Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Инструкция о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утверждена Правлением Национального банка Республики Беларусь от 30.04.2004 №74 (ред. от 24.09.2010 №9), определяет порядок расчетов с банковскими пластиковыми карточками;

Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов, утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 №114. Инструкция определяет порядок учета материалов в организации.

Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты населения от 30.07.2010 №115, определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу;

Инструкция о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями, утвержденная постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 27 июля 2009 г. № 50. Инструкция определяет порядок учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов в организации;

Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция о порядке применения Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 №50. Инструкция устанавливают единый порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета для организаций (за исключением банков, небанковских кредитно-финансовых организаций, бюджетных организаций);

Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках, утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь  от 21.10.2011 №107. Установлены размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь.

Третий уровень представляют методические указания и рекомендации, разрабатываемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами в соответствии с действующим законодательством и содержащие более детальные рекомендации по организации учета соответствующих объектов:

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств от 30.11.2007 №180 (ред. от 22.04.2010 № 50), регламентирует порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организаций и оформления ее результатов;

Методические рекомендации по учету затрат и калькулированию себестоимости сельскохозяйственной продукции (работ, услуг), утверждены постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 31.08.2009 № 65. Регулируют организацию учета затрат и калькулирование себестоимости сельскохозяйственной продукции.

Четвертый уровень – рабочие инструкции и указания по учету соответствующих операций и объектов непосредственно в ЗАО «Щара-Агро», приказы, распоряжения:

Положение по учетной политике ЗАО «Щара-Агро», утвержденное приказом директора от 29.12.2011  №28;

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, необходимых для ведения бухгалтерского учета с учетом отраслевых особенностей, содержащий  перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета), необходимых для ведения бухгалтерского учета с учетом отраслевых особенностей;

График документооборота;

Должностные инструкции работников организации.

Таким образом, в своей финансово-хозяйственной деятельности  ЗАО «Щара-Агро» использует вышеперечисленные нормативные правовые акты Республики Беларусь и локальные акты Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь.

1.3 Международный опыт учета расчетов  с подотчетными лицами

 

 

 

Расчеты с подотчетными лицами в различных странах регламентируются в Трудовом и Налоговом кодексах.

Так, согласно подпункта 81 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан:

 

 Командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

 

 На основании пунктов 2-4 статьи 152 Трудового кодекса работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

 

 1) суточные за календарные  дни нахождения в командировке, в том числе за время в  пути;

 

 2) расходы по проезду  к месту назначения и обратно;

 

  3) расходы по найму  жилого помещения. Условия и сроки  направления в командировки работников  определяются трудовым, коллективным  договорами или актом работодателя.

В Республике Казахстан п.4 ст.155 Налогового кодекса РК, установлены нормы суточных на 2012 год,  не подлежащих налогообложению Индивидуальным подоходным Налогом:

суточные не более 6-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, в сутки - за период нахождения в командировке в пределах Республики Казахстан до сорока суток; - максимальный размер суточных на 2012 год - 9708 тенге;

 

 суточные не более 8-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, в сутки - за период нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан до сорока суток; - максимальный размер суточных на 2012 год - 12 944 тенге [25].

В Российской Федерации расчеты с подотчетными лицами осуществляются аналогично, как в Республике Беларусь.

Представляет интерес в этом направлении международный опыт Украины.

Суточные для командировок в пределах Украины установлены в пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Налогового кодекса и на 2012 г. равны 214,60 грн.:

Заработная плата может перечисляться командированному работнику по его просьбе в безналичной форме на соответствующий счет с применением специальных платежных средств (платежных карточек) или по почте за счет командировавшего его предприятия.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к постоянному месту жительства должны быть засвидетельствованы в установленном порядке (т.е. оформлен больничный лист).

За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается помощь по временной нетрудоспособности. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы на найм жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может по состоянию здоровья приступить к исполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к своему постоянному месту жительства, но на срок не более двух месяцев.

За время задержки в месте пребывании в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на найм жилого помещения и другие расходы.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найм жилого помещения и суточные расходы.

По возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать отчет об использовании средств, предоставленных на командировку.

В случае если во время служебных командировок командированный работник получил наличность с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне потраченных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы).

Вместе с отчетом подаются документы в оригинале, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов.

Разрешение (согласование) руководителя предприятия на возмещение расходов сверх документально подтвержденных сумм оформляется в письменном виде в произвольной форме.

Разрешается возмещать следующие командировочные расходы (возмещаются сверх установленных норм суточных при наличии документов в оригинале, которые удостоверяют стоимость этих расходов):

проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования;

проезд к станции, пристани, аэропорту, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный 
расходы на предварительный заказ (бронирование) билетов;

расходы на проезд по месту командировки транспортом общего пользования (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи, маршрутные такси) при условии, что работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения;

расходы, понесенные в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь, если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и тому подобное), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов;

расходы на перевозку багажа;

расходы на пользование постельными принадлежностями в поездах 
оплату аэропортных сборов.

В случае использования электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение является такой пакет документов:

оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающий осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка из карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира;

в случае, когда электронный авиабилет является частично использованным, к отчету также прилагается письмо (акт, справка) о возвращении авиабилета, составленное компанией-продавцом, в котором отмечаются фамилия и инициалы командированного работника, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных денежных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвращением частично использованного билета;

в случае, когда авиабилет (оформленный на бумажном бланке) является неделимым и частично использованным, к отчету прилагается письмо (акт, справка) о возвращении авиабилета, составленное компанией-продавцом, в котором отмечаются фамилия и инициалы командированного работника, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвращением частично использованного билета, а также копия авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия или уполномоченного на это лицом; 
         расходы, осуществленные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или иное транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только, если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т.д.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов;

расходы на обязательное страхование, в т.ч. на транспорте 
приобретение горюче-смазочных материалов с учетом установленных норм за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия;

другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами;

проезд по месту командировки городским транспортом общего пользования, на арендованном транспорте. Такие расходы возмещаются в соответствии с маршрутом согласованным с руководителем;

бронирование мест в гостиницах;

проживание в гостиницах (мотелях), найм других жилых помещений возмещаются из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки проживания;

расходы на найм жилого помещения за время вынужденной остановки в дороге, подтверждающиеся соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, согласованных с руководителем;

бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), включенные в гостиничные счета;

пользование холодильником, телевизором, телефоном;

возмещение расходов на служебные телефонные разговоры проводятся в размерах по согласованию с руководителем;

с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы на оплату услуг камеры хранения;

с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы на оплату услуг платного зала ожидания.

Ограничения, которые могут устанавливаться на предприятии для командировочных расходов:

на предприятии могут устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования средств, предоставленных на командировку;

ограничения или изменения размеров командировочных расходов устанавливаются внутренними документами предприятия: приказом (распоряжением) руководителя предприятия, Положением о командировках, коллективным договором;

ограничиваться могут расходы на найм жилого помещения, на бытовые услуги, транспортные и другие расходы;

при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, предприятие может предложить командированному  вид транспорта, которым следует пользоваться в командировке. В случае отсутствия такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта;

расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещаются в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов;