Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов, включая суточные, при служебных командировках за границу определены нормами Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115. В соответствии с пунктом 8 Инструкции № 115 наниматель обязан возместить командированному работнику расходы за проживание вне места постоянного жительства (суточные) для покрытия дополнительных личных расходов в месте служебной командировки в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Согласно пункту 22 Инструкции № 115 возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. Согласно пункту 24 Инструкции № 115 при выезде в служебную командировку за границу и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» установлены следующие размеры возмещения суточных при служебных командировках:

в пределах Республики Беларусь - 44000 руб. за каждый нахождения в командировке, 22 000 руб. при однодневной командировке;

оплата найма жилого помещения без предъявления оправдательных документов -13 000 рублей [17].

Например, для Российской Федерации предельная норма - до 55 дол. США, для Москвы и Санкт-Петербурга - до 90 дол. США.

При командировании в страны Балтии и дальнего зарубежья расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов не возмещаются.

Различают следующие виды служебных командировок:

по продолжительности: до 30 дней и свыше 30 календарных дней, причем последние допускаются, только с согласия работника (ч. 2 ст. 94 ТК РБ);

в зависимости от пункта назначения: в пределах Республики Беларусь и за границу. При направлении в командировку за границу срок (до 60 и свыше 60 дней) влияет на размер суточных (с 61-го дня при зарубежных командировках суточные выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение).

Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от вида командировки: для внутриреспубликанских - 3 года (после проведения налоговой проверки), для длительных и зарубежных - 75 лет.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения определенной формы (ст. 93 ТК РБ).

Форма командировочного удостоверения установлена только для командировок в пределах Республики Беларусь.

При зарубежных командировках обязательное оформление командировочного удостоверения не предусмотрено, а следовательно, не утверждена и его форма.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту  служебной командировки и обратно;

2) найму жилого помещения;

3) за проживание вне  места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные  работником с разрешения или  с ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК РБ).

Направление в командировку работника без выдачи аванса является нарушением норм трудового законодательства [11, с. 290].

Аванс может быть выдан: наличными денежными средствами; путем перечисления на корпоративную пластиковую карточку; путем перечисления на личную пластиковую карточку.

Также возможна выдача работнику дорожных чеков в иностранной валюте.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно как в пределах республики, так и за границу должны подтверждаться подлинными проездными документами. Ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда работника организации к месту командировки и обратно, действующее налоговое законодательство не содержит.

В пределах Республики Беларусь возмещаются расходы по бронированию билетов. При командировках за границу возмещаются страховые и комиссионные сборы (но не бронирование), а также обязательный сбор аэропорта. При зарубежных командировках расходы на проезд по тарифу 1-го класса (в железнодорожное транспорте - «СВ», в самолетах - «бизнес-класс») могут быть возмещены в исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Стоимость же комплекта спальных принадлежностей возмещается командированному работнику при наличии подтверждения их оплаты.

Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к (от) станции, пристани, аэропорту(а), если они находятся за пределами населенного пункта. Транспортные расходы в пределах пункта командирования, а также в пункте пересадки производятся работником за счет суточных [11, с. 292].

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при представлении оригиналов подтверждающих документов.

В пределах Республики Беларусь расходы по найму жилого помещения не нормируются, но проживание в номерах «люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются при представлении подтверждающих документов.

Указанные расходы могут возмещаться в размере, не превышающем стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более).

Расходы по бронированию мест в гостиницах в странах Балтии и дальнего зарубежья возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

При командировании в страны СНГ сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения, на основании подтверждающих документов, производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах [11, с. 293].

Превышение норм при возмещении расходов по найму жилого помещения допускается в следующих случаях:

1) работник направляется  для участия в международных  мероприятиях (конференции, семинары, соревнования, обучение, стажировки и т.п.), проводимых в соответствии с регламентом, и наниматель предварительно оплачивает взнос за участие (в том числе проживание, питание) в безналичном порядке;

2) условиями проведения  международной конференции и  других подобных мероприятий  предусмотрено предоставление гостиницы, стоимость которой превышает  установленную Министерством финансов  Республики Беларусь норму. При этом оплата может производиться как в безналичном порядке, так и наличными.

Стоимость питания (как правило, завтрака), включаемая в гостиничные счета, возмещению не подлежит.

Во время служебных командировок зачастую у работника возникает необходимость производить дополнительные расходы, в том числе обусловленные заданием на командировку.

В случае оплаты командированным лицом услуг камеры хранения, такие расходы могут быть возмещены ему при условии, что осуществлены были с разрешения или ведома работодателя. Однако с возмещенных сумм работнику придется уплатить подоходный налог.

Расходы работника на оплату «дополнительных» услуг (вызов скорой помощи, пользование медицинской аптечкой, предоставление кипятка, иголок, ниток и др.), оказываемых в гостиницах, признаются в целях налогообложения прибыли на таких же основаниях, что и непосредственно расходы по оплате проживания в пунктах командировки, т. е. они должны быть обоснованы и документально подтверждены.

К указанным «дополнительным» услугам, расходы, на оплату которых не признаются в целях налогообложения, относятся расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и т. п.

Письменный отчет по итогам командировки в пределах Республики Беларусь может представляться по требованию нанимателя. Представление письменного отчета по итогам зарубежной командировки является обязательным.

В случае направления в командировку лиц, не состоящих в штате, возмещение расходов при служебных командировках за границу осуществляется за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами является:

1. своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств, выданных под отчет, а также своевременность проведения расчетов с подотчетными лицами;

3) проверка правильности оформления, законности документов;

4) обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по платежам, возврату подотчетных сумм;

4) контроль соблюдения кассовой  и расчетной дисциплины;

5) группировка первичной информации  и отражение ее в регистрах  аналитического учета.

Таким образом, рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятий и организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в жизни предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Нормативная правовая база, регулирующая учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

За последние годы в бухгалтерском учете и отчетности произошли существенные изменения, адекватно отражающие процессы становления в экономике страны рыночных отношений. В целях единообразия в ведении и соблюдении принципов бухгалтерского учета, соответствия организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь международным стандартом бухгалтерского учета и отчетности осуществляется система государственного нормативного регулирования бухгалтерского учета. В настоящее время в Республике Беларусь сформирована четырехуровневая система нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Основные положения и принципы организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь регламентированы в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». На основании и во исполнение этого закона издаются нормативные правовые акты, устанавливающие правовые вопросы и принципы организации и методологии бухгалтерского учета и в то же время использующие все разумное и полезное, содержащееся в международных стандартах финансовой отчетности.

Правовое регулирование бухгалтерского учета можно представить в следующем иерархическом порядке.

Первый уровень представляют Законы Республики Беларусь и другие нормативные акты законодательной и исполнительной власти республики:

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994 года №3321-XII в редакции Закона Республики Беларусь от 25 июня 2001 г. № 42-З с изменениями и дополнениями в Законе от 26.12.2007г. №302-З. Этот закон устанавливает основные положения и принципы организации бухгалтерского учета на предприятии;

Гражданский кодекс Республики Беларусь от 07.12.1998 №218-З (в ред. от 03.07.2011 №285-З). В первой его части законодательно закреплены важнейшие нормы ведения бухгалтерского учета в организациях;

Банковский кодекс Республики Беларусь от 25.10.2000 г. №441-З (в ред. от 31.12.2009 г. №114-З). Устанавливает правовое обеспечение проведения расчетов;

Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть) от 29.12.2009 №71-З (ред. от 30.12.2011 №330-З). Устанавливает правовое обеспечение уплаты налогов и налоговых платежей;

Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 №296-З (ред. от 30.12.2010 №225-З). Устанавливает правовое обеспечение трудовой деятельности, регламентирует трудовые отношения в части рабочего времени, отпусков, контрактов, прав и ответственности работников и нанимателей.

О некоторых вопросах расходов на представительские цели: Указ Президента Республики Беларусь от 27.09.2010 №495, регулирует порядок расходов на представительские цели.

Второй уровень представляют положения (стандарты), утверждаемые Министерствами и другими органами, на которые законодательно возложены функции нормативного регулирования бухгалтерского учета:

Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. № 107. Инструкция определяет порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях;

Инструкция об организации исполнения платежей с текущих (расчетных) счетов в белорусских рублях в очередности, установленной законодательством, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2001 №63 (в ред. от 30.08.2011 №356), определяет очередность платежей со счетов в белорусских рублях;