Деловые письма: их виды, особенности оформления

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах: Просим Вас включить в состав группы для участия в; Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в; Просим Вас зарегистрировать в качестве участников… и т.п. 

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

• название мероприятия;
• дата его проведения;
• форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
• фамилия, имя и отчество участника (участников);
• место работы, должность;
• почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной   почты;
• потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов.

Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются: Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.); Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются: Напоминаем Вам; Вторично напоминаем Вам; Обращаем Ваше внимание на то, что…и др.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: Требуем выполнить взятые на себя обязательства; Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить); Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд; В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

• полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
• основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
• предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
• доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
• конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используются следующие фразы: Направляем Вам претензию на…Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым, поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму  ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например:

О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.

Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты: Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…Принимаем ваше предложение на… Благодарим Вас за предложение на…и др.

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например: Уважаемый господин Лужков! Уважаемые господа!

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения: Приглашаем Вас принять участие в; Просим Вас принять участие в..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

    Можно отметить, что современный  этикет способствует взаимопониманию  людей в процессе дипломатического  и делового общения, обеспечивает  в немалой степени его целесообразность  и практичность. Также является  гарантией проявления взаимного  уважения субъектов общения, служит  формированию положительного имиджа  деловых партнеров и является  в этом смысле, помимо всего  прочего, "прибыльным делом".

     В заключение нужно  заметить, что деловая переписка  сегодня носит более личный  и динамичный характер, чем десять  — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков.

     Письма служат важнейшим  средством связи данной организации  с внешним миром. Посредством  их организации устанавливают  и поддерживают контакты, выясняют  отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся  сделки, предъявляют претензии и  т.д. 

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

     Кроме того, деловые письма, как и другие  документы, должны составляться  в соответствии с требованиями  государственных стандартов, действие  которых распространяется не  только на органы государственной  и исполнительной власти Российской  Федерации, но и на все организации  независимо от их организационно-правовой  формы и вида деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Андрианов, М. С. Невербальная коммуникация: психология и право Текст. / М.С. Андрианов. М.: Институт Общегуманитарных Исследований, 2007.
2. Балакин, К. Деловой протокол Текст./ К. Балакин// Секретарское дело. -2010.-№9.-С. 63-66.
3. Басаков, М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003 Текст.: учебное пособие / М.И. Басаков. Изд. 6-е, испр. и доп. - М.: Дашков и К, 2007. - 348с.
4. Басаков, М.И. Делопроизводство Текст.: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. Изд. 5-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 352с.
5. Басаков, М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо Текст.: Учебно-практическое пособие / М.И. Басаков. 3-е изд., испр. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2004. - 112с.
6. Басовская, E.H. «Разрешите обратиться.» (выбор формы обращения в деловой переписке) Текст./Е.Н. Басовская // Секретарское дело. 2003. - № З.-С. 24-26.
7. Басовская, E.H. Редактирование служебных документов Текст. / E.H. Басовская // Секретарское дело. 1998. - № 4. - С. 84-90