Формы организации делопроизводства

Формы организации делопроизводства

Существует три формы организации  делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочноинформационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).  
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:  
 
• снизить стоимость делопроизводственных операций;  
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;  
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;  
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;  
• обеспечить единство организационного и методического руководства.  

В современных  условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно  только в сравнительно небольших  учреждениях. В крупных учреждениях  следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций  делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.  

В небольших  учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Служба документационного обеспечения  управления и её разновидности.

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную  и  смешанную. 
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения.

Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более-рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости об объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.

В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ - должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Служба  ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных  нормативов и разработок по совершенствованию  документирования; разработку и внедрение  рациональных форм документов и организацию  работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.