Туристические выставки и ярмарки. Особенности их проведения

4. Затраты и польза от участия в выставках – ярмарках для туристических и гостиничных предприятий

Таблица 1.1 Матрица прибыли на инвестированный капитал для выставки:

2. ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВОЧНО-ЯРМАРОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

1. Предварительная подготовка к выставочно-ярмарочным мероприятиям

Выставочная деятельность состоит из трех этапов работы:

• предварительная  подготовка;
• работа на выставочном  стенде;
• послевыставочная  работа.

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители большинства компаний концентрируют внимание на самых крупных биржах, например ФИТУР. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает. В этом случае мировые форумы в Берлине, Лондоне или Мадриде – самое лучшее место для контактов с ними.

Но если фирма собирается расширить круг своих контрагентов или освоить новое для себя направление, предпочтительнее работать на региональных выставках[8, с.33].

Подготовка к выставке. Определиться с участием в выставке необходимо за год, а за полгода – оплатить стенд и оборудование. Следует учесть, что на большинстве крупных выставок прием заявок (application form) заканчивается уже за 3-4 месяца до их начала, а на значительных, таких, как ITB, - за полгода.

Опыт показывает, что  наиболее эффективна работа на коллективных национальных стендах, которые максимально  привлекают партнеров и клиентов. Действуя отдельно, турфирма несет  неоправданные затраты на переговоры и подготовительную работу, на строительство стенда, особенно с индивидуальным дизайном. Поэтому рациональнее работать с устроителями единых экспозиций, которые берут на себя переговоры с организаторами и получение информационных материалов, каталогов, строительство и оформление стендов, включение информации в каталог и в программу маркетинга.

Получив предварительный  каталог или список участников, необходимо приступить к привлечению партнеров  и клиентов. Направляются факсы и  письма компаниям, в контактах с  которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд.

Существует множество  других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных  партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго  до начала выставки наклейками, приглашающими  посетить стенд, отмечается каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Особенно хороший резонанс дает рассылка индивидуальных приглашений или именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру – снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения должны быть получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

Используются и традиционные способы привлечения посетителей  – через рекламу в специализированной прессе, каталоге и т.д.

При подготовке к выставке также требуется:

• Внимательно изучить выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия ваших конкурентов;
• Взять у организатора выставки предварительный список участников, отметить конкурентов, сравнить с данными прошлых выставок;
• Подготовить контрольный список по каждой категории продукции, ознакомиться с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией туристического продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения Вашего выставочного предложения;
• Следует сообщить организаторам точное название Вашей фирмы и другие необходимые данные;
• Сформировать твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;
• Подготовить технические листовки, прайс-листы по вашим продуктам, проекты стендов;
• Решить заранее, как выставить свой продукт, как более привлекательно расположить стенды;
• Подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников Вашего стенда;
• Подготовить два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о ваших возможностях), другой – более подробный (для интересующихся Вашим предложением клиентов);
• Сформировать квалифицированную стендовую команду, в которой  двое или все говорят на иностранном языке, провести предварительный инструктаж команды;
• Подготовить достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами Вашей фирмы;
• Подготовить бумагу и специальные бланки для  облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:
1. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;
2. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;
3. особенности взаимного интереса;
4. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Если возможно, то всю  подготовленную выше информацию нужно  ввести в базу данных компьютера. Хорошо также подготовить пресс-релиз, информационные подшивки, файлы или видео для  демонстрации посетителям стенда. Следует  заранее предусмотреть контакты с прессой, спланировать проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки[6, с.9].

2.  Работа на выставочном стенде

Работа на стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах.

Необходимо решить, как  лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по Вашему выбору.

Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо посетителей.

При ежегодном участии  в нескольких выставках стоит  подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия  фирмы в выставке следует:

• Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов – работники выставки по контракту, или Ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.
• Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).
• Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).
• Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.
• Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.
• Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а так же по транспортировке, доставке рекламы[14, с.46].

При планировании экспозиции разумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта.

Во-первых, необходимо определить, что Вы хотите демонстрировать: фирму, технологию, продукции или услуги.

Во-вторых, следует ответить на вопросы по подбору экспонатов.

• Будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг) и каких?
• Что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов?
• Какие моменты следует особенно подчеркнуть?
• В какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые Вы хотите экспонировать?
• Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы Ваших потенциальных клиентов?
• В порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки?
• Нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.?
• Что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло?
• Какой размер стенда вам необходим?

В-третьих, необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:

• демонстрацию продукции;
• прямую продажу;
• переговоры;
• пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);
• презентацию фирмы;
• наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;
• проведения опросов, анкетирования;
• проведение исследования товара;
• обучение персонала.

Все это оказывает  существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

В-четвертых, необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее  оформлен стенд, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей к представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Средства создания и  оформления экспозиции:

• флаги, знамена, транспаранты;
• фирменные логотипы;
• диорамы, мозаика, фотообои;
• цветы, зелень, деревья;
• оригинальные конструкции, фонтаны;
• воздушные шары и зонды;
• цветовые панели;
• настенные украшения, панно;
• скульптуры, вазы, керамика;
• манекены и др.

С помощью этих средств разрозненные предметы объединяются в единую экспозицию, имеющую собственную идею.

Методы показа экспозиции:

• статическая демонстрация;
• демонстрация в действии;
• предоставление посетителям возможности попробовать, увидеть, услышать, понюхать, потрогать, действовать;
• игровая демонстрация;
• демонстрация объектов с помощью технических средств (компьютерной и видеотехники, лазерных устройств и пр.)

При этом следует помнить, что выставка – это грандиозное  массовое мероприятие, где участвуют  сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

• движущиеся объекты;
• живые объекты (животные);
• людей в необычной одежде – старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.;
• оригинальную подсветку и освещение;
• шары, транспаранты, табло над стендом;
• музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);
• оптические и лазерные эффекты;
• компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;
• неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда);
• оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).