Система организации бухгалтерского учета в бюджетной организации

Выдача наличных денег под отчет  оформляется расходным кассовым ордером по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

Списание сумм задолженности подотчетных  лиц производится на основании Авансового отчета, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами, либо в Карточке учета средств и расчетов [14].

К счету могут быть открыты следующие аналитические счета:

020801000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  труда»;

020802000 «Расчеты  с подотчетными лицами по прочим  выплатам»;

020803000 «Расчеты  с подотчетными лицами по начислениям  на оплату труда»;

020804000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

020805000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  транспортных услуг»;

020806000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  коммунальных услуг»;

020807000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  арендной платы за пользование имуществом»;

020808000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  услуг по содержанию имущества»;

020809000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  прочих услуг»;

020810000 «Расчеты  с подотчетными лицами по безвозмездным  и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;

020811000 «Расчеты  с подотчетными лицами по безвозмездным  и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

020812000 «Расчеты  с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;

020813000 «Расчеты  с подотчетными лицами по перечислениям  наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

020814000 «Расчеты  с подотчетными лицами по перечислениям  международным организациям»;

020815000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пенсий, пособий и выплат по  пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

020816000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пособий по социальной помощи  населению»;

020817000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

020818000 «Расчеты  с подотчетными лицами по оплате  прочих расходов»;

020819000 «Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

020820000 «Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  нематериальных активов»;

020821000 «Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  непроизведен-ных активов»;

020822000 «Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  материалов»;

020823000 «Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  ценных бумаг, кроме акций»;

020824000 «Расчеты  с подотчетными лицами по приобретению  акций и иных . форм участия  в капитале» [17].

Аналитические счета, открываемые  к счету 020800000, корреспондируют со следующими синтетическими и аналитическими счетами.

 

Таблица 13 – Счета, корреспондирующие  со счетом 020800000 [9]

По дебету	По кредиту
020104610 «Выбытия из кассы»	010600000 «Вложения в нефинансовые  активы»
	030201830 «Погашение кредиторской  задолженности по оплате труда»
	030213830 «Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения»
	030214830 «Уменьшение кредиторской  задолженности по социальной помощи населению»
	030215830 «Уменьшение прочей  кредиторской задолженности по социальным пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления»
	040101200 «Расходы учреждения»
	020104510 «Поступления в  кассу»

 

Учет расчетов с подотчетными лицами, согласно Плану счетов, предполагает необходимость аналитического учета расчетов не только в разрезе подотчетных лиц, но и в разрезе классификации расходов по каждому подотчетному лицу.

По счету «Расчеты с подотчетными лицами» предусмотрено 16 субсчетов, по которым учитывается целевое направление выданных сумм в соответствии с бюджетной классификацией.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявлении о выдаче сумм под  отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Выданные суммы подотчетным лицам отражаются на субсчетах, которые соответствуют бюджетной классификации расходов [9].

В таблице 14 представлены примеры операций, оформленные проводками.

 

Таблица 14 – Пример проводок [5]

Дебет субсчета		Кредит субсчета «Касса»
Номер субсчета	Название субсчета
120802560	Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи	120104610
120803560	по оплате транспортных услуг	120104610
120804560	по оплате коммунальных услуг	то же
120805560	по оплате арендной платы  за пользование имуществом	то же
120806560	по оплате услуг по содержанию имущества	то же
120807560	по оплате прочих услуг	то же
120811560	по оплате прочих расходов	то же
120812560	по приобретению основных средств	то же
120813560	по приобретению нематериальных активов	то же
120814560	по приобретению материалов	то же

Принимая во внимание, что счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» является активным счетом, на его субсчетах не может быть сальдо по Кредиту, а это означает, что не должно быть перерасходов по выданным авансам.

В случае же, если на практике по авансовому отчету получается перерасход по какому-либо целевому авансу, то возможны два варианта:

1) выдать в момент оформления авансового отчета подотчетному лицу сумму перерасхода;

2) перенести сумму перерасхода  на расчеты с поставщиками  и подрядчиками по аналогичному коду расчетов (на субсчета 030200000).

На основе авансовых отчетов израсходованные суммы списываются с подотчетных лиц на соответствующие счета в разрезе источников финансирования:

• вложения в нефинансовые активы (010601310, 010602320, 010604340);
• уменьшение кредиторской задолженности (030202830, 030203830, 030204830 и др.).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов [5].

 

Расчеты по недостачам

На счете 020900000 «Расчеты по недостачам» учитываются расчеты по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и другие суммы, подлежащие удержанию и списанию в установленном порядке.

При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

После установления недостач и хищений, материалы должны быть переданы для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в установленном порядке. При получении решения суда суммы относятся на виновных лиц и уточняются в соответствии с исполнительным листом.

Следует обратить внимание на то, что  сумма недостачи предварительно формируется не на счете учета недостач (020900000), а на дебете счета 040101172 «Доходы от реализации активов» — в корреспонденции со счетами учета утраченного имущества. То есть при отнесении сумм недостач, порчи и хищений на счет 020900000 счет 040101172 (по данной группе операций) закрывается [9].

Аналитический учет по счету ведется  в Карточке учета средств и  расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

К счету могут быть открыты следующие аналитические  счета:

020901000 «Расчеты  по недостачам основных средств»;

020902000 «Расчеты  по недостачам непроизведенных активов»;

020903000 « Расчеты  по недостачам нематериальных  активов»;

020904000 «Расчеты  по недостачам материальных запасов»;

020905000 «Расчеты  по недостачам финансовых активов» [17].

Аналитические счета, открываемые  к счету 020800000, корреспондируют со следующими синтетическими и аналитическими счетами:

 

Таблица 14 – Счета, корреспондирующие  со счетом 020800000 [9]

По дебету	По кредиту
040101172 «Доходы от реализации  активов»	020101510 «Поступления денежных  средств учреждения на банковские  счета»
	020104510 «Поступления в  кассу»
	021002400 «Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов»
	040101172 «Доходы от реализации  активов»

На счете 020900000 «Расчеты по недостачам» открываются 5 субсчетов, из которых на практике часто применяются такие субсчета, как:

020901000 - Расчеты по недостачам  основных средств;

020904000 - Расчеты по недостачам  материальных запасов;

020905000 - Расчеты по недостачам  финансовых активов.

Операции по выявленным недостачам оформляются следующими бухгалтерскими записями: Дебет 020901560; 020904560; 020905560 — Кредит 040101172 «Доходы от реализации активов».

При погашении задолженности по учтенным недостачам операции отражают поступление денежных средств в кассу, на счет в банке, что оформляется проводками: Дебет 020101510; 020104510 — Кредит 020901660; 020904660; 020905660.

В случаях, когда невозможно установить виновное лицо по выявленным недостачам, то такие суммы списываются с субсчетов учета расчетов по недостачам в Дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

Аналитический учет по счету «Расчеты по недостачам» ведется в Карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи [5].

 

Расчеты по оплате труда

Для большей наглядности рассмотрим основные бухгалтерские проводки по расчетам со стипендиатами, связанным с оплатой труда и за период временной нетрудоспособности за счет бюджетного финансирования, которые представлены в таблице 15.

 

Таблица 15 – Примеры основных бухгалтерских проводок по расчетам со стипендиатами [5]

№	Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Начислена зарплата штатному составу	140101211	130201730	160 000
2	Начислена оплата по нештатному фонду, по договору оказания услуг	140101226	130207730	3000
3	Начислены стипендии	140101280	130216730	24 000
4	Начислено по больничным листам	130302830	130213730	7000
5	Удержан налог на доходы физических лиц	130201830	130301730	12 000
6	Удержан налог на доходы по договору оказания услуг	130207830	130301730	390
7	Удержано по исполнительным листам	130201830	130403730	4 500
8	Выплачена заработная плата из кассы	130201830	120104610	135 000
9	Выплачены пособия по больничным листам	130213830	120104610	5000
10	Депонирована зарплата	130201830	130402730	8500