Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Аналитический учёт к счёту 71 ведется в ведомостях по каждому работнику в отдельности [6, с. 240].

В ЗАО «Щара-Агро» для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета записывают выданные под отчет суммы, по кредиту – списанные долги с подотчетных лиц согласно представленным отчетам, а также возврат неиспользованных сумм авансов [21, с. 134].

Синтетический учет  и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Щара-Агро» ведется  в машинограммах (ведомости учета финансово-расчетных операций) (Приложение С) по каждому подотчетному лицу и (оборотно-сальдовом балансе) (Приложение Т).

Итого по дебету и кредиту счета 71  «Расчеты с подотчетными лицами» вышеперечисленных машинограмм совпадают.

Кроме этого, в ЗАО «Щара-Агро» ведется машинограмма (сальдовая ведомость по счетам финансово-расчетных операций) (Приложение У).

В ведомости выводится исходящее сальдо по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждому подотчетному лицу за месяц.

Остатки средств на конец периода по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются также в балансе организации (Приложение Ф).

  Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Щара-Агро» по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (таблица 2.1), по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (таблица 2.2).

 

Таблица 2.1 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ЗАО «Щара-Агро» за июнь 2012 года

Содержание хозяйственных операций	Корреспонденция счетов		Сумма, р.	Источник информации
	дебет	кредит
Выдача из кассы аванса на командировочные и другие расходы	71	50	59 382 750	Машинограмма по счёту 71

 

 

Примечание – Источник: собственная разработка

 

Таблица 2.2 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ЗАО «Щара-Агро» за июнь 2012 года

Содержание хозяйственных операций	Корреспонденция счетов		Сумма, р.	Источник информации
	дебет	кредит
Оприходование приобретенных работниками предприятия за счет подотчетных сумм материалов	10	71	56 772 140	Машинограмма по счёту 71
Оплата услуг платной дороги за счет подотчетных сумм	23	71	31 000	Машинограмма по счёту 71
Оприходование приобретенных работниками предприятия за счет подотчетных сумм материалов для ремонта общежития организации	29	71	30 000	Машинограмма по счёту 71

 

 

Продолжение таблицы 2.2

Примечание – Источник: собственная разработка

 

Таким образом, в ЗАО «Щара-Агро» синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на основании первичных документов  с использованием машинограмм (ведомости учета финансово-расчетных операций и сальдовой ведомости по счетам финансово-расчетных операций). На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, которые сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3

ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

 

 

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.

Подотчетными суммами в Республике Беларусь могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные  расходы):

основные средства и материалы;

канцелярские расходы;

почтовые расходы;

проездные документы;

и тому подобное.

2. Командировочные расходы:

расходы на проезд до места назначения и обратно;

расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

расходы на провоз багажа;

расходы по найму жилого помещения;

расходы по оплате услуг связи;

расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз;

расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм;

сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

В международной практике дополнительно к расчетам с подотчетными лицами относят и представительские расходы.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.

Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во-вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в-третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.

Кроме того, выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности:

1. При проведении расчетов по оплате счетов у предприятий сервиса не всегда имеется возможность произвести расчет с помощью пластиковой карточки;
2. Если по пластиковой карточке произвести расчет не представляется возможным, тогда подотчетному лицу необходимо найти банкомат или терминал для снятия наличных денег;
3. Если же расчеты по пластиковой карточке позволяют выполнять операции по получению иностранной валюты, то при отсутствии валюты в банках, банкоматы ее не выдадут.

В ЗАО «Щара-Агро» в целях совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами необходимо:

использовать компьютерную технику для оформления командировочного удостоверения, ведения журнала регистрации командировочных удостоверений и т. д.;

использовать специальные программы для организации расчетов с подотчетными лицами, так машинограммы не позволяют на должном уровне, как того требует оперативность, получать необходимую информацию по расчетам.

Таким образом, бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходимо и дальше совершенствовать для сокращения документооборота и своевременности получения информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу.

Статус подотчетного лица предусматривает, с одной стороны, право организации требовать возмещения денежных затрат и нанесенного ей ущерба по вине такого лица, и с другой - право лица требовать от организации возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными организацией приобретать материальные ценности для нее.

В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности, как подотчетного лица, так и организации перед таким лицом. Предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества организации, переданного работнику под отчет. Приобретение статуса подотчетного лица может входить в служебные обязанности работника.

При направлении работника в служебную командировку статус подотчетного лица специально не предоставляется:

он приобретает его автоматически при получении денежного аванса из кассы организации на основании распоряжения руководителя;

статус подотчетного лица прекращается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от организации денежным средствам.

В случае если целью командировки являются расчеты за получение ценностей, с работником заключается договор на материальную ответственность. На практике чаще бывают ситуации, когда в командировку для приобретения ценностей направляется материально-ответственное лицо.

Удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта.

Таким образом, организация аналитического и синтетического учета по расчетам с подотчетными лицами заключается в том, что в бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной подотчет. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служат машинограммы, которые сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1 Банковский кодекс Республики Беларусь от 25.10.2000 г. №441-З (в ред. от 31.12.2009 г. №114-З) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000[Электронный ресурс]/ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2009.

2 Бабаш, Л. П. Бухгалтерский учет в банках: учебное пособие / Л. П. Бабаш, О. Н. Шестак, Л. П. Левченко. – Минск: Выш. шк., 2010. – 512 с.

3 Бухгалтерский учет: учеб. пособие / П. Я. Папковская [и др.]; под ред. П. Я. Папковская. – 2-е изд., испр. – Минск: Выш.шк., 2011. – 335 с.

4 Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учебник / А. П. Михалкевич, П. Я. Папковская, С. К. Маталыцкая [и др.]; под ред. А. П. Михалкевича. – 4-е изд., с изм. – Минск: БГЭУ, 2006. – 688 с.

5 Борисов А. Б. Большой экономический словарь. — М.: Книжный мир, 2003. — 895 с.

6 Еремина, А. Р. Основы бухгалтерского учета: теория, примеры, задачи: пособие / А. Р. Еремина. – Гродно: ГрГУ, 2011. – 339 с.

7 Инструкция о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями: утверждена постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 27 июля 2009 г. № 50 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]/ ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2009.

8 Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов, утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 №114// Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]/ ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2008.

9 Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. № 107 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]/ ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2011.

10 Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты населения от 30.07.2010 №115 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]/ ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2010.

11 Кожарский, В. В., Кожарская, Н. В. Учет и налогооблажение торговых организаций / В. В. Кожарский, Н. В. Кожарская. – Минск: Современная школа, 2011. – 400 с. 

12 Лемеш, В. Н. Ревизия и аудит: пособие для студентов экон. специальностей высш. и сред. спец. учеб. заведений. В 2 ч. Ч. 2 / В. Н. Лемеш. – Минск: изд-во Гревцова, 2008. - 384 с.  

13 Методические рекомендации по учету затрат и калькулированию себестоимости сельскохозяйственной продукции (работ, услуг), утверждены постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 31.08.2009 № 65 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]/ ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2009.

14 Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть) от 29.12.2009 №71-З (ред. от 30.12.2011 №330-З) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]/ ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2012.

15 О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Респ. Беларусь от 18.10.1994 №3321-XII (ред. от 26.12.2007 №302-З) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]/ ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2009.

16 Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утверждено постановление Минфина Республики Беларусь от 29.03.10 №38 (ред. от 23.03.2011 №12) // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс]/ ООО «ЮрСпектр». – Минск, 2011.