Делопроизводство и новые информационные технологии

Более того, компьютерная сеть может  использоваться и для организации  коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью  используется специальное программное  обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и  документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). [5]

Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».

 

1.2 Автоматизация делопроизводства

 

Автоматизация производства – процесс  в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся  человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается  в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой  продукции, в создании условий для  оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию  частичную, комплексную и полную. [10; 11]

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

установка нескольких компьютеров  в службе делопроизводства;

внедрение электронных регистрационных  карточек вместо традиционных журналов и картотек;

автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;

автоматизированный контроль исполнения документов;

хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142]

Автоматизация делопроизводства в  рамках организации:

внедрение локальной электронной  сети внутри предприятия;

перемещение части внутренних и  исходящих документов организации  по электронной сети;

установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных  форм документов структурных подразделений;

автоматизированный поиск и  автоматизированное сопровождение  хода исполненных документов;

формирование отчетных данных о  документообороте предприятия. [21; с.142]

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие  основные этапы:

традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:

получение документов по почте;

регистрация документов в журналах и на карточках;

ведение контрольно-сроковых картотек;

копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);

формирование дел с исполненными документами;

передача дел на архивное хранение;

электронный документооборот между  организациями:

замена перемещения и размножения  бумажных документов между предприятиями  пересылкой электронных документов;

автоматизированная регистрация  в электронных журналах;

внедрение сканирования поступивших  бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;

использование электронно-цифровой подписи;

внедрение санкционированного доступа  к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

создание электронного архива организации;

электронный документооборот в  территориально-распределенной системе  организаций:

внедрение единой электронной системы  документооборота в рамках отрасли, ведомства;

автоматизация обмена электронными документами  между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между  предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);

автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

создание и управление большими массивами архивной документации.

[21; с. 142-143]

Таким образом, мы видим, что электронный  документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.

 

1.3 Электронный документооборот

 

Электронный документооборот: - процесс  движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный  закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи»). [4]

Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными  нормативными правовыми актами не устанавливается  или не подразумевается требование о составлении такого документа  на бумажном носителе (Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации») [4]

Согласно ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный документ – это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

В Российской Федерации на сегодняшний  день не существует отдельного закона «Об электронном документе».

Участниками обмена электронными документами  могут являться физические и юридические  лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие  в обмене электронными документами.

Отправителем электронного документа  является участник обмена электронными документами, который составляет электронный  документ, подписывает его своей  электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно  или через информационного посредника.

Получатель электронного документа  – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный  документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое  лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные  с обменом электронными документами  между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами  должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности  средствами проверки электронно-цифровой подписи.

Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем  электронного документа с использованием средств проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки электронно-цифровой подписи.

Подлинность электронного документа  считается подтвержденной, если в  результате выполнения получателем  электронного документа процедур, предусмотренных  средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов. [2]

Электронный документооборот регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми  и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами (о чем более  подробно будет рассказано в главе 2).

Правовое регулирование в сфере  обращения электронных документов направлено:

на реализацию единой государственной  политики в сфере обращения электронных  документов;

на обеспечение безопасности и  защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

обеспечение прав и законных интересов  пользователей электронных документов;

правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. [6]

Делопроизводственные операции с  электронными документами, посылаемыми  по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.

В настоящее время употребляются  два термина: «Система автоматизации  делопроизводства» и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты  иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в  журнале «Справочник секретаря  и офис-менеджера» говорит о различиях  между САД (системами автоматизации делопроизводства) и СЭД (системами электронного документооборота).

В своей статье А.М. Савельев приводит следующие различия и сходные  элементы между указанными системами:

 

САД	СЭД
учет (регистрация) бумажных и электронных документов, но бумажный документ первичен;	прежде всего ориентированы на работу с электронными документами; первичен электронный  документ;
в базе данных хранятся как  реквизиты, так и содержание документов;	в СЭД содержательная часть  документа является главной и  обязательной частью
позволяет вести контроль исполнения документов; поддержка традиционной системы  делопроизводства (электронные журналы  регистрации с отдельными правами  доступа);	виртуальное движение документа  реализуется методом изменения  прав доступа; маршруты прохождения  документов настраиваются согласно утвержденному в организации  регламенту;
возможен быстрый поиск  документов по различным параметрам;	поиск возможен не только по одному из реквизитов, но и посредством  навигации по иерархии каталогов  и папок (т.к. самые важные реквизиты  электронного документа – его  вид и тематика);
возможность просматривать  историю исполнения документа, но необязательна автоматизация  процесса подготовки документов;	учтены все жизненные  фазы электронного документа – от его создания до перемещения в  архив, автоматизированы все  процессы прохождения документов;
возможность создания произвольных отчетов по хранящейся в системе  информации;
территориальная распределенность, позволяющая организовать «сквозное делопроизводство» между подразделениями;	наличие доверия к электронному документу – активное использование  ЭЦП (электронно-цифровой подписи);
основная функция - автоматизация  делопроизводства.	основные функции –  автоматизация производства и управление электронными документами.

 

Вывод, который делает автор статьи: САД реализуют только часть (пусть  и очень важную), возможностей СЭД. [18]

Из проанализированной выше информации следует неожиданный вывод. Несмотря на то, что электронный документооборот  является частью процесса автоматизации  делопроизводства, термин «система электронного документооборота» (СЭД) является более  широким понятием, чем «система автоматизации  делопроизводства» (САД).

 

Глава 2. Нормативное регулирование  использования новых информационных технологий в делопроизводстве

 

В этой главе рассматривается нормативное  регулирование делопроизводства и  новых информационных технологий на уровне федеральных законов, государственных  стандартов и иных нормативно-методических документов.

 

2.1 Федеральные законы

 

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»  регулирует отношения, возникающие  при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Основные понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к  информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение  информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы.

Целью Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной  цифровой подписи в электронных  документах, при соблюдении которых  электронная цифровая подпись в  электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе.

Основные используемые понятия: ФЗ «Об электронно-цифровой подписи»:

электронный документ;

электронная цифровая подпись;

владелец сертификата ключа  подписи;

средства электронной цифровой подписи;

сертификат средств электронной  цифровой подписи;

закрытый ключ электронной цифровой подписи;

открытый ключ электронной цифровой подписи;

сертификат ключа подписи;

подтверждение подлинности электронной  цифровой подписи в электронном  документе;

пользователь сертификата ключа  подписи;

информационная система общего пользования;

корпоративная информационная система.

 

2.2 Национальные (государственные)  стандарты

 

Терминология электронного обмена информацией получила нормативное  закрепление в разработанном  Министерством информационных технологий и связи РФ национальном стандарте  ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», входящим в серию стандартов «Информационная технология». Этот стандарт, введенный в действие с 1 июля 2005 г., основан на международных стандартах по терминологии в области информационных технологий, по электронному обмену данными и обработке информации в распределенных системах. Согласно ГОСТ Р 52292-2004, документ есть явление социальное. В стандарте содержатся определения следующих терминов: «цифровая среда», «электронная среда», «данные», «документ», «электронный документ», «реализация электронного документа». Стандарт предъявляет к документу в социальной среде такие основные требования, как фиксированность документа, его доступность, целостность и легитимность. [16; 17]