Документное обеспечение управления

1. Характеристика  предприятия

 

В августе 2001 года стартовал  первый общероссийский проект мобильной  связи «МегаФон». Получив право  на развитие сети на всей территории Российской Федерации, «МегаФон» стал самым  крупным по масштабам лицензионного  покрытия оператором мобильной связи в мире. Стопроцентный охват территории России подразумевает под собой возможность предоставлять услуги мобильной связи в 89 субъектах РФ, где проживает 147 миллионов человек.

Акционерами ОАО «МегаФон»  являются: ОАО «Телекоминвест» (31,3%), Sonera Holding B.V.(26%), ООО «ЦТ-Мобайл» (25,1%), Telia International AB (6,37%), Telia International Management AB (1,73%), IPOC International Growth Fund Limited (8,0%) и ООО «Контакт-С» (1,5%)

Реквизиты головного  офиса ОАО «МегаФон»: 115035, Москва, Кадашевская наб., д.30.

Адрес для корреспонденции: 191011, Санкт-Петербург, ул. Караванная, д. 10. Телефон: +7 812 9600500 Факс: +7 812 9600548.

ИНН 7812014560 КПП 780103001

Штатная численность  компании «Мегафон» насчитывает  более 15 тыч.чел. на всей территории РФ.

Род деятельности предприятия: торговая деятельность.

«МегаФон» - признанный лидер  российского рынка телекоммуникаций по географии международного роуминга. Сегодня для абонентов сети «МегаФон»  действует автоматический международный  роуминг с 314 операторами мобильной связи в 165 странах мира. Кроме того, абоненты «МегаФон» могут воспользоваться услугами международного GPRS-роуминга в сетях 7 операторов в 6 странах мира.

Гибкая тарифная политика Компании обращена ко всем сегментам  потребителей с разным уровнем платежеспособности и потребности в мобильной связи. Тарифная сетка рассчитана как на массовых пользователей, так и корпоративных клиентов.

«МегаФон» строит свой бизнес, основываясь на принципах максимального  удовлетворения потребностей абонентов, добросовестной конкуренции и информационной открытости.

Уникальный для российского  телекоммуникационного рынка спектр услуг качественной мобильной связи  адресован как массовому потребителю, так и корпоративным клиента.

Ассортимент услуг. На сегодняшний день МегаФон предоставляет практически все дополнительные услуги доступные в сетях GSM. Начиная с самых простых как определитель/антиопределитель номера, голосовая почта, так и гораздо более сложных услуг передачи данных основанных на технологии GPRS и EDGE. Нужно отметить, что на рынке сотовой связи Мурманскойобласти работают все 3 крупнейших оператора сотовой связи России (МегаФон, БиЛайн и МТС), они предоставляют приблизительно одинаковый перечень услуг, и выделить лидера по данному критерию трудно. Отстает по данному критерию лишь ТЕЛЕ2, предоставляющий лишь базовые услуги.

Ценовая политика. Рассматривая ценовую политику необходимо отметить, что МегаФон являясь лидером  рынка, ведет себя самостоятельно и  не вступает в жесткую ценовую  борьбу временных скидок и бесплатных услуг развязавшуюся между остальными операторами.

Миссия

С момента основания  «МегаФона» мы день за днем воплощаем  в жизнь девиз «Будущее зависит  от тебя». Тогда, в самом начале, мы попытались заглянуть в будущее, постаравшись окинуть взглядом ближайшую перспективу отрасли сотовой связи. В те времена мобильный телефон был лишь у каждого восьмого жителя России. Общение по мобильному считалось дорогим удовольствием, впрочем, и сам телефонный аппарат, независимо от марки и модели, автоматически подчеркивал высокий статус его обладателя.

Находясь на рубеже тысячелетий, мы старались представить цифровую эру через пять, десять, пятнадцать лет. И нам удалось прочувствовать, пожалуй, самое главное: завтрашний мир — мир глобальной экономики, мир, испытывающий сильнейшую потребность в социальной и культурной интеграции — неизбежно окажется во власти высоких технологий и высоких скоростей принятия жизненных и управленческих решений.

Это простое, и в то же время потрясающее осознание, воодушевило нас и подтолкнуло к тому, чтобы полностью сосредоточиться на развитии и внедрении в России передовых технологий мобильной связи, дающих людям возможность общаться друг с другом в ритме XXI века, невзирая на физические границы и расстояния между странами и континентами. Все эти годы мы развивали компанию в стремлении сделать мобильную связь демократичной, доступной для всех социальных групп, живущих даже в самых отдалённых уголках России. И сегодня, когда наша страна, стремительно обогнав многие динамично развивающиеся государства, вошла в число мировых лидеров по проникновению мобильной связи, мы понимаем, насколько правы мы оказались несколько лет назад. Дух лидерства и новаторства уже в первые дни жизни компании создал в «МегаФоне» особую атмосферу, позволяющую нам достигать всех амбициозных целей, продиктованных нашей миссией: объединить Россию, разрушая барьеры для общения и развивая коммуникации. Так, в свое время «МегаФон» стал первым общероссийским сотовым оператором, работающим в стандарте GSM 900/1800. Затем мы были пионерами в развитии сетей GSM третьего поколения и сохраняем лидерство в этом направлении. И вот уже несколько лет мы — единственная компания, которая оказывает весь спектр услуг мобильной связи во всех без исключения регионах России.

Положив в основу строительства  собственной сети идею объединения  страны, мы постоянно заботимся о  том, чтобы благодаря высоким  стандартам обслуживания, универсальным  принципам тарифной политики и распространению  инновационных сервисов и услуг, наши клиенты по всей стране — от Калининграда до Владивостока — были довольны качеством нашего сервиса, а также разделяли те ценности, которые олицетворяет единая семья абонентов «МегаФона».

Работая ежедневно над  повышением эффективности и качества наших услуг, мы смотрим в будущее с оптимизмом. Уже сегодня мы является безусловными лидерами в стране по количеству новых подключений и уверены, что пройдет еще немного времени, и «МегаФон» обязательно станет очевидным выбором каждого.

 

2. Организационная  структура

документооборот входящий исходящий внутренний

ОАО «Мегафон» имеет  следующую структуру:

• Директор по работе с персоналом

Отдел администрирования

Отдел набора и обучения

Отдел охраны труда

• Директор по работе с ключевыми клиентами

Отдел по работе с корпоративными клиентами

Отдел по работе с выделенными  сегментами

Отдел офисов, продаж и  обслуживания

Отдел контроля и качества офисов

Отдел абонентского обслуживания

• Технический департамент

Отдел радиочастотного  обеспечения

Технический отдел

Департамент маркетинга

• Отдел маркетинга

Отдел развития продуктов  и услуг

Специалисты со связью с  общественностью

• Финансовый департамент

Отдел корпоративной  отчетности

Планово-аналитический  отдел

Бухгалтерский центр

Преимущества

1. Удобство управления  филиалами;

2. Делегирование полномочий структурных подразделений;

3. Распределение ответственности  между структурными подразделениями;

4. Менее загруженность  руководителя;

5. Качественное выполнение работы

Недостатки

1. Сложная структура организации;

2. Посредственное общение  с руководством;

3. Руководитель не  полностью знает дела организации. 

Направления работы и  основные задачи ОАО «Мегафон»:

• Предоставление услуг сотовой связи на территории РФ и в странах зарубежья.
• Доступ к ресурсам Интернет.
• Голосовая и факсимильная почта.
• Услуга кредит.
• Обучение персонала работе с программными продуктами фирмы.
• Настройка мобильной техники.
• Предоставление контент-услуг.
• Внедрение проектов по прокладке и настройке локальной сети.
• Разработкой технического задания и полной сметы работ.
• Техническая диагностика оборудования.
• Установка и настройка программного обеспечения.
• Проектирование и прокладка сети.

 

 

3. Организация системы  документооборота ОАО «Мегафон»

 

Организация работы с  документами в ОАО «Мегафон»  включает в себя оперативность перемещения и исполнения документов и эффективность обеспечения руководства предприятия документной информацией.

В документационном обеспечении  предприятия выделяют три группы документов:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно  поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в  соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании «Мегафон», оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

• бланк предприятия для письма;
• общий бланк для всех других видов документов.

Внутренние документы  ООО «Мегафон» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов:

• название предприятия;
• название подразделения;
• вид документа;
• место составления;
• дата;
• номер.

4. Порядок работы  с входящими документами

 

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в ООО «Мегафон» осуществляется менеджером данного предприятия, входящим структурно в отдел бухгалтерии и кадров.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в общий  отдел или в первый рабочий  день при поступлении документов в нерабочее время.

Менеджер рассматривает  поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. После рассмотрения директор ООО «Мегафон» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивают в дело, копии разносят исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими  требованиями должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ООО «Мегафон» подлинники подшивают в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием в ГСДОУ.

 

5. Порядок работы  с исходящими документами

 

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

* составление документа  исполнителем;

* проверка правильности.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.

В ООО «Мегафон» проект исходящего документа обязательно  согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, менеджер регистрирует исходящий документ.

Для регистрации исходящих  документов требуются следующие  данные:

• порядковый номер, документа, включающий номер дела;
• адрес (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса);
• исполнитель;
• примечания.

После регистрации и  присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Наибольшая эффективность  достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении  всех регистрационных операций в  базе, а не в журнале, необходимый  состав реквизитов регистрации присутствуют, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах ООО «Мегафон» проставляется  исходящий регистрационный номер  в соответствии с действующими требованиями. Он проставляется в верхнем левом  углу первого листа и состоит  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения. Порядковой номер и дата.

 

6. Порядок работы с  внутренними документами

 

В ООО «Мегафон» регистрацией внутренних документов занимается менеджер отдела бухгалтерии и кадров. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основанной деятельности регистрирует он же.