Учет расчетов с подотчетными лицами

При командировании работника на автомобильном транспорте имеются определенные особенности оформления командировки. Существует разница при направлении работника на служебном автотранспорте нанимателя и на личном автотранспорте, используемом в служебных целях, связанная со спецификой учета затрат.

В случае направления в командировку работника на автотранспорте нанимателя оформляются:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку. Приказ в том числе содержит упоминание об автотранспортном средстве (марка, номерной знак и т.д.), используемом при командировании работника. Кроме того, в приказе указывается маршрут следования;
• командировочное удостоверение;
• задание на командировку, предусматривающее: ее цель, время нахождения в командировке, план встреч и переговоров, маршрут следования автотранспортного средства;
• путевой лист на автотранспортное средство;
• доверенность на представление интересов организации (при необходимости).

При командировании работников на автотранспорте нанимателя суточные и расходы по найму жилого помещения возмещаются в установленном порядке. При командировании работников на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для выплаты иностранной валюты являются путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие в месте командирования, а также сопроводительные документы.

Работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, также выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по:

• приобретению горюче-смазочных материалов;
• плате за стоянку;
• уплате дорожных и таможенных сборов за границей;
• страхованию автотранспорта;
• страхованию гражданской ответственности перевозчика;
• вынужденному мелкому ремонту.

Если расходы водителя, связанные с перевозкой, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то произведенные расходы возмещаются в валюте аванса. При отсутствии на предприятии данного вида валюты расходы по решению нанимателя могут возмещаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета.

Кроме того, законодательством исходя из фактических затрат на основе подтверждающих оригинальных документов предусмотрено возмещение расходов по:

• оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств;
• ветеринарному контролю;
• фитосанитарному контролю;
• мойке транспортных средств;
• услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал);
• конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором;
• экологическим налогам и сборам;
• факсимильной связи;
• эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей. [18]

Данные расходы относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг).

С 27 сентября 2010 года согласно Указа Президента Республики Беларусь от 23.09.2010г. №484 «О признании утратившим силу Указа Президента Республики Беларусь от 5 февраля 1997 г. № 132» (рег. № 1/11966 от 24.09.2010) отменяется право правительства определять состав затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), а также порядок выплаты зарплаты юридическими лицами, основанными на госсобственности.

Теперь Основные положения по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), ранее утвержденные совместным решением соответствующих министерств, будут носить только рекомендательный характер.

Организации могут самостоятельно определять методологию формирования себестоимости продукции.

В соответствии с действующим законодательством работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Для указанных целей предназначен авансовый отчет, составляемый работником и утверждаемый руководителем предприятия. К отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения и фактических расходах на проезд и других расходах (служебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т.п.). Руководитель предприятия или его заместитель обязан не позднее пяти дней принять решение по отчету командированного.

Согласно  Постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001г №38 (ред. от 01.11.2010 N 86) «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения» срок хранения авансовых отчетов –  3 года; приказов о направлении в служебную командировку в пределах Республики Беларусь – 3 года, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля и после проведения налоговыми органами проверки соблюдения законодательства. Срок хранения отчетов о служебных командировках за границу и рабочих визитах – 10 лет, приказов о направлении в длительные (более месяца) служебные командировки в пределах Республики Беларусь и служебные командировки за границу – 75 лет. [16]

На рассматриваемом предприятии  УП «Минский парниково-тепличный комбинат» авансовый отчет на командировочные расходы предоставлен 6 августа 2010 года, командируемый работник вернулся из служебной командировки 5 августа 2010 года. Мигаль Игнат Игнатович согласно приказа №21-кк от 26 июля 2010 года был направлен в командировку в Королевство Нидерландов на 10 дней, с 27 июля 2010 года по 5 августа 2010 года с автомобилем МАЗ-MAN гос.номер КС 2323 в связи с производственной необходимостью связанной с получением вспомогательных материалов для теплиц. В связи с этим был составлен расчет финансовых средств на командировку. Согласно расчету командируемому работнику были предоставлены средства на командировочные расходы: суточные, топливо в общей сумме 6 589 716 руб. Авансовый отчет предоставлен на сумму 14 793 439 руб.

В командировочном удостоверении проставлены печати о прибытии командируемого работника в Королевство Нидерландов, а так же о выбытии. Авансовый отчет утвержден руководителем организации. Суточные оплачены командировонному работнику в пределах норм и порядке установленных законодательством на дату составления авансового отчета.

На УП «Минский парниково-тепличном комбинате» был представлен авансовый отчет № 31 от 18 мая 2010 года по суммам, выданным на хозяйственные расходы. Согласно оригиналу чека заместителем главного бухгалтера была приобретена книга учета проверок на сумму 2 700 руб. Расходы были произведены 18 мая 2010 года. Аванс на административно-хозяйственные и операционные расходы не выдавался, в результате чего заместитель главного бухгалтера Абрамович Татьяной Ивановной была написана докладная записка на имя Генерального директора с просьбой о возмещении расходов, понесенных при покупке книги учета проверок.

Все нарушения, которые могут встречаться среди операций с подотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые администрацией предприятия; возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации. [26, с. 238]

К первой группе нарушений относятся:

• выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;
• выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены из кассы или через банк;
• скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов ранее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой потребности;
• выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;
• превышение предельных размеров авансов;
• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах и не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.
• отсутствие приказов о направлении работников в командировку;
• отсутствуют приказы об оплате суточных сверх норм;
• отсутствие в командировочном удостоверении отметки о прибытии и выбытии с места пребывания;
• авансовые отчеты не утверждены руководителем организации;
• неправильно выведена задолженность по авансовому отчету;
• нарушен порядок удержания подоходного налога с сумм сверх установленных норм командировочных расходов;
• несоответствие записей в авансовых отчетах данным бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности;
• неправильное выведение остатков расчетов с подотчетными лицами на конец отчетного периода;
• несоблюдение норм на командировочные расходы;

Ко второй группе нарушений относятся:

• несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращения остатка денег в кассу;
• передача денег другому подотчетному лицу;
• расходование аванса не по назначению;
• неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;
• предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя организации должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет. В приказе должны быть установлены:

• Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
• Порядок предоставления авансовых отчетов;
• Запрещение выдачи денег под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• Запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке по роспись.

Данный приказ должен согласовываться с полученным в обслуживающем банке лимитом расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования Республики Беларусь.

Наряду с вышеперечисленными аспектами проверяется правильность документального оформления, своевременность и целевой характер отражения таких расходов.

Типичные ошибки при проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам:

• выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;
• выдача денежных сумм под отчет лицам, не указанным в списке, утвержденном руководителем организации;
• выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;
• несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они выданы;
• списание подотчетных сумм за счет собственных источников организации
• выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости активов, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• и прочие.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию. Корреспонденция по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена в таблице 4

Таблица 4 – Корреспонденция по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами

Примечание – Источник: собственная разработка

Результаты проверки правильности составления бухгалтерских записей по авансовым отчетам №40 от 06 августа 2010 года, №31 от 18 мая 2010 года представлены в таблице 5.

Таблица 5 – Проверка правильности составления бухгалтерских записей по принятым авансовым отчетам