Документационное обеспечение управления

      3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

      4. Рекомендуемый объем делового  письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

      5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

      6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном:

АО "Глория" 
Отдел сбыта

      или

АО "Глория" 
Начальнику отдела сбыта 
О.И.Бендеру

      После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория" 
Начальнику отдела сбыта 
О.И.Бендеру 
123100 Москва 
Краснопресненская, 12

      7. Если письмо одного содержания  направляется нескольким адресатам,  сначала оформляется адрес основного  получателя, затем перечисляются  другие. На одном письме можно  размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

      8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

      9. Текст письма рекомендуется разбивать  на две части - вводную и  основную:

- в вводной  части указываются причины вызвавшие  составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; 
-  в основной части формулируется основная цель письма.

      10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

      11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка. ⁵ 
 
 
 

Образец оформления делового письма

Список  литературы.

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практ. пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000. -224 с.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - 4-е изд., испр. и доп. -М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999. - 256 с.
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2006.-234с.
4. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство "Омега-Л", 2007.-187с.
5. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ» 1994 -85с.