Делопроизводство

Приказ можно оформить на бланке конкретного вида документа или  листах бумаги формата А4 или А5.

Состав реквизитов:

1.   Наименование учреждения

2.   Наименование вида документа

3.   Дата документа

4.   Номер документа

5.   Место составления или издания документа

6.   Заголовок к тексту документа

7.   Текст

8.   Подпись

9.   Отметка о согласовании (по необходимости)

10. Отметка об исполнителе

1 1. Отметка об исполнении и  направлении документа в дело

12. Идентификатор электронной копии  документа

Правила оформления приказа аналогичны правилам оформления указания, решения и распоряжения. Однако, констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ.

После издания приказа секретарь  должен ознакомить с его содержанием  всех, упомянутых в тексте приказа, лиц. Факт ознакомления подтверждается проставлением сотрудником личной подписи и даты ознакомления па одном из экземпляров приказа или на прилагаемом листе рассылки. В ряде случаев приказы доводятся до сведения всех сотрудников и вывешиваются на доске объявлений, а иногда копируются и раздаются исполнителям.

Приказы по основной деятельности и  по личному составу имеют отдельную  самостоятельную индексацию (нумерацию), которая начинается с № 01   и регистрируется первым рабочим  днем наступившего календарного года.

В некоторых ситуациях исполнителю  не требуется полный текст приказа. В таких случаях делается выписка  из приказа.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА - это заверенная копия какого-либо пункта приказа.  Она может быть оформлена на листе  бумаги формата А4 или А5.

Для правильного оформления необходимо: 1 .Продублировать с приказа все  реквизиты и констатирующую часть (включая слово   ПРИКАЗЫВАЮ   с   двоеточием   в   конце),      изменив   только   название   вида документа,  т.е.  вместо  слово  ПРИКАЗ  написать  слова ВЫПИСКА  ИЗ  ПРИКАЗА (название вида документа всегда пишут заглавными буквами).

2. Продублировать с приказа под  соответствующим порядковым номером  тот пункт, который необходим  в выписке.

З.От левого поля продублировать наименование должности лица, подписавшего реальный приказ.

4. На последней строке с указанием  должности (должность может быть  написана в несколько строк,  т.к. длина одной строки наименования  должности не должна превышать  без переносов в длину 28 печатных  знаков при работе на пишущей машине или 3,5 см при работе па ПК), от 2-го положения табулятора (16-й удар от границы левого поля при работе на пишущей машине или 4 см от границы левого поля при работе на ПК) ставят знак тире и дублируют инициалы и фамилию должностного лица, . подписавшего приказ (его личная подпись в выписке из приказа отсутствует!)   5.   Ниже    оформляют   реквизит   «Отметка   о   заверении    копии».    Реквизит включает:

слово  «верно»,  написанное     отдельной  строкой  от  левого  поля,  с заглавной буквы, с точкой в конце,

на новой строке указывают наименование должности лица, заверяющего выписку (от левого поля с заглавной буквы), расшифровку подписи этого лица, т.е. инициалы и фамилия, расположенные  от 6-го положения табулятора (48-й  удар от границы левого поля при работе на пишущей машине или 12 см от границы левого поля при работе на ПК), личная подпись этого сотрудника (проставляется рукописным способом в середине свободной площади от наименования должности до расшифровки личной подписи), - на следующей строке цифровым способ от левого поля указывают дату заверения выписку из приказа.

Выписка выдается ответственному лицу под расписку.

 

Лекция   6 .Организационные документы

 

 

Организационные документы входят в состав организационно-распорядительной документации. К числу организационных относятся: учредительные документы организации:

а) для коммерческой организации - устав и учредительный договор,

б) для некоммерческой организации - общее положение об организации

-     штатное расписание

правила внутреннего распорядка

-     положения о структурных  подразделениях (если их несколько)

• должностные инструкции.

 

 

6.1. Устав

 

 

 

УСТАВ - основной учредительный документ, определяющий правовой статус организации. Он необходим для регистрации  организации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица. Устав разрабатывается и утверждается учредителями. К ним относятся участники хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав.

Это сложный и объемный документ. В нем изложены правила, регулирующие деятельность организации, взаимодействие с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

Устав оформляется на листах бумага формата А4. На титульном листе  устава указывают:

название вида документа,

-     организационно-правовую  форму юридического лица, его  индивидуальное название,

место составления документа,  гриф утверждения устава учредителями,

год разработки устава. На подлиннике титульного листа устава регистрирующий орган проставляет отметку о его регистрации и заверяет ее печатью.

Структура текста устава состоит обычно из следующих разделов:

1.   Общие положения (цели  и задачи организации)

2.   Организационная структура  (состав структурных подразделений)

3.   Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц)

4.   Финансово-материальная база (определение размеров основных  и оборотных средств, источники,  порядок распоряжения средствами  и ценностями)

5.   Отчетная и ревизионная  деятельность

6.   Порядок ликвидации организации.

В соответствии с уставом организации  разрабатывается структура организации  и определяется ее штатная численность, отражаемая в штатном расписании организации.

 

 

6.2. Штатное  расписание

 

 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - это правовой документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации и указывается фонд заработной платы.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26 (форма Т-3). В нем фиксируются  следующие сведения:

- структурное подразделение (наименование  и код),

профессия (должность), количество штатных  единиц, оклад (тарифная ставка),

-     надбавки,

месячный фонд заработной платы, примечания. Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером,   заместителем   руководителя   организации,   а   утверждается   приказом (распоряжением) руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом организации «О внесении изменений в штатное расписание»

Штатное расписание составляется и  утверждается на 1 января  ежегодно.

 

 

Лекция 5 Правила внутреннего  распорядка

 

 

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО РАСПОРЯДКА - документ, отражающий обязанности администрации  по организации труда работников.

 

7. 1. Положение  об организации.

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ     ОБ     ОРГАНИЗАЦИИ            организационно-правовой     акт,

определяющий порядок формирования, задачи, права, обязанности, ответственность  и организацию работы как организации  так и ее структурных подразделений.

Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Проекты положений о структурных подразделениях согласовывают с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю организации

Текст положения об организации  может включать следующие разделы:

1.   Общие положения

2.   Основные задачи

3.   Функции

4.   Права и обязанности

5.    Руководство

6.   Взаимоотношения и связи

7.   Контроль, проверка и ревизия.  Деятельности

8.   Реорганизация и ликвидация.

.При необходимости тексты положений  корректируются приказами вышестоящей организации или руководителя предприятия.

 

 

 

 

 

2.  Положение о структурном подразделении

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (КОЛЛЕГИАЛЬНОМ ИЛИ СОВЕЩАТЕЛЬНОМ  ОРГАНЕ) - правовой акт, устанавливающий  статус, функции, права, обязанности  и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Различаются положения о:

структурных подразделениях,

коллегиальных и совещательных  органах (комиссия, совет, правление).

Положения разрабатывают как для  временно действующих так и для постоянно действующих органов. Положения могут быть типовыми (разрабатываются для однородных подразделений и органов) и индивидуальными (разрабатываются для конкретных подразделений и органов на основе типовых).

Положения о подразделениях и органах оформляются на общих бланках организаций, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответствующего органа, визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации -куратором подразделения, руководителями структурных подразделений, взаимодействующих в работе.

Текст положения может содержать следующие  разделы:

1.   Общие положения

2.   Основные задачи

3.   Функции

4.   Права и обязанности

5.   Ответственность

5. Взаимоотношения

 

 

7.3    Должностная  инструкция

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - организационно-правовой документ,  устанавливающий  конкретные трудовые обязанности  в  соответствии  с занимаемой должностью работника.

Инструкция является документом постоянного  или длительного (до замены повой) действия. Это эффективное средство управления персоналом. Инструкция выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль и позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция

разрабатывается руководителем подразделения  и отделом по работе с персоналом с учетом требований действующих правовых и нормативно-методических документов,

согласовывается с юрисконсультом (виза - внутреннее согласование), утверждается руководителем учреждения. Индивидуальная должностная инструкция вручается  работнику, а он, в свою очередь, расписывается в ее получении

Должностная инструкция имеет унифицированную  форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Она оформляется  на общем бланке.

Текст должностной инструкции, как  правило, состоит из следующих разделов:

1.   Общие положения (устанавливаются область деятельности специалиста, порядок назначения и освобождения его от должности и замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит; перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности)

2.   Должностные обязанности  (перечисляются основные направления  деятельности сотрудника и определяются  конкретные виды работ, выполняемых  специалистом)

3.   Права (устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей )

4.   Ответственность ( устанавливаются  критерии оценки работы и мера  персональной ответственности работника  за невыполнение и низкое качество  работ, за сохранность документации, за разглашение конфиденциальных сведений, за соблюдение правил внутреннего распорядка организации)