Учет расчетов с подотчетными лицами

В УП «Минский парниково-тепличный комбинат» по результатам проведения инвентаризации  склада была выявлена недостача готовой продукции сверх норм естественной убыли, в результате чего были сделаны записи, представленные в следующей таблице 3:

Таблица 3 – Отражение недостачи овощной продукции на счетах бухгалтерского учета

Окончание таблицы 3

Примечание – Источник: собственная разработка

В УП «Минский парниково-тепличный комбинат» по результатам проведения инвентаризации топлива в баках была выявлена недостача в пределах норм естественной убыли, в результате чего были сделаны следующие записи:

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется в ведомости аналитического учета расчетов ф. № 38-АПК в разрезе субсчетов по каждому работнику. Данная ведомость построена в форме оборотной ведомости. По каждому аналитическому счету находит отражение информация об остатках задолженности на начало и конец отчетного периода, дебетовых и кредитовых оборотах. Отражение оборотов осуществляется с указанием корреспонденции с соответствующими счетами.

Ежемесячно в ведомости ф. № 38-АПК подсчитываются итоги по всем субсчетам (счетам). Итоговые строки по каждому субсчету переносятся в журнал-ордер ф. № 9-АПК в раздел, предназначенный для учета операций по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В рассматриваемой организации используют автоматизированную форму журнала-ордера. [Приложение Ж]

Ведомость может открываться на месяц, квартал, год (с использованием вкладных листов).

Журнал-ордер открывается на месяц.

В журнале-ордере записи осуществляются в разрезе открытых в организации субсчетов, а при необходимости – в разрезе аналитических счетов на основании на основании ведомости ф. № 38-АПК. По счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» приводится информация об остатках на начало и конец месяца (дебет и кредит), расшифровывается кредитовый оборот по счетам в корреспонденции с дебетом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», приводится общая сумма оборота по дебету.

В конце месяца после записей всех операций в журнале подсчитываются общие итоги по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». До переноса кредитовых оборотов в Главную книгу осуществляется их сверка с другими регистрами бухгалтерского учета (журналами-ордерами ф. № 1-АПК, № 10-АПК). [1]

Таким образом, наниматель имеет право привлекать работника к материальной и дисциплинарной ответственности за причиненный материальный ущерб в порядке установленном законодательством. Работники, как правило, несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по их вине нанимателю. Выявление причиненного  вреда осуществляется в ходе проверок. Определение размера причиненного государственному имуществу вреда осуществляется в соответствии с законодательством. Возмещение ущерба в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы работника. В случае несогласия работника с вычетов, трудовой спор передается на рассмотрение в суд. Для учета расчетов по возмещения материального ущерба предназначен  счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Регистром аналитического учета является ведомость формы 38-АПК, а синтетического – журнал-ордер 9-АПК.

2.3. Совершенствование расчетов  с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии в условиях переходной экономики является одной из наиболее важных задач.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации  о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать  повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

На сегодняшний день существует достаточно широкий выбор как бухгалтерских программ, так и специализированных организаций, осуществляющих внедрение этих программ. Наиболее распространенной является система программ «1С: Предприятие». Также разработана конфигурация «Сельскохозяйственное предприятие», которая позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы с учетом специфики сельского хозяйства.

В бухгалтерии может использоваться «1С: Бухгалтерия». Это универсальная программа массового назначения, которая предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета, в том числе:

• автоматическое формирование аналитических данных по расчетам с подотчетными лицами;
• ввод, редактирование и корректировка аналитических данных по расчетам с подотчетными лицами;
• автоматическое занесение информации об авансовом отчете в журнал регистрации первичных документов;
• формирование и печать авансовых отчетов;
• использование справочной информации при составлении авансовых отчетов;
• формирование необходимых выходных документов;
• контроль сальдо;
• автоматическая разноска проводок и итоговых оборотов по счетам в главную книгу, печать главной книги;
• ввод  кода валюты при вводе данных о командировочных расходах;
• валютный учет с автоматическим пересчетом введенной валюты в белорусские рубли и другое.

В УП «Минский парниково-тепличный комбинат» бухгалтерский учет автоматизирован, организация использует 1С:Бухгалтерия версии 7.7.

Хотелось бы отметить, что при переходе в программу 1С:Бухгалтерия версии 8 у организации будут следующие преимущества:

• В программе поддерживается бухгалтерский и налоговый учет в обособленных подразделениях.
• Панель функций наглядно показывает порядок работы в виде схем по наиболее часто используемым операциям. Также с помощью панели функций легко найти нужные учетные данные или отчеты.
• Справочник корреспонденций счетов - навигатор по программе, который можно использовать как при начальном освоении программы, так и в ежедневной работе при регистрации хозяйственных операций. Справочник корреспонденций поможет бухгалтеру по корреспонденции счетов или содержанию хозяйственной операции понять, как нужно отразить операцию в программе.
• Многие отчетные формы являются многостраничными, имеют несколько разделов. Все разделы сложного отчета доступны в одной экранной форме – можно быстро перейти к нужному разделу отчета для просмотра и заполнения.
• Проверка правильности заполнения отчетности по наиболее важным формам выполняется автоматически. При этом проверяются соотношения отдельных показателей отчетности как в рамках одной формы, так и в увязке с другими формами. О выявленных несоответствиях в показателях отчетности сообщается пользователю.
• В списках документов и справочников данные можно отфильтровать по значению одного или нескольких полей, а также отсортировать в заданном порядке.
• "Монитор бухгалтера" служит для оперативного отражения наиболее важной информации и показывает остатки на расчетном счете и в кассе, текущее значение дебиторской и кредиторской задолженности, сроки сдачи отчетности и уплаты налогов. "Монитор бухгалтера" позволяет принимать решения на основании оперативной информации.
• Центр антикризисного управления позволяет руководителю получить оперативную информацию о финансовом состоянии и финансовых результатах деятельности организации.
• Есть возможность проанализировать задолженность по каждой расходной или приходной накладной, по каждому поступившему или выданному авансу.
• Возможно использование метода ФИФО для оценки материальных запасов.
• Поддерживаются расчеты с подотчетными лицами наличными через кассу и через банк с использованием платежных карт.
• Автоматизированы операции поступления и выдачи денежных документов. Предоставляется возможность проанализировать движение денежных документов. 

Кроме предусмотренных унифицированных форм первичных документов, организация вправе самостоятельно разработать форму первичного учетного документа и включить ее в рабочий альбом форм.

При этом в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», эти  документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование, номер документа, дату и место его составления;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В процессе перехода на международные системы финансовой отчетности одной из проблем является подготовка кадров, которые могли бы самостоятельно, без привлечения сторонних специалистов трансформировать отчетность, составленную по национальной системе бухгалтерского учета, в международную систему финансовой отчетности. Учебные заведения Республики Беларусь включили в учебные планы изучение международных стандартов финансовой отчетности, поэтому при переходе на международные стандарты целесообразно было бы воспользоваться знаниями молодых специалистов. Также для специалистов-практиков открыты курсы повышения квалификации.

В целях совершенствования организации направления работников в служебную командировку, а также учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии следует разработать нормативно-правовой акт, в котором необходимо изложить основное документальное оформление служебной командировки, требования к предоставляемым документам, подтверждающим факт совершения операций, подлежащих возмещению, поэтапное составление авансовых отчетов. Данный документ позволит избежать множество ошибок в документальном оформлении служебной командировки, а так же сократить время бухгалтерской службы.

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.