Документооборот в ООО «Абиерт»

Технологическая цепочка движения и обработки  документов в организации состоит  из следующих этапов:

• порядок работы с входящими документами
• порядок работы с исходящими документами;
• регистрации документов;
• организация контроля исполнения документов;
• формирование дел. 

На каждом этапе секретарь выполняет типовые  операции по работе с документами. Рассмотрим каждый этап подробнее.

Порядок работы с входящими  документами в организации

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в ООО «Абиерт» осуществляется централизованно секретарем директора.

При первичной обработке корреспонденции  проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том  числе и заказные, вскрываются, при  этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются  конверты и уничтожаются вручную, что  требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда  только по конверту можно определить:

• адрес отправителя;
• время отправки и получения документа;
• при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется  регистрационный штамп, он проставляется  в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и  даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются  и передаются адресату.

Заканчивается первичная обработка  распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает  такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

 

Порядок работы в организации  с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО «Абиерт» проект исходящего документа обязательно согласовывается с директором. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю  для регистрации.

Для регистрации исходящих  документов требуются следующие  данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют  его номер и дату рукописным или  машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы  в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного  письма и единственный экземпляр  факса подшиваются в дело с  исходящей перепиской.

 

Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший  этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления  или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются  только учетом документов. Так как  в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается  база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации  создается информационно-поисковая  система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

В ООО «Абиерт» регистрация входящих документов,  происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в организацию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом  в правом нижнем углу проставляется  дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО  «Абиерт» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Резолюция руководителя вносится в  базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а  не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название  вида документа».

На исходящих документах организации  проставляется исходящий регистрационный  номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в  верхнем левом углу первого листа  и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива  документов.

В организации регистрацией внутренних документов занимается секретарь.

При анализе регистрации документов ООО «Абиерт» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

 

Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие  исполнения.

Целью контроля является обеспечение  своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах.

В ООО «Абиерт» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

После указания руководителя ООО «Абиерт» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем снимает копию для  исполнителя и подшивает в  папку с текущими документами,  поставленными на контроль. Сроки  подготовки, представления и типовые  сроки исполнения должны быть  закреплены в инструкции по  документационному обеспечению. 

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в  компьютере. На самом документе отметка  о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой  в нижнем правом углу оборотной стороны  последнего листа исполненного документа, не проставляется.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе  Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

 

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный  перечень заголовков дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения  документов и формирования дел, обеспечения  поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы  по папкам (делам) для оперативного их поиска.

Несмотря на то, что ООО «Абиерт» существует пару лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел.

При  составлении номенклатуры дел учитываются требования, предъявляемые  нормативно-методическими документами  – Государственной системой документационного  обеспечения управления, Основными  правилами работы ведомственных  архивов, Перечнем документов с указанием  сроков хранения, методическими материалами  по разработке номенклатуры дел.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

• наименование организации;
• название вида документа;
• место составления;
• на какой год;
• название разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.

 

Формирование дел

Для классификации  и систематизации документов, формирования дел в организации составляется номенклатура дел.

Номенклатура  дел предназначена для организации  группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета  дел, определения сроков их хранения и является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для  учета дел временного (до 10 лет  включительно) хранения.

Номенклатура  дел организации составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в  делопроизводстве. Номенклатура дел  была составлена в двух экземплярах.

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое  должен быть подшит документ, определяется  в соответствии с номенклатурой  дел.

При формировании дел соблюдаются следующие общие  правила:

• в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• в дело группируются  документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
• в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• по объему дело обычно не превышает 250 листов;
• при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ООО «Абиерт» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке  и проводится сотрудниками Общего отдела.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление  листа – заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.