Государственная политика в области формирования информационного общества

 

20. Содержание документа. Реквизиты документов. Требования, предъявляемые к созданию официальных документов.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Правила оформления документов офиц док-тов

Основные правила при оформлении документов:

- текст документа печатается  через 1,5 межстрочных интервала;

- первую строку каждого  абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы  левого поля;

- реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный  интервал;

- реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными  интервалами;

- расшифровку подписи  в реквизите “Подпись” печатают  на уровне последней строки  наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией;

- если заголовок к тексту  превышает 150 знаков (5 строк), его

допускается продлевать до границы правого поля;

- точку в конце заголовка  не ставят;

- в документах, оформленных  на двух и более листах, нумеруются  второй и последующие листы;

- номера страниц проставляются  посередине верхнего поля листа  арабскими цифрами без слова  “страница” на расстоянии не  менее 10 мм от верхнего края  листа.

Оформление реквизитов документов

1. Изображение Государственного  герба. Это изображение помещается  на верхнем поле распорядительных  документов и писем.

2. Эмблема организации. Оформляется  ниже государственного герба  также на верхнем поле документа.

3. Изображение наград. Этот  реквизит не отменен, но в настоящее  время в документах не применяется.

4. Код организации по  Российскому классификатору предприятий  и организаций. Оформляется в  виде цифр в правой верхней  части первой страницы документа (если такой код присвоен).

5. Код документа по  Российскому классификатору управленческой  документации. Оформляется также  в виде цифр в правой верхней  части документа (если это необходимо).

6. Наименование министерства  или вышестоящего ведомства. Помещается  в верхней части документа  на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.

7. Наименование организации -- автора документа. Указывается в точном соответствии с приведенным в Положении о данной организации.

8.Наименование структурного  подразделения. Помещается ниже  наименования организации в том  случае, когда документы издают  структурные подразделения организаций.

9. Индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адрес, номер телетайпа, номер факса, номер телефона, номер счета в  банке. Проставляются ниже наименования  организации. Например: 630011, г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 76, тел. 66-12-72, факс 66-01-12, р/с №

10. Название вида документа. Название документа должно соответствовать  содержанию документируемого управленческого  действия.

11. Дата. Оформляется арабскими  цифрами в день подписания, издания  документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа. Например: 06.01.08. Допускается вначале  указывать год, затем месяц и  день месяца, например: 08.01.29. В текстах  документов, содержащих сведения  финансового характера, допускается  применять словесно-цифровой способ  оформ-лен/ия дат, например: 30 января 2008 года.

12. Индекс. Индекс создаваемых  и получаемых документов состоит  из порядкового номера (с начала  календарного года), который может  быть дополнен индексом по  номенклатуре дел, индексом применяемого  классификатора (корреспондентов, вопросов  деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

13. Ссылка на индекс  и дату входящего документа. Включает  индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

14. Место составления или  издания документа. На всех документах, кроме служебного письма, указывается  местонахождение предприятия, которое  создает документ. Например: Новосибирскими: Новосибирская область, с. Довольное.

15. Гриф ограничения доступа  к документу. Помещается в правой  стороне верхней части первой  страницы документа. Если указан  гриф «Для служебного пользования», этим документом можно пользоваться  только на работе. Учет таких  документов ведется отдельно  от других. Если указан гриф  «Секретно», с этим документом  может работать только определенный  круг работников, имеющих специальный  допуск. Работа с секретными документами  ведется по отдельной инструкции, с которой знакомы все работники, имеющие допуск к работе с  этой группой документов.

16. Адресат. Документы адресуют  в организации, их структурные  подразделения или конкретному  должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

18. Резолюция. В резолюции  даются указания по исполнению  решения, постановления и т.п., зафиксированного  в документе. В состав резолюции  должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции  нескольких фамилий указывается  ответственный исполнитель, а если  таких указаний нет, лицо, названное  в резолюции первым, является  исполнителем. На документах, не  требующих дополнительных указаний  по исполнению, в резолюции указывается  исполнитель, ставятся подпись автора  резолюции и дата.

19. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания  документа указывают в заголовке  к тексту. Он должен быть максимально  кратким и емким, точно передавать  смысл текста. Заголовок должен  грамматически согласовываться  с названием документа, например: приказ (о чем?) «Об итогах работы  за первое полугодие 2008 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического  совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

20. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается  в резолюции руководителя, если  он не указан, срок контрольного  документа определяется в один  месяц или как указано в  документе.

21. Текст. Тексты документов  могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный  текст, а также комбинация разных  форм. Если сплошной текст содержит  несколько решений, выводов и  т.д., его следует разбивать на  разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказывали», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить»), от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), от третьего лица единственного числа («администрация не возражает», «комитет по экономике считает возможным»),

22. Отметка о наличии  приложения. Если документ имеет  приложения, названные в тексте, отметка о них делается в  следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

23. Подпись. В состав этого  реквизита входят наименование  должностного лица, подписывающего  документ (полное, если документ  оформлен не на бланке, и сокращенное  на документе, оформлен ном на  бланке), личная подпись и ее  расшифровка.

-При подписании документа  несколькими должностными лицами  их подписи располагают одну  под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

-При подписании документа  несколькими лицами равных должностей  их подписи располагают на  одном уровне.

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

25. Визы. При визировании  документа кроме личной подписи  приводят ее расшифровку и  ставят дату. При необходимости  указывают должность визирующего.

24. Гриф согласования. Состоит  из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования  должности лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование  организации), личной подписи, ее  расшифровки и даты. Например:

26. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных  лиц, фиксирующих факт расходования  денежных средств и материальных  ценностей, а также специально  предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица  должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати  следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть  наименования должности лица, подписавшего  документ.

27. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

28. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.

Располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

29. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Эта отметка должна включать следующие данные:

краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

слова «Вдело»;номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

30. Отметка о переносе  данных на машинный носитель. Включает запись «Информация  перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за  перенос данных, и дату переноса.

31. Отметка о поступлении  документа. Располагается в нижней  части первого листа документа  и включает сокращенное наименование  организации -- получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

Оформление документов –поставление необходимых реквизитов, установленными правилами документирования.

Реквизиты документа- обязательный элемент оформления док-та.

                   30 реквизитов

01- Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21-приложения

22-подпись 

27-отметка об исполнителе

21. Электронный документ, электронный документооборот, электронная цифровая подпись в гражданском и публичном оборотах.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

· многокритериальный поиск документов;

· контроль исполнения документов;

· регистрация документов;

· ввод резолюций к документам;

· распределенная обработка документов в сети;

· распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;

· ведение нескольких картотек документов;

· работа с проектами документов;

· распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

· формирование стандартных отчетов;

· обмен документами по электронной почте;

· списание документов в дело;

· отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

· ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

· редактирование шаблонов выходных печатных форм.[2]

Важнейшей проблемой электронного документооборота является обеспечение достоверности документов. Это объясняется тем, что процесс обмена электронными документами коренным образом отличается от обычного обмена документами на бумажных носителях.

Проблему подтверждения подлинности информации, содержащейся в электронном документе, можно решить путем использования электронной цифровой подписи, которая позволяет установить автора электронного документа и гарантировать неизменность его содержания.