Документно-інформаційні комунікації

3. Проблеми пошуку і трансляції документної інформації.

Найважливішими властивостями документованої інформації є своєчасність, доступність, повнота, новизна. З цими властивостями безпосередньо пов'язана трансляція інформації, тобто реалізація однієї з основних функцій документа - комунікативної. Справа в тому, що документована інформація практично не використовується в місці свого виникнення і в момент створення. Більш того, інформація взагалі не існує ні як субстанція, ні як функція стану. Вона реальна, об'єктивна тільки як процес, що складається з різних стадій. Важливу роль у цьому процесі відіграє пошук і збір потрібної інформації.

У свою чергу, пошук документованої інформації найтіснішим чином пов'язаний з проблемою її розсіювання в просторі (по безлічі джерел) і в часі. Ця проблема є досить актуальною в самих різних сферах діяльності людини: в науці, в управлінні, в освіті і т.д. За деякими даними, розробник або дослідник приблизно половину свого робочого часу витрачає на пошук необхідної інформації. Алгоритм пошуку полягає в послідовному зверненні до джерел. Однак потрібна інформація вкрай нерівномірно розосереджена (розсіяна) за різними джерелами. Тому простий перебір всіх джерел, що містять необхідну інформацію, може призвести до нераціональних витрат часу і засобів. Між тим, виявляється, існують певні закономірності розсіювання інформації. Одним з перших на цю обставину звернув увагу англійський бібліограф С.К.Бредфорд (1878-1948). Він запропонував модель розсіювання інформації, яка стала згодом класичною:

«Якщо наукові журнали, - писав С.К.Бредфорд, - розташовані в порядку убування продуктивності статей з даного питання, вони можуть бути розділені на ядро періодичних видань, більш спеціально присвячених даному питанню, і кілька груп або зон, що містять ту ж саму кількість статей, що і ядро, коли числа періодичних видань в ядрі і наступних зонах будуть ставитися як 1: n: n²».

Інакше кажучи, збільшення в арифметичній прогресії кількості  статей, що містять інформацію по якомусь питанню, приводить до зростання в геометричній прогресії масиву джерел (в даному випадку журналів) з такого роду статтями. Таким чином, у відповідності з цією моделлю, збільшення повноти інформації безпосередньо пов'язане з наростанням труднощів у її пошуку.

Великі труднощі викликає також і пошук документованої інформації, розсіяної в часі. При цьому необхідно враховувати фактор її старіння, який залежить від багатьох обставин. Старіння виявляється в тому, що постійно виникають все нові документи, нові джерела, що містять більш повну, точну, достовірну інформацію. Тому з метою економії часу та ресурсів виправдано першочергове звернення саме до цих джерел.

Проблема пошуку інформації, розсіяної в часі, в найбільшій мірі розроблена стосовно наукової документації. Так, ще в 1960 р. учені Р.Бартон і Р.Кеблер вивели закономірність, згідно з якою інформація, що має найбільшу суспільну значущість, зосереджена в певному інтервалі часу. Для наукової документації цей інтервал дорівнює напівперіоду формування наукових уявлень в суспільній системі, тобто приблизно 19 років. Зрозуміло, швидкість старіння залежить від конкретної науки, від певної її галузі, наукового напрямку.

В управлінській сфері  також відбувається старіння документованої інформації, причому, як правило, з більшою швидкістю, яка теж залежить від конкретної сфери управління - адміністративної, економічної і т.п. Все це необхідно враховувати в практичній роботі з документами.

Передача документованої інформації в часі і в просторі здійснюється за допомогою природно виниклих або штучно створених каналах і засобах. На ранніх етапах розвитку людського суспільства передача інформації відбувалася в вигляді знання, ще не відокремленого від суб'єкта, який володіє цим знанням. Роль своєрідних банків знань і каналів передачі знань грали люди похилого віку, тобто самі досвідчені, навчені життям люди.

З появою писемності відбувається фіксація інформації на матеріальному носії, тобто відділення її від суб'єкта, що дозволило і передавати, і зберігати інформацію. А починаючи з середини 19 ст., Інформація могла вже відокремлюватися від матеріального носія, на якому вона була зафіксована, і існувати у вигляді сигналу, тобто модульованого фізичного процесу.

Однак у процесі передачі документованої інформації мають місце  затримки, які призводять до її старіння, а, отже, до зниження цінності. Найчастіше затримки ці відбуваються в "накопичувачах" (архівах, запам'ятовуючих пристроях), а також в "каналах зв'язку" (радіоканалах, поштових відомствах і т.п.).

Нерідко затримка буває штучною - з метою отримати взамін витраченого  часу меншу ймовірність помилки, тобто більшу достовірність інформації шляхом її повторної перевірки. Таким чином, створюється певна надмірність інформації, яка гарантує повноту сприйняття.

1. Інформаційні бар’єри

Жодна з видів комунікації  не може існувати без бар'єрів, що перешкоджають  її руху. У найзагальнішому вигляді інформаційні бар'єри поділяються на об'єктивні, тобто виникають і існують незалежно від людини, і суб'єктивні. У свою чергу, суб’єктивні можна розділити на:

• Бар'єри, створювані джерелом.
• Бар'єри, що виникають за рахунок приймача інформації.

У дослідницькій літературі зазвичай виділяється до десяти і  більше інформаційних бар'єрів. Найбільш значущими з них є:

• Просторові (географічні) бар'єри. Вони виникають внаслідок видалення джерела і приймача інформації один від одного в просторі.
• Тимчасові (історичні) бар'єри. Пов'язані з поділом джерела і приймача інформації в часі.
• Державно-політичні бар'єри - гальмують процес формування єдиного світового інформаційного простору, внаслідок існування на Землі понад півтори сотні незалежних держав, розділених кордонами, які мають різні політичні режими, різні законодавства, по-різному регулюють інформаційно-документаційні процеси.
• Режимні бар'єри - обмежують доступ до документованої інформації.
• Відомчі та бюрократичні бар'єри. Вони обумовлені розгалуженою, ієрархічною структурою системи управління та самоврядування.
• Економічні бар'єри - пов'язані з відсутністю або дефіцитом фінансових коштів для виробництва, передачі, споживання інформації.
• Технічні бар'єри - виникають внаслідок нестачі або технічної несумісності обладнання, а також технічних засобів, програмного забезпечення і т.п., необхідних для оптимізації інформаційних процесів.
• Семантичні (термінологічні) бар'єри - з'являються в результаті різного тлумачення різними людьми слів, термінів, символів.
• Мовні (національно-мовні) бар'єри - обумовлені незнанням або слабким знанням мов.
• Ідеологічні бар'єри - виникають між окремими людьми або соціальними групами, внаслідок наявності у них різних систем поглядів на навколишню дійсність, різного віросповідання і т.п.
• Психологічні бар'єри - пов'язані з особливостями сприйняття інформації конкретною людиною.

Робота з документами  потребує не тільки знання інформаційних  бар'єрів, але і можливих шляхів їх подолання. Успішне подолання багатьох бар'єрів пов'язано з науково-технічним прогресом, з використанням сучасних інформаційних технологій. Так, просторові бар'єри досить ефективно долаються з допомогою комп'ютерної мережі Інтернет; мовні - в результаті вдосконалення системи мовної підготовки та перепідготовки у навчальних закладах, а також розробки та використання відповідних комп'ютерних програм перекладу текстів на різні мови; семантичні - шляхом створення різного роду словників і стандартизації ряду термінів і визначень і т.д.

 

 

ВИСНОВКИ

 

Нинішня цивілізація, пройшовши певний шлях у своєму історичному  розвитку, являє собою складну систему людських співтовариств, що в процесі своєї еволюції набуває дедалі більше характерних рис цілісного соціального організму. Внутрішня єдність цього організму забезпечується розвитком системи відповідних соціальних комунікацій, що постійно вдосконалюються згідно зі зростаючими соціальними потребами на базі розвитку науково-технічного процесу.

Функціонування документів у суспільстві — це, по суті, єдність зберігання, розповсюдження і використання тієї соціальної інформації, яка опосередкується через систему документних комунікацій.

Документною комунікацією називають комунікацію, опосередковану документом, побудовану на обміні документами між двома або більше людьми.

Будучи підсистемою більш  широкої системи інформаційних комунікацій, вона забезпечує створення, аналітико-синтетичну обробку, зберігання, розповсюдження і використання документів як носіїв соціальної інформації.

До системи документальних комунікацій входить, забезпечуючи її розвиток і функціонування, цілий ряд спеціально створених для цього суспільних інститутів, у тому числі редакційно-видавнича справа, книжкова торгівля, бібліотечна справа, архівна справа, науково-інформаційна діяльність, бібліографічна діяльність.

Документна комунікаційна система — це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, збереження і поширення документальної інформації в суспільстві.

Система документних комунікацій є сукупністю всіх документів, відправників документальної інформації (автор, видавництво), її споживачів (читач, слухач, глядач), професійних посередників (бібліотекарів, бібліографів, фахівців у сфері інформації і документації); виробничих процесів (створення, обробка, збереження, поширення документів) і відносин між ними, обумовлених як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем її суспільного функціонування.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використаних джерел

 

1. Асеев Г. Г., Шейко В. Н. Информационные технологи в документоведении: Учеб. пособ.— Х., 1997.
2. Горовий В. Соціальні інформаційні комунікації, їх наповнення і ресурс / НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського; наук. ред. Л. А. Дубровіна. – К., 2010.
3. Документознавство та інформаційна діяльність: наука, освіта, практика: Зб. матеріалів наук. конф., 18 грудня 2002 р. / Редкол.: Т. Власова, М. Слободяник та ін.— К., 2003.
4. ДСТУ 2392294. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.— Чинний від 1995501101.— К.: Держстандарт України, 1994.
5. Кулешов С. Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми.— К., 1995.
6. Ларьков Н. С. Документоведение : учеб. пособие / Н. С. Ларьков. — Томск, 2005.
7. Соколов А. В. Эволюция социальных коммуникаций.— С Пб., 1995.
8. Соляник А. А. Документні потоки та масиви: Навч.посіб. / Харк. держ. акад. культури.— Х., 2000.
9. Столяров Ю. Н. Документные ресурсы: Программа курса для специальности «Документационное обеспечение управления» / МГУК.— М., 1997.
10. Цит. по: Ефимов А.Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. М.: Знание, 1978.
11. ШвецовааВодка Г. М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій / Рівнен. держ. гуманітар. уннт.— Рівне, 2001.