Деятельность службы документационного обеспечения управления по совершенствованию состава и форм управленческих документов

Этап сбора и анализа материала (предпроектное обследование) преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создание в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

• полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;
• функция управления и задача (назначение документа), при реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция – организация системы, задача – регламентация численного и должностного состава);
• сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации – это основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля.

Если перед разработчиками стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.

Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости указывать и тираж документов.

На следующих этапах работы осуществляется выбор наиболее целесообразной формы Табеля и выработка внутренней структуры Табеля - классификационной схемы, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.

Форма Табеля зависит от задач, которые решаются при его разработке. К ним относятся:

- оптимизация состава  применяемых в организации форм  документов и их закрепление в едином нормативном документе;

- классификация применяемых  в деятельности организации форм  документов по функциям и задачам  управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

- унификация и нормативное  закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

- упорядочение в целом  документационного обеспечения  организации в целях повышения  эффективности использования компьютерных  информационных технологий и  оптимизация документооборота организации.

Если задача Табеля – оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если разработка табеля преследует более широкие цели – регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.

При разработке табеля использовались следующие нормативные и методические материалы:

1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов»;

2) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;

3) Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. –  М., 1991;

4) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

5) Организационно распорядительная документация. Требования по оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. – М., 2005;

6) Основные правила работы архивов организаций. -  М., 2002;

7) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ  от 25.08.2010 № 558);

8) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. – М., 2007.

Внесение новых форм документов в табель производится только с разрешения руководства организации после оценки необходимости внедрения новой формы документов.

 

2.2 Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

 

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

- по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность  и т.п.);

- структурным подразделениям.

Составление Табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагается на службу делопроизводства организации.

Табель может дополняться графами:

- код формы документа  по классификатору;

- ответственный за контроль  исполнения;

- годовой тираж бланков и т.д.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо определить его внутреннюю структуру, поскольку именно она определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля – это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку – в соответствии с управленческими функциями и задачами – предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формирование Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизировать деятельность организации через построение классификационной схемы ее управленческой деятельности.

Примерный перечень разделов Табеля форм документов, составленного по функциональному принципу:

1. Организация системы и процессов управления
1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации
2. Обеспечение законности деятельности
2. Прогнозирование и планирование деятельности
1. Прогнозирование деятельности организации
2. Планирование деятельности организации
3. Регулирование деятельности
1. Информационное обеспечение деятельности организации
2. Оперативное управление деятельностью организации
4. Контроль за деятельностью
1. Статистическая отчетность
2. Ведомственная отчетность
3. Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)
5. Финансовое обеспечение
1. Бухгалтерский учет
2. Бухгалтерская отчетность
6. Материально-техническое обеспечение
1. Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом
2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта
3. Обеспечение сбыта продукции
7. Научно-техническое обеспечение
1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность
2. Внедрение и эксплуатация технических средств
3. Охрана окружающей среды
4. Научно-техническая информация
8. Международное сотрудничество
1. Командирование сотрудников за рубеж
2. Прием зарубежных делегаций
3. Информационно-справочное обслуживание международных связей
9. Обеспечение кадрами (персоналом)
1. Подбор, расстановка и использование кадров
2. Учет личного состава
3. Аттестация работников
4. Повышение квалификации работников
5. Командирование сотрудников
6. Нормирование труда
7. Охрана труда
10. Документационное обеспечение

10.1 Учет и контроль  исполнения документов

10.2 Хранение и использование  документов

Предлагаемый перечень Табеля включает в себя типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретизируется с учетом функций и задач организации, отражающими ее целевое назначение. В этом случае функции управления, отражающие основное (целевое) содержание деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-10).

 

 

 

В Табель форм документов включаются:

- Формы документов, утвержденные  нормативными правовыми актами  Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и др.;

- применяемые в организации  формы документов, включенные в  Общероссийский классификатор управленческой  документации (ОКУД);

- внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми  актами организации;

- формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля документов располагаются в порядке их значимости – от общего к частному или наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности» (подразделе «Информационное обеспечение деятельности») сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

 

2.3 Группировка  информации в Табеле

 

Прежде чем обратиться к рассмотрению конкретных технологических шагов, следует решить несколько принципиальных вопросов, связанных с организацией информации в Табеле. Можно говорить о двух вариантах группировки информации в создаваемом информационном ресурсе:

- Первый вариант – создание единого табеля, в который в качестве разделов войдут все виды документации, используемой в организации.