Система контроля по расчётам с поставщиками и подрядчиками в ОАО «Печать»

В настоящий момент отсутствует единая законодательно утвержденная методика выявления и анализа задолженности. Однако ряд субъектов РФ утвердил методические рекомендации по порядку мониторинга дебиторской задолженности и её сокращению. Целью таких документов является осуществление контроля за расходованием средств бюджета города, области или края, контроль за своевременным проведением расчётов по обязательствам, недопущение возникновения просроченной задолженности у государственных и муниципальных учреждений, создание условий для оперативной ликвидации просроченной задолженности в случае её возникновения, а также повышение финансовой устойчивости, повышение платежеспособности и кредитного рейтинга, создание условий для оздоровления финансов.

Результатами исследования задолженности по расчётам с поставщиками и подрядчиками могут стать следующие документы:

- пояснительная записка  с анализом динамики, структуры  и причин возникновения дебиторской  задолженности, в которой отдельно  должны быть даны пояснения  к суммам просроченной дебиторской  задолженности с указанием даты  возникновения, причин образования, а также приведен перечень  дебиторов, имеющих наибольший удельный  вес в общем объеме задолженности;

- предложения в письменном  виде о мерах, направленных на  снижение просроченной дебиторской  задолженности;

- сводный график погашения  просроченной дебиторской задолженности.

Проведение анализа дебиторской и кредиторской задолженности состоит из следующих этапов:

- инвентаризация дебиторской  задолженности;

- определение объема задолженности;

- выявление структуры  дебиторской задолженности;

- сведения о дебиторе  и причины возникновения дебиторской  задолженности;

- размер дебиторской задолженности  в разрезе сроков её возникновения  и погашения;

- принятие управленческих  решений, в том числе проведение  работы по взысканию дебиторской  задолженности.

При этом инвентаризация должна проводиться в полном соответствии с Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания N 49) и другими нормативно-правовыми актами Минфина России не реже одного раза в год. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем учреждения, а перед составлением годовой бюджетной отчётности проведение инвентаризации дебиторской задолженности обязательно. Предметом инвентаризации дебиторской задолженности являются: объем, подтверждение реальности, обоснованность наличия, выявление сроков возникновения (последнего подтверждения).

Для подтверждения обоснованности числящихся на соответствующих счетах учёта сумм дебиторской задолженности в ходе инвентаризации применяются акты сверки расчётов. Организация-дебитор, получившая акты сверки расчётов, должна подтвердить сумму задолженности, а в случае расхождения сумм указать свою сумму и вернуть один экземпляр акта, подписанный должностными лицами.

На основании указанной выше формы принимаются управленческие решения о проведении соответствующих мероприятий, направленных на погашение дебиторской задолженности. При принятии решений по управлению и урегулированию дебиторской задолженности учреждений следует принимать во внимание, что финансовыми способами воздействия на дебиторов по взысканию просроченной дебиторской задолженности являются:

- предъявление претензионных  писем, напоминаний об оплате  с указанием общей суммы задолженности, срока и порядка уплаты;

- составление актов сверки  расчётов;

- применение штрафных  санкций;

- предложения о проведении  взаимозачётов;

- продажа задолженности;

- уступка прав требования;

- предъявление иска к  должнику в арбитражный суд;

- инициация процедуры  банкротства неплатежеспособного  дебитора.

Управление задолженностью является важной, но в недостаточной мере реализуемой на практике функцией руководителя государственного учреждения, основной целью которой является повышение эффективности использования средств. В общем виде процесс управления задолженностью можно разделить на несколько этапов.

На первом этапе осуществляется проверка надежности контрагента, определяются его цели в отношении своевременного возврата денежных средств или оказания услуг (поставки товара), составляется контракт с обязательным закреплением мер ответственности за несоблюдение условий договора (в частности, сроков поставки и оплаты). На втором этапе систематически отслеживается правильность заполнения первичных документов, контролируются факты оплаты, начисляются штрафы за просрочку платежей, отслеживается текущая платежеспособность стороны контракта. Этап образования просроченной задолженности - это время выявления причин и характера задолженности. И последний этап - принятие решения, имеющего юридические последствия: на этом этапе решается, каким образом истребовать задолженность, а именно в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов.

Среди наиболее часто используемых механизмов управления в настоящий момент применяется инвентаризация задолженности. Рассмотрю этот механизм подробнее. Инвентаризация расчётов проводится в соответствии с Методическими указаниями N 49.

При инвентаризации расчётов проверяются расчёты с (п. 3.44 методических указаний):

- покупателями;

- поставщиками;

- бюджетом;

- работниками, в том числе  с подотчетными лицами и депонентами;

- другими дебиторами и  кредиторами.

Инвентаризация заключается в проверке обоснованности и полноты отражения сумм, указанных на счетах бухгалтерского учёта. Для подтверждения сальдо расчётов с покупателями и поставщиками бухгалтерской службе необходимо организовать работу по проведению сверок расчётов. Для этого составляются акты сверки расчётов с контрагентами, которые необходимы для подтверждения существующей задолженности и сверки ее объемов. Сотрудники бухгалтерии государственного учреждения высылают акты сверки в двух экземплярах организациям, по которым в регистрах бухгалтерского учёта числится задолженность. Организация, получившая акты, должна подтвердить сумму задолженности или указать свою сумму и вернуть один экземпляр акта, подписанный должностными лицами.

В ходе проверки расчётов с контрагентами оформляется справка о дебиторской и кредиторской задолженности (Приложение к форме N ИНВ-17), в которой отражают: реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности (пример представлен в Приложении 1 к данной работе).

Справка и акты сверки взаиморасчётов являются основанием для составления акта инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (утв. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

В акте сверке должны быть указаны:

- счета бухгалтерского  учёта, на которых числятся задолженности;

- суммы задолженностей, согласованные  и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

- суммы задолженностей, по  которым истёк срок исковой  давности.

Акт заполняется в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию учреждения, второй остается в комиссии. Согласно показателям данной формы задолженность делится на подтвержденную, неподтвержденную и задолженность с истекшим сроком исковой давности. К сожалению, в акте не отведено место для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее можно признать нереальной к взысканию. На основании составленного акта руководитель издает приказ о списании безнадёжной задолженности.

В ходе инвентаризации расчётов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяются данные бухгалтерского учёта с суммами начисленных и перечисленных налогов. По налогам, не уплаченным в установленный срок, необходимо проконтролировать исчисление и уплату пеней. По окончании года налогоплательщику следует сверить показатели бухгалтерского учёта в части расчётов с бюджетом с данными, отраженными в налоговой инспекции. Если расхождений между данными налоговых органов и налогоплательщика не выявлено, стороны подписывают акт сверки расчётов. Если же имеют место расхождения, они фиксируются в акте сверки расчётов налогоплательщика с бюджетом.

При инвентаризации расчётов с работниками организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счета депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Следует также выявить суммы депонентской задолженности, по которым истёк срок исковой давности. Кроме того, проверяются расчёты по возмещению материального ущерба, причинённого работниками в результате брака, недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей.

Инвентаризация расчётов с подотчётными лицами состоит в проверке авансовых отчётов работников на их соответствие данным бухгалтерского учёта по каждому подотчётному лицу, а также на предмет целевого использования подотчётных сумм. Кроме указанного выше необходимо также проверить наличие оправдательных документов по израсходованным средствам, а также выявить, не истёк ли срок, на который работникам выдавались под отчёт денежные средства.

 

1.3. Методика бухгалтерского  учёта с поставщиками и подрядчиками

Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» относятся к VI разделу плана счетов «Расчёты». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации обо всех видах расчётов организации с различными юридическими и физическими лицами.

Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и оказание услуг подрядчиками производятся на основании заключенных организацией договоров поставки, подряда, поручения, энергоснабжения и других. В договорах содержатся вид поставляемых товаров, выполняемых работ или услуг, условия поставки, сроки отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, порядок расчётов (условия платежей).

Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг, одновременно с ними либо авансом. Все платежи со счетов организаций производятся в порядке календарной очерёдности поступления в банк расчётных документов.

В соответствии с Планом счетов суммы выданных авансов и предварительной оплаты товаров (работ, услуг) также подлежат учёту на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

На счете 60 отражают расчёты с поставщиками и подрядчиками:

-    за полученные  товары;

- за товары, расчётные  документы на которые не поступили (неотфактурованные поставки);

-    за излишки  товаров, выявленные при приёмке  поступившего товара;

-    по авансам  и предварительным оплатам.

Аналитический учёт по счету 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» ведётся по каждому поставщику, договору, счёту.

Пассив баланса содержит показатели, отражающие в стоимостном выражении состояние расчётов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретённую продукцию, оказанные услуги, счета по которым не оплачены в установленном порядке. Указанные расчёты носят название кредиторской задолженности.

Кредиторская задолженность в бухгалтерском учёте организации отражается как следствие её гражданских обязательств, возникающих в результате определённой сделки. Сделка, оформленная договором, представляет собой определённое действие участвующих в ней юридических или физических лиц, результатом которого является возникновение товарных и денежных обязательств. Для заключения договора необходимо выражение согласованной воли двух сторон (двусторонняя сделка) либо трёх или более сторон (многосторонняя сделка).

Целью учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками является обеспечение контроля состояния кредиторской задолженности.

Основными задачами бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками являются:

- обеспечение контроля  правильности соблюдения форм  расчётов, установленных в договорах, между контрагентами;

- правильное отражение  синтетического и аналитического  учёта расчётов с поставщиками  и подрядчиками в бухгалтерском  учёте и отчётности;

- подтверждение суммы  задолженности путём сверки расчётов  с поставщиками и подрядчиками;

- своевременное выставление  претензий в случае нарушений  поставщиками условий хозяйственных  договоров;

- оценка правильности  формирования статей баланса, содержащих  сведения о дебиторской и кредиторской  задолженности.

Согласно мнению авторов Суглобовой А.Е., Жарылгасовой Б.Т., для целей бухгалтерского учёта используются следующая классификация кредиторской задолженности:

- по характеру обязательства, из которого возникла задолженность;

- по статусу кредитора, перед которым возникла задолженность;

- по валюте осуществления  расчётов;

- по сроку погашения  задолженности.

Отражая в учёте операции по поступлению товара, следует обратить внимание на условия договора, определяющие момент перехода права собственности на товар.

Признание обязательства по договору гражданско-правового характера происходит в момент подписания договора уполномоченными представителями сторон.

Существуют различные способы поступления товара (материалов): поступление товара с предварительной оплатой, поступление товара без предварительной оплаты, поступление товара (материала) с использованием счетов 15 « Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Чтобы учесть выданные авансы, к счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» открывают отдельный субсчет «Расчёты по авансам выданным». Выданные авансы, не погашенные на конец отчётного периода, отражают по строке «Дебиторская задолженность» Бухгалтерского баланса.