Делопроизводство и новые информационные технологии

Национальный стандарт ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций. Положения этого стандарта следует учитывать при созданий новых (или совершенствования существующих) технологий управления организацией. [16; 17]

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД «Управление документами. Общие требования» регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. В стандарте даны рекомендации по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам. Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; а также содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью» устанавливает рекомендации по управлению информационной безопасностью лицам, ответственным за планирование, реализацию или поддержку решений безопасности в организации.

В серии стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий» (части 1-3) идет речь об информационной технологии, о заданиях по безопасности информационных технологий, о профилях защиты ИТ, о критериях оценки безопасности ИТ, о функциях безопасности ИТ, о требовании доверия к безопасности ИТ.

ГОСТ Р 34.10–2001 «Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» – стандарт, описывающий алгоритмы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Введён в действие Постановлением Госстандарта России от 12 сентября 2001 г. вместо ГОСТ Р 34.10-94. Стандарт содержит описание процессов формирования и проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП), реализуемой с использованием операций группы точек эллиптической кривой, определенной над конечным простым полем. Необходимость разработки стандарта вызвана потребностью в повышении стойкости ЭЦП к несанкционированным изменениям.

 

2.1 Иные нормативно-методические документы

 

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) –  это совокупность принципов и  правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает в себя Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических  средств и технологий сбора, обработки  и анализа информации, совершенствование  работы аппарата управления. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются  и утверждаются нормативные и  методические документы по совершенствованию  документационного обеспечения  управления:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов (2004 – 2005) (ВНИИДАД) предназначены для  применения в условиях широкого внедрения  электронных документов в организациях, при переходе на электронный документооборот  и электронную обработку информации. Результатом их применения является разработка единых правил организации  учета, сохранности электронных  документов в ДОУ и подготовка их к постоянному хранению. [16; 17]

 

Глава 3. Примеры использования  систем электронного документооборота

 

3.1 «ДЕЛО» – система автоматизации  делопроизводства и электронного  документооборота

 

Система «ДЕЛО» разработана компанией  «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов  делопроизводства, а также ведение  полностью электронного документооборота организации. Первая версия системы  «ДЕЛО» выпущена в 1996 году в результате обобщения опыта разработки и  эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего  СССР и России.

«ДЕЛО» – первая отечественная  система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. В настоящее время «ДЕЛО» используют 1200 компаний, учреждений и организаций  в России и странах СНГ, а общее  число установленных рабочих  мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют  программы автоматизации органов  власти всех уровней на базе системы  «ДЕЛО».

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию  классического делопроизводства, так  и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать  решение для комплексной автоматизации  любого уровня, а также плавно и  без риска осуществлять переход  к современным технологиям управления.

В зависимости от потребностей заказчика  на основе системы можно реализовать:

автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

смешанный бумажно-электронный документооборот.

«ДЕЛО» представляет собой гибко  настраиваемый продукт, который  обладает широкими возможностями для  адаптации под особенности любой  организации. Система поддерживает централизованную, распределенную и  децентрализованную схему организации  документооборота.

Система «ДЕЛО» обладает практически  неограниченной масштабируемостью  – возможностью «увеличения охвата»  и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей. Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности.

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями  или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные  и делопроизводственные нормы, а  конфиденциальность и подлинность  документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Система хранения данных позволяет  работать множеству пользователей  с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД (системой управления базами данных).

В системе «ДЕЛО» реализована поддержка  платформ и технологий следующих  программ и информационных технологий:

интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы;

ABBYY – ведущий разработчик программного  обеспечения для сканирования  и распознавания документов и  форм;

КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности;

наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы «Дело» с любыми используемыми в организации  информационными системами и  бизнес-приложениями, например:

«1С:Предприятие»;

продукты компании «ЭОС»;

другие используемые в организации  системы и бизнес-приложения.

Система «ДЕЛО» представляет собой  законченный тиражируемый «коробочный  продукт», который решает задачи автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. На основе стандартной «коробочной версии»  может быть также реализована  заказная система автоматизации  электронного документооборота, полностью  учитывающая конкретные особенности  деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы  собственности.

Система «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной  нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. [3]

 

3.2 DocsVision 4.0. Приложение «Административное делопроизводство»

 

Приложение DocsVision «Административное делопроизводство» представляет собой автоматизированную систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами других организаций.

Приложение «Административное  делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»  и обеспечивает автоматизацию большинства  перечисленных процессов делопроизводства:

Регистрация входящей корреспонденции

Используется процесс сканирования, процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора сертификата  электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть подписана с использованием ЭЦП.

Наложение резолюций и выбор  исполнителей

Этот процесс придает документу  статус распорядительного и формирует  задания исполнителям. Процесс инициируется либо зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа  с наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны  сотрудники для ознакомления с документом.

Создание исходящих/внутренних документов

Исходящий/внутренний документ может  создаваться, как в ответ на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в инициативном порядке.

Подготовка документа в инициативном порядке – процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.

Подготовка проекта исходящего/внутреннего  документа может производиться  исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа «прикрепляется» к карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.

Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции  заключается в присвоении документу  постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство»  обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с помощью  настраиваемых нумераторов.

Контроль исполнительской дисциплины

При постановке документа на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока  формируется на основании сроков, указанных в резолюции. В процессе контроля проверяется готовность документов к плановым срокам исполнения.

Промежуточный контроль – процесс, заключающийся в периодическом  опросе исполнителей для определения  состояния документа, учёте и  обобщении результатов контроля.

Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о  ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий на контроле используется карточка контроля. Снятие с контроля – завершение процесса контроля. Основанием для  снятия с контроля является наличие  номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при  отправке документа.

5. Передача документов в архив

Отработанные документы подшиваются  в дела, которые затем передаются на архивное хранение.