Документооборот в ООО «Абиерт»

По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются  номера приказов, протоколов, виды и  формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении  точной календарной даты указывается  число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты – сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет  приводить к неоднозначности  толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения компании в течении периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

 

Подготовка документов к передаче в архив

Подготовка документов к сдаче  в ведомственный архив включает:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей дел;
• составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре ООО «Абиерт» отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают сотрудники организации.

Все лица, ответственные за делопроизводство в организации, обязаны завершенные  дела постоянного и долговременного  хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении  для справочной работы, а затем  только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок  организации делопроизводства ООО «Абиерт» обладает рядом недостатков:

• отсутствует четкий порядок регистрации документов;
• встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
• отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, положение об организации инструкций сотрудников организации;
• отсутствует номенклатура дел;
• отсутствует архив документов.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную  информацию для принятия верных решений  и исключает возможность утраты документов и информации.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию  документационного обеспечения  управления в ООО «Абиерт»

3.1. Анализ ошибок документооборота  в ООО «Абиерт»

Выявим ошибки в организации  документационного обеспечения  ООО «Абиерт».

В секретариате директора из-за отсутствия перечня документов регистрируются, практически, все поступающие в организацию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Также, в секретариате ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.), отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе, и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются  в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в ООО «Абиерт» возникает не сразу. Поручают эту работу секретарю организации. К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже становится очень большим.

Также в ходе проведенного нами наблюдения выяснили, что в ООО «Абиерт» к оформлению дел придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления.

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»).

В результате анализа организационно-правового  и документационного обеспечения  управления выяснилось, что в организации  ни у одного сотрудника нет должностной инструкции и также учредители не создали такого документа как положение об организации.

Рассмотрим  такие организационно-правовые документы  как устав ООО «Абиерт» и учредительный договор ООО «Абиерт».

Изучим устав ООО «Абиерт». Формуляр-образец устава имеет следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• гриф утверждения;
• место составления или издания документа;
• текст документа;
• подпись;
• дата подписания;
• печать.

В копии  устава ООО «Абиерт» отсутствует страницы (большая ошибка), поэтому мы полностью не можем оценить правильность оформления данного документа.

Реквизит  гриф утверждения оформлен не верно, в нем присутствуют почти все  данные, которые содержит данный реквизит, кроме подписи утверждающего  документ.

Реквизиты наименование организации и наименование вида документа соединены, что разрешено  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Из-за отсутствия страниц мы не можем полностью  узнать на сколько верно оформлен следующие реквизиты: текст документа, подпись, дата подписания, печать.

Проанализируем  документ по классификационным признака:

1. По виду  деятельности: организационно-правовой  документ.

2. По наименованию: устав. 

3. По способу  фиксации информации: машинописный.

4. По месту  составления: внутренний, т.к. используется для решения внутренних вопросов.

5. По степени  сложности: сложный, т. к. в нем рассматривается множество вопросов. 

6. По степени  гласности: закрытый (секретный).

7. По юридической  силе: подлинный.

8. По стадиям  подготовки: беловой документ, копия.

10. По происхождению:  служебный (деловой), т. к. подготовлен внутри самой организации.

11. По срокам  хранения: постоянного хранения (в  соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся  в деятельности организаций с  указанием сроков хранения).

12. По степени  обязательности: директивный, т.  к. документ обязателен для  исполнения.

13. По степени  унификации: неунифицированный.

Изучим  учредительный договор. Формуляр-образец данного документа имеет следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа
• гриф утверждения
• место составления или издания документа;
• текст документа;
• подпись;
• дата подписания;
• печать.

Реквизит  гриф утверждения оформлен не верно, в нем присутствуют почти все  данные, которые содержит данный реквизит, кроме подписи утверждающего  документ.

Реквизиты наименование организации и наименование вида документа соединены, что разрешено  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Из-за отсутствия страниц мы не можем полностью  узнать на сколько верно оформлен реквизит текст документа.

 Реквизит подпись оформлены верно в иерархической последовательности.

Реквизиты дата подписания и печать отсутствуют, что является грубой ошибкой.

Проанализируем  документ по классификационным признака:

1. По виду  деятельности: организационно-правовой  документ.

2. По наименованию: учредительный договор. 

3. По способу  фиксации информации: машинописный.

4. По месту  составления: внутренний, т.к. используется для решения внутренних вопросов.

5. По степени  сложности: сложный, т. к. в нем рассматривается множество вопросов. 

6. По степени  гласности: закрытый (секретный).

7. По юридической  силе: подлинный.

8. По стадиям  подготовки: беловой документ, копия.

10. По происхождению:  служебный (деловой), т. к. подготовлен внутри самой организации.

11. По срокам  хранения: постоянного хранения (в  соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, образующихся  в деятельности организаций с  указанием сроков хранения).

12. По степени  обязательности: директивный, т.  к. документ обязателен для  исполнения.

13. По степени  унификации: неунифицированный.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Пути совершенствования делопроизводства ООО «Абиерт»

В результате анализа системы документационного  обеспечения управления ООО «Абиерт» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Было выявлено отсутствие необходимых  нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение об организации, должностные  инструкции сотрудников.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться  в соответствии с основными положениями  Государственной системы документационного  обеспечения управления и Типовой  инструкцией по делопроизводству в  федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

5. Общие положения.
6. Правила подготовки и оформления документов.
7. Требования к реквизитам документов.
8. Организация документооборота:

• порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

• порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
• организация контроля исполнения документов;
• поисковая система по документам;
• составление номенклатуры дел;
• формирование и оформление дел;
• экспертиза ценности документов;
• передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно  и фиксировать все основные моменты  работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их  утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Среди нормативных документов ООО  «Абиерт» отсутствует должностные инструкции сотрудников. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому сотрудники выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

Должностная инструкция – правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и  работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций  и предприятий.

Должностная инструкция необходима сотрудникам  для того, чтобы очертить круг его  обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной  перегрузкой.

Значение должностной инструкции как организационного документа  заключается в том, что она:

• закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
• определяет его задачи, функции, права и обязанности;
• позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
• является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
• устанавливает организационные основы работы секретаря.

На основе наблюдений и анализа  должностных обязанностей секретаря  Генерального директора предлагается его должностная инструкция.