Формы бухгалтерского учета для малых предприятий

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Журнал-ордер  выглядит так:

Вспомогательные ведомости  применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические  показатели сложно обеспечить непосредственно  в журналах-ордерах. В этих случаях  группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся  в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных ведомостей положен  кредитовый признак регистрации  хозяйственных операций по синтетическим  счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми  счетами. В порядке исключения, кассовые операции и операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.

Во избежание дублирования, записи в журналах-ордерах, в которых  отражаются кредитовые обороты в  корреспонденции с дебетом счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные  счета», производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за месяц.

Итоги оборотов за месяц  из журналов-ордеров переносятся  на счета главной книги, имеющей  следующую форму:

Исходя из принципа регистрации  учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми  счетами) производятся в одном определенном журнале-ордере. Дебетовые обороты  по соответствующему синтетическому счету  выявляются в различных журналах-ордерах - по мере регистрации в них записей  по кредиту корреспондирующих с  ним счетов. После переноса итоговых данных из всех журналов-ордеров в  главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета. Дебетовые  обороты по счетам, по которым синтетический  и аналитический учет ведется, объединено, в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой - для отражения показателей аналитического учета. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.

Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, что  в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные между собой. Поэтому  некоторые журналы-ордера предназначены  для отражения операций по кредиту  нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них  в регистре отведен раздел или  графа.

Записи в регистрах  производятся по мере поступления документов или итогами за месяц, в зависимости  от характера и содержания операции.

На документах, данные которых  включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих  регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах  общим итогом, номер регистра и  порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом  к сброшюрованным документам.

Итоговые записи в журналах-ордерах  подлежат обязательной сверке с данными  первичных документов, на основании  которых произведены эти записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, учетные записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

Суммы, относимые в дебет  тех счетов, по которым аналитический  учет ведется в соответствующих  им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета в специальных листках-расшифровках.

Записи в листках-расшифровках производятся по данным однородных документов, итогами за день или более продолжительный  период, а в необходимых случаях - по данным отдельных документов с  кратким пояснением содержания операции. По окончании отчетного месяца заполненные  листки-расшифровки используются для  заполнения журналов-ордеров, в которых  должны найти отражение аналитические  данные по соответствующим счетам. После записи в регистры листки-расшифровки  приобщаются к первичным учетным  документам.

На всех регистрах указывается  название месяца, в котором они  заполняются, а в необходимых  случаях и наименования синтетических  счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются главным бухгалтером организации или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Главная книга, открываемая на год, используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В главной книге показываются вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. В ней текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов.

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы счетоводства положены следующие  принципы:

• производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
• совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
• отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• применение объединенных журналов-ордеров по счетам, экономически связанным друг с другом;
• применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, необходимыми для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• применение журналов-ордеров, составляемых ежемесячно.

4. Журнально-ордерная форма счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций

Отличие журнально-ордерной формой счетоводства для небольших  предприятий и хозяйственных  организации от единой журнально-ордерной заключается в том, что при  первой форме предусмотрена возможность  осуществления бухгалтерского учета с применением ограниченного числа журналов-ордеров.

Минфин России рекомендует  использовать регистры, предусмотренные  в журнально-ордерной форме счетоводства, малым предприятиям, занятым в  материальной сфере производства.

5. Упрощенная форма с использованием регистров бухгалтерского учета

В основу упрощенной формы бухгалтерского учета положены принципы построения журнал-главной формы. Упрощенная форма бухгалтерского учета предложена Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н., и рекомендуется для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг). Такие малые предприятия должны быть юридическими лицами и использовать незначительное число синтетических счетов.

Данная форма предполагает ведение бухгалтерского учета в ведомостях.  Каждая из них имеет свое предназначение, которое отражено в ее названии. Всего ведомостей девять:

• ведомости по учету основных средств и начисленных амортизационных отчислений (форма № В-1);
• ведомость по учету производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям (форма № В-2);
• ведомость по учету затрат на производство (форма № В-3);
• ведомость по учету денежных средств и фондов (форма № В-4);
• ведомость по учету расчетов и прочих операций (форма № В-5);
• ведомость (оплата) по учету реализации, если в учетной политике закреплен метод реализации «по оплате» или ведомость (отгрузка) по учету расчетов и прочих операций, если в учетной политике закреплен метод реализации «по отгрузке» (форма № В-6). Напомним, что малым предприятиям при учете доходов и расходов позволяется не соблюдать допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Они могут использовать кассовый метод учета, что отражается в учетной политике;
• ведомость по учету расчетов с поставщиками (форма № В-7);
• ведомость по учету оплаты труда (форма № В-8);
• ведомость (шахматная) (форма № В-9).

Формы ведомостей приведены в приложениях к приказу Минфина России № 64н.

Каждая ведомость, как  правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной – по дебету счета с  указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью  номера дебетуемого счета. В обеих  ведомостях в графах «Содержание  операции» (или характеризующих  операцию) делается запись на основании  форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных  ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены  записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.). Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором  они заполняются, а в необходимых  случаях - наименование синтетических  счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются  лицами, производившими записи.

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотно-сальдовая ведомость. Эта  ведомость и является основанием для составления бухгалтерского баланса.

6. Простая форма бухгалтерского учета

Простая форма бухгалтерского учета применяется на предприятиях, где совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в  месяц), и не осуществляется производство продукции и выполнение работ, связанное  с большими затратами материальных ресурсов.

Простая форма предполагает ведение учета всех операций путем  их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (далее – Книга учета фактов хозяйственной деятельности) по форме № К-1. Наряду с Книгой учета фактов хозяйственной деятельности для учета расчетов по оплате труда с работниками необходимо вести также Ведомость учета заработной платы (форме № В-8).

Книга учета фактов хозяйственной  деятельности является регистром аналитического и синтетического учета, на основании  которого можно определить наличие  имущества и денежных средств, а  также их источников у малого предприятия  на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность. Книга должна содержать все применяемые бухгалтерские счета и позволять вести учет хозяйственных операций в каждом из них. Она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания показателей в формах бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Малое предприятие может  вести Книгу учета фактов хозяйственной  деятельности в виде ведомости, открывая ее на месяц, или в форме книги, в которой учет операций ведется  весь отчетный год. В последнем случае Книга учета фактов хозяйственной  деятельности должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в  ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия  и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, а также оттиском печати организации.