Аудит удовлетворенности трудом

 

2.Замечания  к книге учета трудовых книжек

При проведении экспертизы книги учета и движения трудовых книжек были выявлены следующие  типичные нарушения:

1. Отсутствует дата выдачи трудовой книжки работнику на руки при увольнении, например по ниже указанным респондентам:

А – роспись  в получении трудовой книжки имеется, но не указанна дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении.

G - роспись в получении трудовой книжки имеется, но не указанна дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении.

2. Дата принятия на работу указанная в книге учета движения трудовых книжек существенно отличается от даты приказа о приеме на работу ниже указанных респондентов:

W- в книге указанно, что принята 14.09.09г., а согласно трудовой книжке, личной карточке и приказа 09.08.09г.

E- в книге указанно, что принята 17.02.10г., а согласно трудовой книжке, личной карточке и приказа 30.01.10г.

R- в книге указанно, что принята 13.06.09г., а согласно трудовой книжке, личной карточке и приказа 09.02.09г.

O- в книге указанно, что принята 15.02.11г., а согласно трудовой книжке, личной карточке и приказа 02.04.11г.

P- в книге указанно, что принята 23.05.11г., а согласно трудовой книжке, личной карточке и приказа 22.08.11г.

S- в книге указанно, что принята  11.09.10г., а согласно трудовой книжке, личной карточке и приказа 09.08.10г.

T- в книге указанно, что принята 13.06.09г., а согласно трудовой книжке, личной карточке и приказа 04.08.09г.

U- в книге указанно, что принята 14.12.10г., а согласно трудовой книжке, личной карточке и приказа 25.08.10г.

 

3.Замечания к приказам по кадрам:

При проверки данного  раздела были выявлены следующие ошибки:

- у 6 респондентов в приказах о приеме на работу отсутствует дата ознакомления работника с приказом;

- у 4 респондентов в приказах о приеме на работу нет подписи работника об ознакомлении с приказом;

- у 8 респондентов в приказах об увольнении на работу нет подписи работника об ознакомлении с приказом;

- у 6 респондентов в приказах о приеме на работу отсутствует ссылка на трудовой договор (номер и дата), на основании которого составляется приказ.

Данные замечания  были выявлены за период с 2010г.- по 2011г.

 

4.Замечания к должностным инструкциям

При проверке должностных  инструкций ПСМК «Энергия» существенных нарушений выявлено не было. Имеются только замечания к порядку  оформления данных инструкций.

Одним из обязательных реквизитов должностной инструкции является отметка об ознакомлении работника с должностной инструкцией.

Для примера  приведены несколько инструкций с типичными недочетами:

● должностная  инструкция (мастер лесоучастка) - нет даты, номера, грифа согласования, подписи разработчика

● должностная  инструкция (мастер деревообрабатывающего  цеха) – нет даты, номера, подписи  разработчика

● должностная  инструкция (инженер котельных установок) - нет даты, номера, грифа согласования, подписи  разработчика

● должностная  инструкция (инженер геолог) - нет  даты, номера, грифа согласования, подписи  разработчика, визы согласования

 

5. Замечания к Правилам внутреннего трудового распорядка ПСМК «Энергия»

Правила внутреннего  трудового распорядка входят в состав организационно-распорядительной документации и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные  ГОСТ Р 6.30-2003, согласно которым в  грифе утверждения должна быть дата утверждения, но в Правилах  внутреннего трудового распорядка ПСМК «Энергия» она отсутствует. Также согласно данному ГОСТу данный документ должен быть пронумерован ,заверен подписью и печатью организации. Также должен быть  лист ознакомления работников с данными правилами, который тоже отсутствует.

Данные правила  составлены без привязки к конкретной организации. Существенных противоречий трудовому законодательству данные правила не содержат, так как дублируют положения Трудового кодекса Российской Федерации. Самая большая проблема данного документа заключается в том, что он воспринимается скорее как формальность, а не как подспорье в работе.  Для того чтобы избежать этого, не нужно дублировать Трудовой кодекс Российской Федерации, а необходимо сосредоточить внимание на специфики данной организации.

 

6.Замечания к штатному расписанию

Штатное расписание ведется  с указанием фамилий работников.

Штатное расписание - это  утверждаемый руководителем (собственником  имущества) организации, вышестоящим органом или индивидуальным предпринимателем систематизированный перечень наименований должностей (профессий) постоянных работников с указанием количества одноименных должностей (профессий), в т.ч. вакантных, размеров должностных окладов (тарифных ставок) и отражающий организационную структуру предприятия (учреждения). Персональные сведения о работниках, занимающих те или иные должности (выполняющих те или иные работы) в организации, в штатное расписание не вносятся, а могут отражаться в штатной книге.

 

 

 

7. Замечания к графику отпусков. 

 В реальности далеко  не всегда сотрудники уходят  в отпуск строго в соответствии  с графиком, который утверждается  еще до начала года. Так например  респондент W по графику должен был пойти в отпуск в феврале, но фактически не пошел. Инспекторы вправе оштрафовать работодателя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ИТОГОВОЕ АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Реквизитная часть: ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ  СТРОИТЕЛЬНО-МОНТАЖНЫЙ КООПЕРАТИВ «ЭНЕРГИЯ»

Вводная часть: в ходе аудита кадрового делопроизводства была изучена следующая документация: Книга учета движения трудовых книжек, трудовые книжки и личные карточки работников, штатное расписание, приказы поличному составу, график отпусков, должностные инструкции, приказы по основной деятельности, правила внутреннего трудового распорядка. Так же были проведены интервью с председателем предприятия, инспектором отдела кадров, а так же с бухгалтером расчетного стола.

Аналитическая часть.

Тип аудита кадрового  делопроизводства:

По периодичности  проведения –оперативный.

По полноте  охвата изучаемых объектов –полный.

По методике анализа –комплексный.

По уровням  проведения –на всех уровнях.

По способу  проведения проверки –внешний, с привлечением сотрудников организации.

Итоговая  часть: в ходе кадрового аудита были выявлены некоторые недочеты в штатном расписании, неполные данные в личных карточках и трудовых книжках, а так же ошибки в оформлении должностных инструкций.

Четкое ведение  документации тесно связано с  правильным исчислением и соответственно уплатой налогов, и если есть ошибки, то предприятие может понести финансовые риски.

Для разрешения этих ошибок руководителю организации необходимо увеличить бюджет на такие функции как обучение персонала и его развитие.

Необходимо  повысить квалификацию персонала, провести информационные семинары для линейных руководителей. Особое внимание следует уделить совершенствованию организационной структуры и кадровой политике.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Значение кадровых документов трудно переоценить: в них  зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба организации должна строго руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими правовыми актами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, работодатели могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Усовершенствованию  документационного обеспечения  управления в учреждениях любой  формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

В результате аудита кадровой документации было выявлено, что в ПСМК «Энергия» имеются недочеты в штатном расписании, неполные данные в личных карточках и трудовых книжках, а так же ошибки в оформлении должностных инструкций. Все эти недочеты могут привести предприятие к финансовым, организационным и юридическим рискам.

Юридические риски - риск некорректно составленной документации, в результате чего контрагент в состоянии не выполнять условия договора и пр.

Организационные риски - это риски, связанные с ошибками менеджмента компании, ее сотрудников; проблемами системы внутреннего контроля, плохо разработанными правилами работ, то есть риски, связанные с внутренней организацией работы компании.

Финансовый  риск — риск, связанный с вероятностью потерь финансовых ресурсов

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". Издание второе. 1999;
2. ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991;
2. http://www.okgru.com
3. http://www.bonus-group.ru
4. Пономарева Н.Г. «Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве» - М, 2005;
5. Лобанов А.А., Иванцевич Дж.М. Человеческие ресурсы управления - М, 1998;
6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
7. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства  - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.;
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. — 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с.;
9. http://www.delodokument.ru
10. Постановление Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»

 

 

Приложение 1.

 

Основные направления  кадрового аудита

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2