Министерство образования Московской
области
Аббревиатура, используемая
в документации РФ
Контрольная работа по ДОУ
1. ГСДОУ- Государственная
система документационного обеспечения
управления разработана на основе Конституции
СССР, законов СССР и союзных республик,
актов высших органов государственного
управления, с учетом государственных
стандартов, унифицированных систем документации,
общесоюзных классификаторов технико-экономической
информации, а также передового практического
опыта.
ГСДОУ устанавливает и закрепляет
единые требования к документированию
управленческой деятельности и организации
работы со всеми документами в организациях
в целях упорядочения документооборота,
сокращения количества и повышения качества
документов, создания условий применения
современных технических средств обработки
документной информации, повышения эффективности
работы аппарата управления.
На основе ГСДОУ разрабатываются
нормативные и методические документы,
регламентирующие документационное обеспечение
управления в организациях:
- состав управленческих
документов, создаваемых в организациях,
определяется их компетенцией
и функциями, порядком решения
вопросов, объемом и характером взаимосвязей
между организациями и закрепляется в
табеле документов. Применение документов,
не указанных в табеле, запрещается;
- издание распорядительных
документов обязательно: по организационным
вопросам, в области планирования,
производства, капитального строительства,
материально-технического снабжения
и сбыта, финансов и кредита, труда
и заработной платы, социально-экономического
развития, охраны окружающей среды,
а также в случае доведения
до сведения подведомственных
организаций документов вышестоящих
организаций и решений коллегиальных
органов;
- ГСДОУ устанавливает
единые требования к оформлению
документов, содержит примерный
перечень документов, подлежащих
утверждению, а также документов,
на которых ставится гербовая
печать. На основе ГСДОУ и государственных
стандартов организации обязаны
разрабатывать и применять унифицированные
формы документов, обеспечивающие
возможности использования средств
механизации и автоматизации
управленческого труда;
- регистрации подлежат
все документы (плановые, учетно-статистические,
бухгалтерские, финансовые и др.),
требующие учета, исполнения, поиска.
Документы регистрируются один
раз: издаваемые - в день подписания
(утверждения), поступающие - в день
поступления. Организации составляют
перечни регистрируемых документов
с указанием места их регистрации.
Правила регистрации и индексирования
документов, информационно-поисковые
массивы на различных носителях,
классификаторы, правила оперативного
хранения документов составляют
информационно-поисковую систему
организации;
- контроль исполнения
документов включает постановку
документов на контроль, проверку
своевременного доведения документа
до исполнения и хода исполнения,
учет, обобщение и информирование
о результатах контроля. Контролю
подлежат все документы, содержащие
поручения. Типовые сроки исполнения
устанавливаются актами органов
государственной власти и управления,
индивидуальные сроки устанавливаются
руководителями и изменяются
только по их указаниям;
- автоматизация документационного
обеспечения управления внедряется
на этапах: создания документов,
копирования и оперативного размножения
документов, контроля исполнения, экспедиционной
обработки и транспортировки, оперативного
хранения и поиска документной
информации в целях повышения
эффективности труда работников
аппарата управления, сокращения
трудозатрат на создание, обработку,
передачу и использование документной
информации, упорядочение документооборота.
Введение новых технологий работ с документами
на базе средств автоматизации должно
обосновываться социальной и экономической
целесообразностью их внедрения;
- документационное обеспечение
управления в организации осуществляется
специальной службой документации,
действующей на правах самостоятельного
структурного подразделения, подчиненного
и несущего ответственность за
состояние всей (плановой, бухгалтерской,
распорядительной, отчетно-статистической
и др.) документации, в том числе
машинограмм, выходящих из вычислительных
центров. В организациях, не имеющих службы
документации, ее функции выполняет секретарь
руководителя или другое специально назначенное
должностное лицо;
- руководители структурных
подразделений и сотрудники службы
документации несут ответственность
за сохранность документов. Каждая
организация должна иметь номенклатуру
дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения
независимо от способов создания
документов и видов носителей
информации.
ГСДОУ разработана взамен Единой
государственной системы делопроизводства
(М., 1973).
Наиболее распространенные
документы управления: устав, должностная
инструкция, приказ, протокол, акт, служебное
письмо, докладная записка, заявление,
кадровая анкета входят в унифицированную
систему организационно-распорядительной
документации и должны оформляться в соответствии
с ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов" и на основе представленных
в альбоме образцов документов.
Альбом схем-плакатов предназначен
для работников аппарата управления, специалистов
служб документации министерств (ведомств),
предприятий, основанных на различных
формах собственности (кооперативная
собственность, собственность государственная,
совместных и арендных предприятий), а
также союзов, концернов, консорциумов,
ассоциаций и других объединений; преподавателей
и студентов вузов, слушателей институтов
и курсов повышения квалификации, работников
методических кабинетов и т.п.
2. Унифицированная
система документации (УСД) - система документации,
созданная по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности. Целью создания
УСД является определение и установление
рационального состава форм документов,
а также совокупности взаимоувязанных
технико-экономических и социальных показателей
в них.
Основными задачами
создания УСД являются:
а) установление единых требований
к порядку разработки, утверждения и регистрации
унифицированных форм документов;
б) упорядочение информационных
потоков в народном хозяйстве, обеспечение
взаимодействия автоматизированных систем
обработки данных на основе широкого применения
современных средств связи, вычислительной
и организационной техники;
в) исключение форм документов,
дающих возможность сбора, передачи и
обработки информации, не вызываемой действительными
потребностями управления, сокращение
количества документов.
Согласно Общероссийскому классификатору
управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением
Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время
действует девять унифицированных систем
документации:
1) унифицированная система
организационно-распорядительной документации;
2) унифицированная система первичной
учетной документации;
3) унифицированная система банковской
документации;
4) унифицированная система финансовой,
учетной и отчетной бухгалтерской документации
бюджетных учреждений и организаций;
5) унифицированная система отчетно-статистической
документации;
6) унифицированная система
учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий;
7) унифицированная система документации
по труду;
8) унифицированная система документации
Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) унифицированная система внешнеторговой
документации.
3. ГОСТ- Государственный
стандарт — основная категория
стандартов в СССР, сегодня межгосударственный стандарт в СНГ. Принимается Межгосударственным
советом по стандартизации, метрологии
и сертификации (МГС). В настоящее время
являются нормативными неправовыми актами.
ГОСТ- (Государственный
стандарт) – одна из основных категорий
стандартов в Российской Федерации (Энциклопедический
словарь).
ГОСТ - государственные
стандарты бывшего СССР, действующие в качестве межгосударственных
стандартов для стран - бывших республик,
входивших в свое время в состав СССР.
Применяются без переоформления по постановлениям
национальных комитетов по стандартизации.
ГОСТ по существу является международным
стандартом регионального характера.
По состоянию на 1 января 1999 г. в России
и странах СНГ действуют порядка 21,5 тыс.
ГОСТ.
4.ГОСТ Р - стандарт, принимаемый
Госстандартом России или
Госстроем России (Государственным комитетом
РФ по жилищной и строительной политике).
К объектам ГОСТ Р относятся организационно-методические
и общетехнические объекты, продукция,
работы и услуги, имеющие межотраслевое,
общенародное хозяйственное значение.
5.Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации (УСОРД) является системой документации,
применяемой в любой организации, учреждении,
предприятии.
Применение УСОРД регламентируется
ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные
документы, предусмотренные УСОРД (далее
- документы), - постановления, распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты, письма,
которые фиксируют решения административных
и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения
и регулирования деятельности:
- федеральных органов
государственной власти субъектов
Российской Федерации, включая субъекты
Российской Федерации, имеющие наряду
с русским языком в качестве государственного
национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций
и их объединений независимо
от организационно-правовой формы вида
деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
- состав реквизитов;
- требования к оформлению
реквизитов;
- требования к бланкам
и оформлению документов;
- требования к изготовлению,
учету, использованию и хранению
бланков с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены
схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного
документа, т. е. формуляр-образец ОРД с
разными вариантами расположения реквизитов,
образцы бланков документов.
Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации:
- документация по созданию
организации, предприятия;
- документация по реорганизации
организации, предприятия;
- документация по ликвидации
организации, предприятия;
- документация по приватизации
государственных и муниципальных
организаций, предприятий;
- документация по распорядительной
деятельности организации, предприятия;
- документация по организационно-нормативному
регулированию деятельности
организации, предприятия;
- документация по оперативно-информационному
регулированию деятельности организации,
предприятия;
- документация по кадрам.
6.ОКТЭИ - общероссийские классификаторы
технико-экономической информации. ОКТЭИ – это систематизированные
своды классификационных группировок
определенных объектов классификации,
содержащие их условные цифровые коды
и наименования. Разрабатываются на продукцию,
услуги, документацию, производственные
процессы и их составные элементы, имеющие
общегосударственное хозяйственное применение.
Примером ОКТЭИ могут служить такие, как
Общероссийский классификатор продукции
ОКП; предприятий и организаций – ОКПО;
управленческой документации ОКУД и др.;
свыше 30 наименований.
7. ОКС - Общероссийский
классификатор стандартов.
«ОКС» является определяющей составной
Единой системы классификации и кодирования
технико-экономической и социальной информации
Российской Федерации. «ОКС» был выведен
в 2000 году и заменил Классификатор государственных
стандартов (КГС).
Этот документ был разработан
сотрудниками научно – исследовательского
института классификации, терминологии
и информации по стандартам и качеству
Госстандарта Российской Федерации.
В первую очередь «ОСК» предназначен
для построения указателей и каталогов,
выборочных перечней и библиографических
материалов, для формирования баз данных
по межгосударственным, международным,
национальным и другим подобным стандартам.
Этот документ обеспечивает дальнейшее
предоставление и распространение информации
в национальных, межгосударственных и
международных масштабах.
Поскольку ОКС был разработан
на основе КГС, то в нем сохранилась привычная
иерархическая трехступенчатая классификация,
имеющая традиционный вид и буквенно –
цифровая система кодов.
8. Код ОКП
- Общероссийский классификатор
продукции.
Каждая продукция имеет
свой код ОКП для удобства обработки информации
о ней. Все эти коды сведены в единый общероссийский
классификатор (ОКП) продукции. Этому документу
присвоен номер «ОК 005-93».
Код ОКП
Госстандарт России
утвердил Общероссийский классификатор
продукции (ОКП) 30.12.93 своим постановлением
с регистрационным № 301, и ввёл его в действие
на территории РФ, начиная с 01.07.94. На сегодняшний
день коды ОКП, включённые в данный классификатор
в диапазоне от 01 0000 до 51 7800, действуют
в редакции от 12.12.12 (основание: изменение
№ 91/2012, введённые приказом № 1879-ст, изданным
в этот день Росстандартом РФ). А коды в
диапазоне от 52 0000 до 98 9934 входят в информационный
банк ОКП отдельным документом.