Понятие «эффективной» автоматизации бухгалтерского учета

Из всего многообразия способов учета, который позволяет программа Инфо-Бухгалтер, для небольших производственных предприятий, имеющих ограниченную номенклатуру материалов (300-500 наименований) наиболее целесообразным представляется следующий:

складской учет ведется на субсчетах счета 10 "Материалы" (для торговли - на субсчетах счета 41 "Товары").  Целесообразно на этих счетах организовать количественно-суммовой учет, и создать субсчета по материально-ответственным лицам или местам хранения;

оприходование материалов производится с помощью бланка "Приходная накладная". Формируются бухгалтерские проводки по приходу материалов и учету НДС.

при получении от поставщика счета-фактуры, заполняем бланк "Оприходование счета-фактуры". Счет-фактура формируется к приходной накладной. Проводки в ЖХО не записываем, т.к. они уже существуют;

при перечислении поставщику оплаты по данному счету-фактуре, повторно вызываем счет-фактуру и заполняем справочник платежей. Формируются проводки по расчетам с поставщиком и налоговым вычетам по НДС;

при необходимости, на основании приходной накладной заполняем бланк "Приходный ордер" (форма М-4). Проводки в журнал не записываем. Автоматически производятся записи в таблицы блока "Учет материалов". Материалы закрепляются за материально ответственными лицами;

списание материалов в производство оформляем, используя типовую операцию "Материалы: списание в производство". При этом формируются бухгалтерские проводки, которые следует занести в ЖХО. При необходимости заполняем бланк "Требование-накладная" (форма М-11) и бланк "Списание материалов с материально-ответственных лиц.

Примечание. В соответствии с действующим законодательством, для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов;

автоматически формируем "Карточку учета материалов" (форма М-17), которая заполняется на основании данных по движению материалов, записанных в ЖХО.

По окончанию месяца формируем журнал учета полученных счетов-фактур и книгу покупок.

Для предприятий, имеющих большую номенклатуру материально-производственных  запасов, и для предприятий торговли рекомендуем использовать дополнительные блок "Торговый склад" к программе Инфо-Бухгалтер. Блок в комплект поставки программы Инфо-Бухгалтер не входит и приобретается отдельно. Он работает внутри программы Инфо-Бухгалтер и предназначен для автоматизации складского учета.

Кроме этого блока может быть использована программа Инфо-Склад. Эта программа является новой разработкой фирмы "Инфо-Бухгалтер". Программа работает автономно  и предназначена для автоматизации складского учета на крупных предприятиях. Информация из программы Инфо-Склад может быть передана в программу Инфо-Бухгалтер.

Как показывает анализ, многие предприятия уже используют различные программы складского учета, в том числе и "самодельные".  Программа Инфо-Бухгалтер обладает мощным встроенным языком, и любой программист может за небольшой срок написать программу стыковки существующей программы складского учета в программу Инфо-Бухгалтер.

При использовании дополнительного блока или других программ складского учета аналитический учет материально-производственных запасов ведется в них, а в Инфо-Бухгалтер передаются только обобщенные данные. При этом отпадает необходимость ведения аналитического учета на субсчетах счета 10 "Материалы" (счета 41 "Товары" и счета 43 "Готовая продукция").

В этом случае достаточным является организация аналитического учета только по материально-ответственным лицам или местам хранения материально-производственных запасов.

 

4. Расчет заработной платы

Работа в блоке "Зарплата" происходит в следующей последовательности:

• Ввод данных по работникам в программу;
• Создание в плане счетов для каждого работника субсчета;
• Ввод персональных данных работника в базу данных. При этом, если справочник отделов и справочник должностей ранее не заполнялись, возможно заполнение этих справочников;
• Проверка ставок налогов и взносов в справочниках «Налоги предприятия» и «Взносы предприятия».

Начисление заработной платы:

• Заполнение карточек начислений и удержаний;
• Установка расчетного периода;
• Расчет заработной платы;
• Формирование и печать расчетно-платежной ведомости;
• Формирование проводок по начислению зарплаты;
• Печать расчетных листов.

Начисление налогов и взносов предприятия:

• Расчет средней численности;
• Определение права на применение регрессивной шкалы ЕСН в текущем месяце;
• Расчет единого социального налога (ЕСН);
• Расчет налогов и взносов предприятия, формирование проводок по начислению налогов и взносов.

Выдача заработной платы:

• Расчет суммы, подлежащей выдаче работникам;
• Формирование платежной ведомости и проводок по выдаче зарплаты.
• Автоматическое формирование отчетных документов:
• Расчет по авансовым платежам по единому социальному налогу;
• Расчет по авансовым платежам по пенсионным взносам;
• Расчетная ведомость по средствам социального страхования;
• Документы персонифицированного учета для пенсионного фонда;
• Формирование сведений о доходах физических лиц на магнитных носителях.

 

5.  Учет основных средств

Блок «Учет основных средств», также как и блок «Зарплата», функционирует внутри программы Инфо-Бухгалтер. Он обеспечивает ведение бухгалтерского и налогового учета основных средств в соответствии с действующим законодательством.

Бухгалтерский учет основных средств ведется на счетах 01 «Основные средства» и 02 «Амортизация основных средств» в полном соответствии с «Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации», утвержденной приказом Министерства финансов РФ.

К счетам 01 «Основные средства» и 02 «Амортизация основных средств» для групп основных средств и конкретных объектов открываются субсчета в соответствии с методикой, принятой в программе Инфо-Бухгалтер. Организация самостоятельно определяет структуру субсчетов, исходя из особенностей бухгалтерского учета на конкретном предприятии (количества подразделений, цехов, бригад, объектов основных средств и т.п.).

Например: организация приобрела копировальный аппарат. Ему может быть создан субсчет: 01/1/4/05,

Где, 01-счет «Основные средства»,

1- субсчет 1-го уровня «Собственные  основные средства»,

4 -     субсчет 2-го  уровня «Прочие основные средства»,

05 - субсчет 3-го уровня  «Копировальный аппарат».   

 

Субсчета на счете 02 «Амортизация основных средств» создаются в точном соответствии с субсчетами по счету 01 «Основные средства».

Например.

 Субсчет, на котором  учитывается объект основных  средств –01/1/4/0025, субсчет, на котором  учитывается амортизация-02/1/4/025.  

Для целей налогового учета в программе отдельно учитываются первоначальная стоимость объекта основных средств и начисленная сумма амортизации. Для этой цели создаются забалансовые счета Н/01 и Н/02, которые являются аналогами балансовых счетов 01 и 02. К этим счетам создаются субсчета. Нумерация субсчетов осуществляется следующим образом:

Код субсчета 2 уровня указывает на балансовый счет бухгалтерского учета, на который относятся затраты по амортизации (например, 20).; 

Код субсчета 3 уровня указывает, к какой амортизационной группе по классификатору основных фондов относится объект (например, 2-вторая группа, со сроком амортизации от 2 до 3 лет, 5 –пятая группа, со сроком амортизации от 7 до 10 лет и т.п.);

Код субсчета 4 уровня –номенклатурный номер объекта.

Например. Для объекта основных средств с инвентарным номером 033, относящегося к 5 амортизационной группе (срок амортизации от 7 до 10 лет) будут созданы следующие субсчета:

«Н/01/20/5/033» – субсчет, на котором будет учитываться первоначальная стоимость объекта для целей налогообложения прибыли;

«Н/02/20/5/033» – субсчет, на котором будет учитываться начисленная сумма амортизации данного объекта для целей налогообложения прибыли.

Кроме того, при формировании проводок по указанным субсчетам будет использован дополнительный (балансовый к этим субсчетам) субсчет «Н/-». Он необходим для соблюдения принципа двойной записи при формировании проводок по забалансовым счетам. Этот принцип применяется только для сохранения единообразия работы программы.

Для занесения основного средства в программу необходимо создать соответствующий ему счет  в плане счетов.

 После того, как создан  субсчет, необходимо открыть карточку  основных данных для бухгалтерского  учета. Карточка открывается при  выборе пункта меню «Операции\Основные  средства\Карточки ОС\Основные данные (бухгалтерский учет)» (рис.7.39).

При вызове карточки доступно только одно поле «Счет учета основного средства».  Используя кнопку со стрелкой, расположенную справа от этого поля, из плана счетов выбираем субсчет, на котором учитывается данный объект основных средств. Если субсчет заранее не был создан, то его можно создать при работе с карточкой. Нажатием на кнопку, вызываем план счетов и вводим необходимые субсчета.

После выбора субсчета надо нажать на кнопку «ОК». При этом активизируются все остальные поля карточки.

Автоматически создается счет учета амортизации.

Этот счет и инвентарный номер автоматически записываются в соответствующие поля карточки.

В полях «Группа ОС» и «Подразделение» необходимо указать группу, к которой относится данный объект и подразделение, за которым он будет закреплен. Значения выбираются из справочников, которые открываются при нажатии кнопки, находящейся справа от соответствующего окна. Если необходимые записи в справочнике отсутствуют, их можно туда добавить, дважды щелкнув мышью по строке справочника.

В поле «Материально-ответственное лицо» указать материально ответственное лицо, выбрав его субсчет из счета «70» (например, 70/ШТ/АУП/009).

В поле «Счет затрат» указать субсчет последнего уровня на который будут относиться суммы начисленной амортизации (например, 20/АМР).

В полях «Способ нач.аморт.»,  «Вид амортизации» и «Норма амортизации» выбираем способ начисления и норму амортизации для целей бухгалтерского учета. 

В полях «Шифр ЕНАОФ» и «Шифр ОКОФ» можно указать коды объекты, выбрав их из соответствующих классификаторов.

В полях «Первоначальная ст.» и «Начальная амортизация» указываются суммы первоначальной стоимости и начисленной амортизации на момент оформления карточки.

После ввода всех значений необходимо нажать на кнопку «ОК». При этом информация будет занесена в таблицы блока «Учет основных средств», программа создаст субсчет амортизации (как было указано выше), предложит сформировать и при необходимости сформирует необходимые бухгалтерские проводки.

Кроме того, программа предложит открыть карточку основных данных для налогового учета. При положительном ответе на экране будет открыта эта карточка (рис.4).

В полях «Налоговый счет учета ОС» и «Налоговый счет амортизации» будут указаны субсчета, которые программа предлагает создать для налогового учета. А в поле «Регистр расходов» будет указан код субсчета, на котором ведется данный регистр расходов для целей определения налога на прибыль (например, 0/2/1/258/01).

В поле «Установленный срок пол. использ.», вводят значения срока полезного использования для целей налогообложения (в месяцах), определенный по Классификатору основных фондов от 1.01.2002г.  

В поле «Срок факт. использ. до 01.01.2002» указывают срок использования объекта, введенного в эксплуатацию до 1 января 2002 года.

 В поле «Оставшийся  срок полезного использ.» указывается оставшийся срок полезного использования, исходя из которого, будет рассчитываться амортизация.

Например.

На балансе организации по состоянию на 1 января 2002 года числится копировальный аппарат первоначальной стоимостью 30000 руб.

Срок полезного использования, определенный при принятии аппарата к учету, составил 8 лет (96 месяцев).

Срок фактической эксплуатации до 1 января 2002 года составил 2 года (24 месяца), а сумма начисленной амортизации за этот период составила 7500 руб.

Новый срок полезного использования копировального аппарата (в  соответствии с Классификацией ОС) установлен 37 месяцев. Амортизация начисляется линейным методом.          

Остаточная стоимость аппарата на 1 января 2002 года:

     30 000 руб. – 7500 руб. = 22 500 руб.

     Оставшийся  срок полезного использования:

     37 мес. – 24 мес. = 13 мес.

     Норма амортизации: 

     K = (1/n) x 100% = (1/13) х 100% = 7,69%.

     Сумма амортизации  в месяц составит: