Деятельность службы документационного обеспечения управления по совершенствованию состава и форм управленческих документов

 

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовки строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лаконично в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и глав таблицы допускаются общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во – количество, ед. изм. – единица измерения, №, % и др.

Показатели таблицы – это переменная информация; как правило, это цифровая информация, которая, однако, может содержать и словестную информацию, например:

 

Получатель	Номер платежного поручения	Дата оплаты	Сумма (тыс. руб.)
1 ООО «Весна»	168	06.06.2012	3000
2 ООО «Гранат»	174	10.06.2012	8000
3 ЗАО «Теплый стан»	185	18.06.2012	2605

 

При составлении таблиц не рекомендуется выделять в отдельную графу порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета – это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной – их показатели. Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос – ответ». Вопросы анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именительном падеже.

 

 

 

Пример анкеты:

 

Фамилия __________________________

Имя ______________________________

Отчество __________________________

Дата рождения _____________________

Место рождения ____________________

Пол ______________________________

Образование _______________________

 

Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в Альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и табель форм документов, утверждается руководителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в службе делопроизводства организации (канцелярии), электронная копия – в подразделении, отвечающем за разработку и применение Табеля и Альбома форм документов. Электронные копии Табеля и Альбома форм документов должны быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Таким образом, чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм.

 

 

4 ВЕДЕНИЕ ТАБЕЛЯ  И АЛЬБОМА ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

 

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляет служба документационного обеспечения организации, которая несет ответственность за поддержание Табеля в актуальном состоянии.

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель только с разрешения руководителя организации.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является его электронная форма. В этом случае обновленные версии Табеля могут быть переданы работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.

Таким образом, в процессе ведения Табеля и Альбома в них включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Табель форм документов предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель только с разрешения руководителя организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации.

 

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”
2. ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.:ВНИИДАД, 1991.
4. Общероссийский классификатор управленческой документации. – М.: Издательство стандартов, 1994.
5. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного отделения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.
6. Сокова А.Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу// Справочник кадровика.-2001.-№ 2.-С 47.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Росархив, 1994.
8. Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки // Делопроизводство. 1998, № 2, с. 8-12.
9. Интернет источник: http://xreferat.ru/14/4135-1-razrabotka-tabelya-unificirovannyh-form-dokumentov.html
10. Интернет источник: http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=730
11. Интернет источник: http://uchit.net/catalog/Buhgalterskiy_uchet_i_audit/144498/
12. Интернет источник: http://mirblankov.ru/tabel-form-dokumentov/
13. Интернет источник: http://hr-portal.ru/article/oformlyaem-albom-unificirovannyh-form
14. Интернет источник: http://www.busel.org/texts/cat5vt/id5zwsful.htm
15. Интернет источник: http://uchil.net/?cm=169400
16. Интернет источник: http://retimer.ru/index.php/stati/3302-kak-utverdit-formy-dokumentov-snutri-organizacii