство торговаться, или все о переговорах: Пер. с англ. Минск, 1995.
9. Панфилова. А - П. Деловые беседы. Учебное пособие. Л., 1989.
10. Панфилова А. П. Психология переговоров, или как общаться, чтобы достичь успеха. Улан-Удэ, 1995.
11. Парыгин Б. Д. Основы социально-психологической теории. М., 1971.
12. Поляков В. А. Технология карьеры. Практическое руководство. М., 1995.
13. Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз, или как успешно управлять общественным мнением. М., 1998.
14. Почепцов Г. Г. Имидж: от фараонов до президентов. Киев, 1997.
15. Соколов А. В. Введение в теорию социальной коммуникации. СПб.
16. Честара Д. Деловой этикет. Паблик рилейшт. Пер. с англ. М., 1997.
17. Шук Р. Как стать профессиональным коммерсантом. Пер. с англ. СПб.
18. Шуванов В. Социальная психология менеджмента. М., 1997.