Формуляр документа XVIII века

Документ начинали с обозначения  адресата, который начинался с  предлога «в» и писался вдоль  верхнего поля листа («В правительствующий  Сенат», «В Государственную Берг-коллегию»). Автор указывался под адресатом  и в большинстве случаев начинался  предлогом «из» («Из Тульского  уездного суда»). Далее писали наименование вида документа и, иногда, его краткое  содержание («рапорт о получении  указа»).

Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись  в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра  документа дата подписания. Во многих документах она проставлялась под  текстом с левой стороны листа («Генваря 21 дня 1753 года»).

Исходящий регистрационный  номер писали вдоль поля документа.

При получении документа  в левом углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения («Получено июля 15 дня 1745 года»).

Документы в ряде случаев  скреплялись печатью. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба  и названием коллегии. Приложение печати производилось в присутствии  двух свидетелей.

На документах XVIII в. наблюдается  большое число отметок, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов. Прежде всего это резолюция, которую писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки о контроле, о направлении в дело и др.

Для многих документов в XVIII в. разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Создание таких руководств по составлению документов, на которых  обучались поколения канцелярских работников, начинается еще в приказном  делопроизводстве. «В специальных «образцовых  книгах» помещались образцы документов; типы «деловых» бумаг и писем  приводились и в азбуках, «письмовниках», предназначенных для чтения и  переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных  учреждениях (центральных и местных), и выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов, и «площадные подьячие», писавшие челобитные и другие бумаги». В частности, в  указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, а титул государя указывать только один раз в начале, что делало документы максимально удобными для чтения.

Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. губернаторам предлагалась единая форма ведомости для присылки сведений о производственных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В XVIII - XIX вв. составление  сборников образцов документов получает широкое распространение. «Они имели разные названия: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и т.д. Но наибольшее распространение имели «письмовники», определяемые в словаре В. Даля как «книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки; сборник писем»» Шмидт, С.О. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв./ С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. - М.: МГИАИ, 1985. - С. 27-28..

нтов в XVI-XVII вв. подробнее.