Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

Одеська національна  академія зв’язку О.С. Попова

Кафедра «Мережі  та системи поштового зв’язку»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольна  робота

На тему : «Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю. Класифікація ділових паперів»

Варіант 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виконала:

Студентка групи СПЗ-кв-54

Демченко Ірина

Перевівив:

Викладач укр.мови

Котляренко  С.В

 

 

 

Київ-2013

 

 

 

Документ –  основна одиниця офіційно-ділового стилю

 

Офіційно-діловий  стиль – це різновид української літературної мови, що

 відповідає певним  усталеним формам спілкування між установами, окремою особою

 та установою, між  посадовими особами. Офіційно-діловий  стиль – мова

 ділових паперів  (законів, кодексів, актів, постанов, наказів).

Сфера використання: офіційне, спілкування в державно-політичному,

 громадському й економічному житті; законодавство, адміністративно-господарська

 діяльність.

Головне призначення: регулювання ділових відносин мовців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у типових ситуаціях.

Підстилі:

• законодавчий (закони, укази, статути, постанови)
• дипломатичний(міжнародні угоди, проток
• адміністративно-канцелярський(заяви,довідки, доручення).

 

Поняття «документ» у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні

способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або інформації). Існує

безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про те, що він собою являє.

 

Документ (у перекладі з лат.) – це «повчальний приклад», «спосіб доказу»). Донедавна

послуговувалися визначенням, за яким документ – це засіб закріплення різним

способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища

об’єктивної дійсності  й розумової діяльності людини.

 

Є багато інших  визначень поняття «документ»є  таке пояснення:

1. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право нащо-небудь, служить доказом чого-небудь.
2. Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.
3. Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне

Українська  радянська енциклопедія засвідчує, що документ –це:

1. Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або фактів, що спричинюють правові наслідки.
2. Офіційне посвідчення особи.
3. Історично достовірне письмове джерело.
4. Матеріальний об’єкт, у якому міститься та або інша інформація. В Україні офіційно прийняті такі визначення документа, які зафіксовані в державних стандартах.

Документ – записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у ході здійснення інформаційної діяльності (ДСТУ 2392-94)

Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу (ДСТУ 2732-94)

Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом, для її передачі у часі і просторі (ДСТУ 3017-95)

«Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі». (ДСТУ 2732:2004)

Функція документа – це його цільове призначення, органічно властиве йому, незалежно від того, усвідомлена чи не усвідомлена вона авторами. Дослідження показали, що документ поліфункціональний, тобто в одному і тому ж документі спостерігається переплетення різних функцій.

Можна виділити такі функції документа:

• інформаційну;
• соціальну;
• комунікативну;
• культурну;
• управлінську;
• правову;
• обліку;
• історичного джерела;
• кумулятивну;
• пізнавальну (когнітивну);
• гедонічну.

Єдиної класифікації документів ще немає. Всі класифікації певною мірою умовні залежно від  того, яка ознака є домінуючою.Цілком умовно можна запропонувати таку класифікацію документів:

 

за назвою видів документів  або найменуванням	заяви,листи, телеграми, довідки, розписки, доручення.
походженням	службові (офіційні) створюються організаціями,підприємствами та службовими особами, які їх представляють (оформляються у встановленому порядку);особисті створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.
місцем виникнення	внутрішні мають чинність лише всередині тієї організації, де їхскладають; зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами.
призначенням	організаційні,розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові,господарсько-договірні, щодо особового складу.

 

 

 

напрямом (колі)	вхідні; вихідні.
джерелами виникнення	первинні; вторинні.
формою	стандартні (типові) мають однакову форму й заповнюються у певній послідовності за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції); індивідуальні (нестандартні) створюються в кожному конкретному випадку, їх друкують або пишуть від руки (заяви, накази,протоколи).
терміном  виконання	звичайні  безстрокові виконують у порядку загальноїчерги; термінові мають встановлений строк виконання; дуже термінові мають позначення «дуже  термінові»; нетермінові.
таємністю	для загального користування; несекретні (для службового користування); секретні (таємні, конфіденційні, цілком таємні).
стадіями  створення	чорновий; оригінал основний вид документа, перший і єдиний його примірник; копія точне відтворення оригіналу; витяг відтворений не весь документ, а лише його частина; дублікат другий примірник документа (якщо документ загублено).
складністю	прості; складні.
строками  зберігання	постійного; тимчасового (до 10 років); тривалого (понад 10 років).
технікою  відтворення	рукописні; відтворенні механічним способом.
юридичною силою	справжні (істинні); фальшиві (підроблені).
носієм інформації	Оформленні на папері, дискеті, диску, фотоплівці, магнітній  стрічці.

 

Організація роботи з  документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Кількість різновидів документів, вважають, наближається до 100. Насправді їх є набагато більше. Види документів непогано запам’ятовуються при запропонованій умовній класифікації:

1. інформаційно-довідкові документи (графік, довідка, доповідна записка, доповідь, запрошення, зведення, звіт, огляд, оголошення, перелік, план, повідомлення, пояснювальназаписка, пропозиція, протокол, список, таблиця, телефонограма та інші);
2. розпорядчі документи (вказівка, наказ, постанова, резолюція, рішення, розпорядження, ухвала тощо);
3. організаційні документи (інструкція, правила, положення, програма, регламент, розпорядок, статут, функціональні обов’язки тощо);
4. документи з особового складу (анкета, автобіографія, відрядження, заява, контракт, накази з особового складу, особова карточка, особова справа, посвідчення резюме, угода, ухвала, характеристика тощо);
5. документи господарсько-договірної (договір поставки; договір підряду; договір про майнову відповідальність відповідальних осіб; договір підряду на капітальне будівництво; договір з наукової діяльності; договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування; договір про депозитний вклад; кредитний договір; договір про спільну діяльність; лізингова угода; договір про пайовий внесок; договір про посередницькі послуги; договір на інформаційно-довідкове обслуговування; договір на брокерське обслуговування; установчий договір на створення асоціації; установчий договір про створення на пайових засадах комерційного банку; договір про заснування малого підприємства; договір оренди, договір оренди з правом викупу; договір продажу майна державних підприємств, установ, організацій юридичним особам; договір продажу майна державних підприємств громадянам (групі громадян) тощо);
6. документи господарсько-претензійної діяльності (протокол розбіжностей до договорів, комерційний акт, претензійний лист, позовна заява тощо)
7. обліково-фінансові документи (акти про результати інвентаризації матеріальних цінностей; акт оцінки наявності оборотних коштів; акт оцінки вартості основних фондів, що підлягають викупові (продажу); акт оцінки вартості незавершеного будівництва; акт оцінки вартості майна; державний акт про викуп майна державного підприємства; акт про результат ревізії каси; акцепт; відмова від акцепту; доручення; заява-зобов’язання; заява про відкриття рахунку в банку; квитанція; накладна; розписка; трудові угоди та інші);
8. документи зовнішньоекономічної діяльності: а) документи з організації зовнішньоекономічних зв’язків(комерційні листи: запит – відповідь на запит; пропозиція (оферта) – відповідь на пропозицію; рекламація (претензія) – відповідь на рекламацію; контракт; доповнення до контракту; запис бесіди (ділової розмови); б) документи для створення спільних підприємств (протокол намірів про створення спільних підприємств; договір і статут спільного підприємства).

 

Однак, мабуть, класифікацію документів варто розпочинати з Державного класифікатора управлінської документації (ДК 010-98, чинний від 01.06.1999), згідно якого проставляють реквізити 05 – код форми документа.

Державний класифікатор управлінської  документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

ДКУД розроблено у  зв’язку зі змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

 

Класифікатор орієнтовано  на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських  функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить  такі класи:

1. організаційно-розпорядча документація (код 02);
2. первинно-облікова документація (код 03);
3. банківська документація (код 04);
4. фінансова документація (код 05);
5. звітно-статистична документація (код 06);
6. планова документація (код 07);
7. ресурсна документація (код 08);
8. торговельна документація (код 09);
9. зовнішньоторговельна документація (код 10);
10. цінова документація (код 13);
11. документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код15);
12. документація з побутового обслуговування населення (код 17);
13. бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
14. документація з Пенсійного фонду (код 20);
15. словниково-довідкова документація (код 21).

Державний стандарт на оформлення документів

Звертаємо увагу на те, що з 1 вересня 2003 року чинний вУкраїні ДСТУ 4163 – 2003.Державна уніфікована система документації.Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.Вимоги до оформлення документів.Документ є основним видом ділового мовлення і складається з окремих елементів-реквізитів (постійних і змінних). Є 32 реквізити.

Склад реквізитівдокументів

Готуючи та оформляючи документи, використовують такі реквізити:

01 – зображення Державного  герба України, гербаАвтономної  Республіки Крим

02 – зображення емблеми  організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 – зображення нагород

04 – код організації

05 – код форми документа

06 – назва організації  вищого рівня

07 – назва організації

08 – назва структурного  підрозділу організації

09 – довідкові дані  про організацію

10 – назва виду документа

11 – дата документа

12 – реєстраційний  індекс документа

13 – посилання на  реєстраційний індекс документа  і дата документа, на який  дають відповідь

14 – місце складення  або видання документа

15 – гриф обмеження  доступу до документа

16 – адресат

17 – гриф затвердження  документа

18 – резолюція

19 – заголовок до  тексту документа

20 – відмітка про  контроль

21 – текст документа

22 – відмітка про  наявність додатків

23 – підпис

24 – гриф погодження  документа

25 – візи документа

26 – відбиток печатки

27 – відмітка про  засвідчення копії

28 – прізвище виконавця  і номер його телефону

29 – відмітка про  виконання документа і направлення  йогодо справи

30 – відмітка про  наявність документа в електронній  формі

31 – відмітка про  надійдення документа до організації

32 – запис про державну  реєстрацію

 

Кожен документ має певну  кількість реквізитів, яка визначається видом і змістом документа. Постійні реквізити наявні на бланку документа, а змінні вносить суб’єкт у процесі заповнення.Реквізити мають постійні закріплені місця на аркуші паперу, що сприяє зручності в процесі користування документом і його обробки. Кожен вид документа має свій формуляр

(сукупність реквізитів, розміщені у встановленій послідовності). Є 2 основні види формулярів  – з повздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.

Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документу, розміщених у певній послідовності.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містить постійну інформацію. Для виготовлення бланків використовують два формати паперу А4 і А5.

Бланки документів повинні мати такі береги (вимоги ДСТУ 4163 – 2003):

30 мм – лівий;

10 мм – правий;

20 мм верхній і нижній.

 

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах. Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої сторінки. При друкуванні тексту документа з одного боку аркуша номери проставляють арабськими цифрами посередині верхнього поля. При друкуванні тексту документа з обох боків аркуша непарні сторінки позначаються у правому верхньому куті, а парні – у лівому верхньому куті.