Пути совершенствования учета и обеспеченности предприятия материальными ресурсами

 

Непосредственное методологическое руководство бухгалтерским учетом в республике осуществляет Министерство финансов, которое разрабатывает и утверждает:

 

национальные стандарты по бухгалтерскому учету и отчетности, гармонизированные с международными;

 

положения, инструкции и разъяснения по единообразному отражению в учете и отчетности операций, не регламентированных национальными стандартами по бухгалтерскому учету и отчетности;

 

типовые унифицированные формы первичных бухгалтерских документов, их электронные версии и инструкции по заполнению;

 

другие нормативные документы, обеспечивающие единые методологические основы бухгалтерского учета и отчетности и их совершенствование.

 

Для определения порядка учета производственных запасов на РУП "МТЗ" руководствуются Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" от 29.12.2006 № 188-3 с изменениями и дополнениями.

 

Закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам организации бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь [13].

 

В Типовом плане счетов бухгалтерского учета производственные запасы учитываются на счете 10 "Материалы", и на каждый вид производственных запасов выделен отдельный субсчет [3, c.50-51].

 

В связи с использованием в производстве большого количества разнообразных товарно-материальных ценностей, которые отличаются по функциональной роли и назначению, к счету 10 "Материалы" открыты субсчета согласно плану счетов предприятия таблица 2.4

 

 

Таблица 2.4 ─ Внутренний типовой план счетов бухгалтерского учета производственных запасов на РУП "МТЗ". Материалы Счет

1 2

Сырье и материалы на складах 1000

Сырье и материалы в цехах 1012

Учет и движение сувенирных книг 1013

Учет и движение бланков строгой отчетности 1014

Сырье и материалы подрядчиков 1015

Продукты питания для ВВО 1016

Покупные комплектующие изделия и полуфабрикаты на складах 1020

Покупные комплектующие изделия на складах сбыта 1021

Покупные комплектующие изделия и полуфабрикаты в цехах 1022

Топливо на складах 1030

Топливо в цехах 1032

Топливо в баках 1033

Тара и тарные материалы на складах 1040

Тара и тарные материалы в цехах 1042

Запчасти к механическому оборудованию на складах 1050

Запчасти к энергетическому оборудованию на складах 1051

Запчасти к механическому оборудованию в цехах 1052

Запчасти к энергетическому оборудованию в цехах 1053

Прочие материалы (отходы, металлолом, возвратные отходы) 1060

Корма для ПСХ (семена) 1061

Материалы, переданные в переработку на складах 1070

Материалы, переданные в переработку в цехах 1071

Материалы, переданные в переработку цехам 1072

Материалы на складе ОКСа 1080

Материалы, переданные подрядным организациям (ОКС) 1081

Инвентарь на складах 1092

Инвентарь в эксплуатации 1093

Хозяйственные принадлежности на складе 1094

Хозяйственные принадлежности в эксплуатации 1095

Специальная оснастка и специальная одежда на складе 1010

Специальная оснастка в эксплуатации 1011

Специальная одежда в эксплуатации 1018

Износ спецодежды, спецоснастки и хозпринадлежностей 1090

 

 

 

Примечание ─ Источник: собственная разработка

 

Материальные ценности поступают от поставщиков, подотчетных лиц, в порядке децентрализованных закупок, от собственного производства, от ликвидации основных средств, безвозмездного получения, в счет вклада в уставный капитал (фонд).

 

Документы по поступлению, а затем по расходованию материальных ресурсов играют наиважнейшую роль для целей контроля за движением, сохранностью и экономным расходованием средств.

 

Все лица, имеющие отношение к товарно-транспортным операциям, несут материальную ответственность перед предприятием за сохранность ТМЦ

 

Со всеми материально ответственными лицами (экспедиторы, заведующие складами, кладовщики и др.) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах (один ─ администрации, второй ─ экспедитору, заведующему складом и др.).

 

Материально ответственные лица должны знать "Положение о приемке товаров по количеству и качеству, сроках составления актов" (на станции или складе грузополучателя), знать требования по заполнению товарных документов, в частности ТТН-1 и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию). Сама бухгалтерия предприятия должна руководствоваться Положением о порядке использования бланков строгой отчетности № 21 от 21.02.2002 г. Министерства финансов Республики Беларусь.

 

При получении материалов непосредственно со склада поставщика экспедитор должен иметь доверенность, которая выписывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а) и действует не более 15 календарных дней со дня выписки, а при плановых платежах - весь календарный месяц.

 

Гражданским кодексом Республики Беларусь (ст.187) установлен срок действия доверенности (постоянной) до трех лет.

 

Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3). Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию.

 

Отгружая материалы, поставщик высылает на РУП “МТЗ” расчетные и другие сопроводительные документ: договора, протоколы согласования цен, платежное требование-поручение, товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры, квитанцию к железнодорожной накладной и другие.

 

Поступившие документы передаются в отдел материально-технического снабжения (маркетинговая служба), где они тщательно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен и т.д.

 

В отделе снабжения на документах поставщика делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату).

 

Затем заполняются ведомость оперативного учета выполнения договоров поставок и журнал учета поступающих грузов (форма М-1). В журнале указывается дата поступления груза, регистрационный номер, наименование

 

поставщика, дата и номер транспортного документа, род груза, сумма счета, номер и дата приходного ордера, акта приемки, запроса о розыске груза, отметка об оплате груза.

 

Проверенные документы поступают в бухгалтерию, квитанции транспортных организаций передаются экспедитору для получения груза.

 

Экспедитор, принимая грузы на станции железной дороги, пристани или непосредственно у поставщика, проверяет груз по массе (весу) и числу мест. В случае претензий к транспортной организации (недостача мест, массы груза, бой, порча, повреждение тары и т.д.) с участием начальника станции составляет коммерческий акт, а при хищении груза - с участием железнодорожной милиции. Такой акт является основанием для предъявления претензии к транспортной организации или же поставщику (ненадлежащая упаковка груза).

 

При отгрузке и перевозке товаров автомобильным транспортом основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в четырех экземплярах: первый - остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования груза; второй - остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий - служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю.

 

Используется и другая форма накладной - товарная накладная (ТН-2), которой оформляется приемка и отпуск груза, если его перемещение осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным), и заполняется она в двух экземплярах: первый - с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй - у грузоотправителя.

 

Поставщик имеет право вносить в накладную оговоренные исправления, а получатель этого делать не имеет права.

 

При отсутствии расхождений между фактическими данными груза и данными поставщика в ТТН-1 и ТТН-2 никаких дублирующих документов типа приходного ордера (форма № М-4) выписывать не следует. На ТТН-1 ставится штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза, дата и фамилии имени и отчества получателя материалов и его подпись (материально ответственного лица).

 

Когда же при приемке груза расхождения установлены, то приемка груза приостанавливается, и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (форма № М-7), который является основанием для предъявления претензий поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру.

 

Наряду с актом о приемке материалов оформляется приходный ордер особого образца (с красной полосой по диагонали).

 

Приходные ордера и акты приемки продукции по количеству и качеству на оприходованные материальные ценности должны составляться в день их поступления.

 

Актом оформляются так называемые "неотфактурованные поставки" (прибывшие без сопроводительных документов поставщика). Принимаются меры по розыску поставщика и сопроводительных документов. Цены груза берутся по аналогии с предыдущими поставками. Поставки относятся на забалансовый счет 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".

 

Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), учитываются у получателя на забалансовом счете 003 "Материалы, принятые в переработку".

 

Поступление материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов от списания основных средств оформляется накладными на внутренне перемещение (форма № 11) в двух экземплярах: один - для цеха-сдатчика для списания материалов, второй - складу-получателю для их оприходования.

 

Основными видами документов по отпуску материалов в производство являются лимитно-заборные карты и требования.

 

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.

 

Лимитно-заборные карты формы № 8а выписываются ОМТС, ОИ МКЦ, ОВК, на один или несколько номенклатурных номеров материалов и, как правило, на один шифр затрат (заказ) в двух или трех экземплярах сроком на один месяц. В отдельных случаях лимитно-заборная карта может открываться в целом на заказ на всю номенклатуру потребляемых материалов.

 

При небольших объемах отпуска материалов они могут выписываться на квартал (с отрывными месячными талонами). На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

 

Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца (квартала) ее действия передается подразделению-получателю материалов, второй экземпляр - соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие функции (ОМТС и др.), для контроля.

 

Лицо, осуществляющее отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). Отпускаются только те материалы, которые указаны в лимитно-заборной карте, и в пределах установленных лимитов.

 

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях) проставляется штамп (надпись)"Сверх лимита". К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм).

 

При получении материалов для производства изделий (продукции) взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

 

В конце месяца месячные лимитно-заборные карты формы № 8а и требования сдаются в бухгалтерию.

 

По лимитно-заборной карте формы № 8а ведется также учет материалов, не использованных в производстве, их возврат. При этом никакие дополнительные документы не составляются. На конец месяца в бухгалтерию должны быть сданы все лимитно-заборные карты независимо от использования лимита [14, с.63].

 

Требования предназначены для отпуска материалов, потребность в которых возникает периодически, а также в случаях:

 

сверхлимитного отпуска материалов по разным причинам;

 

при замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом.

 

Отпуск материалов сверх лимита, а также замена материалов производятся при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов или замены.

 

Аналитический учет материальных ценностей на складах и в кладовых предприятия и цехов осуществляется в сортовом разрезе, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

 

Для хранения материальных ценностей на РУП "МТЗ" существуют склады. Порядок учета на складах регламентирован Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках, утвержденными письмом Министерства промышленности СССР от 30 апреля 1974 г. № 103.

 

В качестве единицы бухгалтерского учета материалов принят номенклатурный номер. Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется карточка учета материалов.

 

Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально-ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке осуществляются на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.