Внутренние документы по бухгалтерскому учету, разрабатываемые на предприятии

Принятый  на работу главный бухгалтер имеет  право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. Должностные инструкции утверждаются руководителем организации и  доводятся до сведения до сведения работников бухгалтерии. После ознакомления работника с инструкцией он ставит отметку «Ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «Инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.

Структура должностной  инструкции работника бухгалтерии  соответствует Положению о бухгалтерской  службе и имеет следующие разделы: общие положения; функции работника; права и обязанности; взаимодействие с другими работниками бухгалтерии  и организации; организация работы; правила оценки результатов работы.

Наиболее  значимой должностной инструкцией  является должностная инструкция главного бухгалтера. В ней отражаются основные права, обязанности, ответственность  главного бухгалтера, а также требования к квалификации, режим работы и  право подписи. Должностная инструкция главного бухгалтера формируется на основании Положения о главном бухгалтере, которое также утверждается руководителем организации [Приложение №1].

Так, в «Общих положениях» должностной инструкции главного бухгалтера указано, что он:

• Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
• Формирует в соответствии с законодательством учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
• Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности и т.д.
• Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий.
• Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
• Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов.
• Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы.
• Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.
• Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.
• Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.
• Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.
• Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
• Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
• Руководит работниками бухгалтерии.

Режим работы главного бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии. В связи с производственной необходимостью, Главный бухгалтер может выезжать в служебные командировки (в т. ч. местного значения). Главному бухгалтеру, для обеспечения его деятельности, предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3. Организация документооборота

Большое значение для оформления учетной политики имеют разного рода проектные  материалы по организации бухгалтерского учета. Среди них – графики  документооборота, план организации  бухгалтерского учета, рабочие проекты  автоматизированного ведения учета, должностные инструкции. Цель их издания  – оформить порядок применения тех  или иных способов, избранных предприятием, определить то, как технически должны использоваться различные элементы учетной политики.

Основой организации  первичного учета в организациях является утвержденный главным бухгалтером  график документооборота. Под документооборотом  понимают движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передаче в архив.

Бухгалтерия

Составление документа на предприятии или  получение со стороны

Архив

Поступление документа в бухгалтерию

Передача  документа в архив

Проверка  документа: по форме, арифметически, по существу

Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2. Этапы документооборота

В графике  документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указывается порядок, место, время  прохождения документа с момента  составления до сдачи в архив. График документооборота можно утвердить отдельным приказом руководителя (по мере необходимости - приказами), а можно оформить в виде приложения к учетной политике организации единожды, с последующим внесением в него новых документов, которые будет использовать организация.

В обязанности  всех работников предприятия включаются основные положения о создании и  представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере  их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому  лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка  и определяется ответственность  за невыполнение требований документооборота. При несоблюдении исполнителями графика работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания (ст.192 ТК РФ).

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

В графике документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Форма данного документа не унифицирована, он может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота кадровой службы приведен в приложении №2. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:

• порядок создания документа;
• наименование документа;
• количество экземпляров;
• данные о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
• данные о лице, утверждающем, визирующем и подписывающем документ;
• срок исполнения;
• данные о лице, направляющем документ, и место назначения;
• дата и порядок представления;
• данные о проверяющем лице;
• дата и срок исполнения.

Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение первичных  документа пути от оформления до обработки, способствует равномерному распределению  учетной работы в течение всего рабочего времени, а также способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета и повышает эффективность всей учетной работы организации в целом.

Таким образом, если график документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, должностные обязанности между работниками распределяются более рационально, контроль усиливается, внешняя и внутренняя отчетность составляется своевременно.

 

 

Заключение

По результатам  проведённого в рамках данной работы исследования представляется возможным  сделать ряд выводов.

На сегодняшний  день бухгалтерский учет рассматривается  как важная составляющая общегосударственной  системы формирования макроэкономических показателей, а это означает, что  каждое предприятие, подготавливая  информацию, необходимую для исчисления таких показателей, должно придерживаться единых подходов и правил. Эти правила  устанавливают нормативно-правовые акты, которые должны быть соблюдены при выборе учетных процедур и разработке учетного процесса. Они – фундамент построения системы бухгалтерского учета на предприятии, целью которого является обеспечение доступа к сопоставимой информации, предоставление достоверной информации финансового положения и результатов деятельности.

Таким образом, каждое предприятие имеет возможность выбрать любой приемлемый для себя вариант учета по тем или иным вопросам в зависимости от специфики деятельности благодаря учетной политике. Она основывается на определенной совокупности общепринятых правил, что особенно важно при усилении роли и значения бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики.

Учетная политика, избранная предприятием, подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией. Основное назначение этой документации состоит в том, чтобы  зафиксировать составляющие учетной  политики, обеспечить единообразную  и по возможности точную реализацию их в практике предприятия всеми  структурными подразделениями и  каждым исполнителем.

Помимо учетной  политики на предприятии существует множество других внутренних документов, регулирующих учетную деятельность. К ним можно отнести, в первую  очередь, Положение о бухгалтерии, Положение о главном бухгалтере, а также должностные инструкции, которые определяют права, обязанности  и ответственность работников бухгалтерской  службы. Данные документы утверждаются руководителем и служат для оптимизации работы учетного аппарата, а также позволяют избежать дублирования или неотражения отдельных хозяйственных операций

Большое значение для предприятия имеют и разного рода проектные материалы по организации бухгалтерского учета. Среди них следует особо отметить графики документооборота, который регламентирует движение первичных документов в бухгалтерском учете.

Исходя из вышесказанного, можно утверждать, что грамотное регулирование  бухгалтерского учет на предприятии  играет первостепенную роль, т.к. именно благодаря полному и достоверному учету всех хозяйственных операций имеется возможность анализировать состояние организации и эффективно использовать полученные данные при принятии управленческих решений. В свою очередь, для рационального построения системы бухгалтерского учета на предприятии необходимо создание внутренних документов, которые утверждаются руководителем и носят обязательный характер для системы внутреннего регламентирования хозяйственной деятельности организации.

 

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс РФ (Часть 1) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994).
2. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001).
3. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) «О бухгалтерском учете».
4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н (в ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000г. № 31н).
5. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия». ПБУ 1/2008. (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 № 22н).
6. Ерина Т. А. Бухгалтерское дело. МИЭМП, 2010. – 120 с.
7. Красова О. С. Бухгалтерский учет и налогообложение от создания до ликвидации организации. Омега-Л, 2008. – 216 с.
8. Пошерстник Н. В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб.-практ. пособие. – 2-е изд.,перераб. и доп. – М.: Проспект, 2009. – 552 с.
9. Швецкая В. М., Головко Н. А.. Бухгалтерское дело. Дашков и Ко, 2010. – 304 с.
10. Экономика предприятия: Учебник для вузов /Под ред. проф. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандара – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.
11. http://www.consultant.ru/
 

Приложение 1.

 

УТВЕРЖДАЮ 
______________________ 
(Ф.И.О.) 
 
Директор предприятия 
(учреждения, организации) 
_________________________

 

ПОЛОЖЕНИЕ О ГЛАВНОМ БУХГАЛТЕРЕ 

I. Общие положения

1. Главный бухгалтер обеспечивает  организацию бухгалтерского учета  на предприятии (в организации)  и контроль над рациональным, экономным использованием всех  видов ресурсов, сохранностью собственности,  активным воздействием на повышение  эффективности хозяйственной деятельности  предприятия.

2. Возглавляемая главным бухгалтером  бухгалтерия (центральная бухгалтерия)  предприятия (организации) является  самостоятельным структурным подразделением (службой) и не должна входить  в состав какого-либо другого  подразделения (службы).

3. Главный бухгалтер (бухгалтер)  организации, центральной бухгалтерии  назначается (если иное не предусмотрено  законодательством Российской федерации)  или освобождается от должности  руководителем и подчиняется  непосредственно руководителю организации.

4. Главный бухгалтер (бухгалтер)  организации, центральной бухгалтерии  руководствуется законодательством.  Положением (Положение о бухгалтерском  учете и отчетности в Российской  Федерации. Утверждено приказом  Министерства финансов Российской  Федерации от 26 декабря 1994 г. №  170) и другими нормативными актами, утверждаемыми в установленном  порядке, и несет ответственность  за соблюдение содержащихся в  них требований и правил ведения  бухгалтерского учета.

5. На должность главного бухгалтера  назначаются лица, имеющие высшее  экономическое образование.

6. Главный бухгалтер (бухгалтер)  обеспечивает контроль над отражением  на счетах бухгалтерского учета  всех осуществляемых хозяйственных  операций, предоставление оперативной  информации, составление в установленные  сроки бухгалтерской отчетности, осуществление (совместно с другими  подразделениями и службами) экономического  анализа финансово-хозяйственной  деятельности по данным бухгалтерского  учета и отчетности в целях  выявления и мобилизации внутрихозяйственных  резервов.

7. Главный бухгалтер (бухгалтер)  подписывает совместно с руководителем  организации документы, служащие  основанием для приемки и выдачи  товарно-материальных ценностей  и денежных средств, а также  расчетных, кредитных и денежных  обязательств. Указанные документы  без подписи главного бухгалтера (бухгалтера) считаются недействительными  и к исполнению не принимаются.  Право подписи может быть предоставлено лицам, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации.