Делопроизводство

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП устанавливает  ответственность организации за документ и начало отсчета срока  его исполнения.

26 - отметка о заверении копии

КОПИЯ ДОКУМЕНТА - это воспроизведение всех реквизитов документа рукописным способом, на печатающих устройствах или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии любым из способов, текст документа воспроизводится полностью (включая реквизиты бланка).

Заверение копии документа производится для  придания ей юридической силы

Организации (кроме архивных и нотариальных) могут выдавать копии документов, которые создаются в самой  организации. Организации также  могут выдавать копии имеющихся  у них документов, оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии этих документов невозможно или затруднительно.

При заверении  соответствия копии документа подлиннику оформляют отметку о заверении  копии. Она расположена ниже реквизита  «Подпись» и состоит из следующих элементов:

слово «Верно» (пишется от левого поля с  прописной  буквы  без каких-либо

знаков  препинания);

наименование  должности лица, заверившего копию (пишется от левого поля с

прописной буквы); -    личная подпись заверившего  копию (рукописный способ);

расшифровка личной подписи (оформляется от 6-го положения табулятора, на

уровне  последней  строки  наименования  должности;     включает инициалы   и

фамилию);

дата  оформления копии (от левого поля). Например:

Верно

Инспектор отдела кадров           (личная подпись)                              Е.В.Рудакова

20.08.2007-03-18

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - отметка об исполнителе

На документах, подготовленных в  крупных учреждениях, оформляют реквизит «отметка об исполнителе» для дальнейшей оперативной связи с сотрудником, подготовившим документ, и получения от него необходимой дополнительной или уточняющей информации.

Оформляют отметку об исполнителе  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Если документ подлежит копированию, то отметка оформляется на лицевой стороне листа.

Реквизит состоит из следующих  элементов:

-   данные об исполнителе  (от левого поля указывают обычно инициалы и фамилию, но поскольку к этому исполнителю возможно обращение по телефону, рекомендуется указывать имя и отчество полностью);

-  номер служебного телефона (от левого поля).

Воронин 905-77-46

Воронин

Сергей Петрович

905-77-46

Па документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывают инициалы машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дату оформления документа и рассылку по экземплярам. Такая отметка оформляется только на обороте листа.

Стахова

Ольга Юрьевна

245-84-12

СГКЗ л 23.11.2007

1  - в адрес

2     руководителю

3     в дело № 05

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Это завершающая отметка на документе. Она проставляется сразу после  решения вопроса, указанного в документе, или при направлении ответа. Отметка свидетельствует, что работа с документом окончена и он может быть подшит в дело. Отметка может включать ссылку на номер и дату документа, а при ее отсутствии краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, подпись лица, направившего документ в дело (исполнитель или руководитель структурного подразделения, в котором исполнен документ), дату направления документа в дело.

Реквизит оформляется в левой  части нижнего поля первого листа  документа, как правило, рукописным способом, например

В дело № 04 20.08.2007   М.Осипова

30

Отправлено письмо №245/06/09 от 12.11.2006 В дело № 14/06 Федоров 12.01.2007

29 - отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа в  организацию на нем проставляется  первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. Допускается проставлять отметку в виде штампа.

Отметка о поступлении проставляется  в правом нижнем углу первого листа  документа и содержит сокращенное  наименование организации, в которую  поступил документ, дату его поступления и входящий учетный номер (рис.38).

30 - идентификатор электронной копии документа

Это отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и  другие поисковые данные, уст 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Лекция    4. Справочно-информационные документы

Процесс принятия управленческих решений  основан на сборе и обработке  информации о фактическом состоянии дел в системе управления. Такая информация содержится в различных источниках. Важнейшее место среди таких источников занимает справочно-информационная документация. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, но сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициирует управленческие решения, позволяет выбрать способ управленческого воздействия. Особенность такой документации заключается в том, что документы идут снизу вверх: от работника - к руководителю структурного подразделения, далее к руководителю учреждения; от подведомственной организации    в вышестоящую

К справочно-информационной документации относятся:

служебные письма;

-     телеграммы; телефонограммы; факсы;

объяснительные записки; докладные записки; служебные записки; акты;

протоколы и выписки из них;

предложения;

сводки;

-     заключения;

• перечни; списки.

 

 

1. Служебные письма

 

 

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - обобщенное название большой  группы различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом передачи текста (по почте, телеграфу, факсу, электронной почте), которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.

Письма  составляют 80% входящей и исходящей  корреспонденции учреждения, поэтому  необходимо обращать внимание на обоснованность составления. Письмо составляется в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (на переговорах, по телефону)

.Текст письма должен быть  простым, т.е. освещать один  вопрос. Это ускоряет исполнение  документа.

Текст письма, как правило, состоит  из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решение вышестоящих органов, явившееся основанием для составления  письма. Во второй части излагается основная мысль документа, ради которой он составляется (выводы,    просьбы,    предложения,    замечания).    Иногда    в    письмах    присутствует   заключительная часть, формулирующая ожидаемый результат. Текст письма может состоять только из второй части.

Главная цель письма - побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. Приводимые факты должны быть объективными, цифровые данные точными, информация - полной и  своевременной, формулировки - лаконичными. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие правовую силу. Тон письма должен быть нейтральным. Это норма делового этикета.

При составлении служебных писем  с однотипной информацией используются тексты-трафареты, что значительно  сокращает время на оформление документа и его обработку. При оформлении трафаретных документов следует учитывать, что постоянная информация должна предшествовать переменной, поэтому не следует начинать текст со свободного места, отведенного для переменной информации.

В письмах используются следующие формы изложения:

1)       от   1-го   лица   множественного   числа   («просим   направить», «направляем  на рассмотрение»);

2)       от   1-го  лица  единственного  числа  («считаю  необходимым», прошу  обратить внимание»);

3)       от 3-го лица  единственного числа («акционерное общество не возражает»).

Существует    два    потока     писем:     входящие     (поступающие)     и     исходящие (отправляемые).

Исходящие письма делятся на две  группы: инициативные и ответные.

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Чаще всего такие письма выражают просьбу к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена.

Письма-ответы по своему содержанию носят  зависимый от инициативных писем характер, так как тема текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

В ответном письме то составитель указывает дату и номер документа, па который он отвечает, т.е. ссылку на регистрационный номер и дату документа.

Письма делятся на две группы: 1.      КОММЕРЧЕСКИЕ - исходят  от имени юридического лица  при  заключении и выполнении коммерческой сделки.

К числу коммерческих писем относятся:

ЗАПРОС - покупатель обращается к продавцу с просьбой дать необходимую информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение;

ОФЕРТА - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. В оферте . указываются: наименование предлагаемого товара или услуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

РЕКЛАМАЦИЯ - предъявление претензий  к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства и требование возмещения убытков. Рекламация направляется заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих   претензию.    Подписывают   рекламацию   руководитель   организации    и    главный бухгалтер, их подписи заверяют печатью.

Если рекламация не может быть урегулирована  соглашением сторон, то спорные вопросы решает арбитраж.

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, в них используется повторяемый набор обращений, начальных  и заключительных выражений Варианты обращений: «Уважаемый Михаил Викторович!»  «Господин Крылов!» «Уважаемый г-п  Смирнов!» «Илья Борисович!»

«Уважаемые господа!» (если неизвестны имена и фамилии получателей  письма). Варианты заключительных (комплиментарных, лестных фраз): «Надеемся,     что    наша     просьба    не     будет    для     Вас     затруднительной» «Мы  рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества» «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей» «С уважением»

От стиля и тона письма зависит  характер делового диалога между  фирмами. В одних случаях этот диалог должен быть энергичным, в других - «пунктирным». Письмо должно быть мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии фирмы. Даже отказ от сотрудничества должен рассматриваться как незаконченный диалог.

К коммерческим письмам также относятся: ответ на запрос, ответ на оферту, ответ на рекламацию и переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта продукции.

2.      СЛУЖЕБНЫЕ  (составляются  но некоммерческим вопросам). Небольшие  по объему  и   несложные   по  содержанию,   предназначенные   для  решения  текущих проблем между предприятиями, организациями    и гражданами (граждане могут обращаться к руководству организаций с просьбами, жалобами и предложениями). По характеру информации письма делятся на большое количество видов. ЦИРКУЛЯРНОЕ        письмо    -    создается    вышестоящей    организацией    для подведомственных организаций.

ИНФОРМАЦИОННОЕ письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или  мероприятии, пропагандирует деятельность каких-либо организаций, выпускаемую  продукцию, издаваемую литератур. Обычно, под текстом такого письма достаточно подписи секретаря-референта, но если в письме излагается важный факт, необходима подпись руководителя.

ГАРАНТИЙНОЕ письмо - подтверждает данные ранее обещания или условия, обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ письмо - сообщает адресату факт отправки ему документов или материальных ценностей (всегда оформляется на формате А5).

ПИСЬМО-ПРОСЬБА - излагает просьбу  в краткой и уважительной форме, подчеркивает заинтересованность организации  в ее скорейшем выполнении, заранее  выражает благодарность за усилия.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ - содержит подтверждение в получении документов или материальных ценностей или сообщение о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Текст такого письма начинается словами, образованными от глагола «подтверждать».

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - содержит указание па приближение или истечение  срока исполнения какого-либо обязательства  или проведения мероприятия. Составляется, если по телефону или при личном контакте не удается получить необходимый результат. В нем также могут оговариваться меры, планируемые при невыполнении обязательств. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть, текст которой начинается словом «напоминаем».

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ - составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Текст начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность».

Письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5.

Па формате А5 оформляют сопроводительное письмо и иные письма, если объем текста не превышает 6-8 строк. В этом случае заголовок к тексту письма не составляют.