Архивный маркетинг и его необходимость

Оптимальным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архивных услуг не как разового, а постоянного явления.

Архивные услуги могут быть разнообразными — от копирования документов до выхода в Интернет, продажи микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников.

Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся:

• выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот;
• обслуживание читателей читального зала архива в общем порядке;
• предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;
• копирование или выявление документов для органов государственной власти и местного самоуправления для служебных целей;
• рассекречивание документов по запросам пользователей;
• организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов учреждений — источников комплектования;
• научно-техническое информирование организаций архивной системы.

При необходимости архив может определять категории потребителей — льготных пользователей информации.

Особую роль в маркетинговой деятельности архива играют лицензионные договоры, заключаемые с потребителями, целью которых является получение дохода от использования архивных информации и документов. В них закрепляются права, обязательства, ответственность архива и потребителя. Лицензионные договоры обусловливают взимание архивом платы с потребителя за коммерческое использование его собственности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ВИДЫ УСЛУГ АРХИВА

Архив-Сервис проводит архивную обработку и систематизацию дел как постоянного срока хранения и по личному составу с последующей передачей на государственное или внеофисное хранение документов, так и краткосрочных сроков хранения. Наряду с проведением научно-технической обработки документов, мы производим списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения с составлением соответствующих актов об уничтожении документов . Также мы осуществляем временное хранение документов(внеофисное хранение) с краткосрочными сроками (до 5 лет) на выгодных для клиентов условиях: документация описывается, на неё составляются учётные документы. Это делается для того, чтобы по запросу клиент мог получить необходимые документы в кратчайшие сроки. Исходя из нашего опыта, за последние годы сильно возрос интерес предприятий и коммерческих организаций к переплётным работам. Переплёт документам, выполненный нашими переплётчиками, надолго сохраняет документацию в надлежащем виде. Он надёжен, практичен, удобен в использовании и соответствует стандартам ГОСТа.

Виды архивных работ и услуг, проводимые для обработки дел постоянного срока хранения и по личному составу

1.Проведение  экспертизы научной и практической  ценности с полистным просмотром  и отбором документов из дел. 

2.Проведение  экспертизы научной и практической  ценности с бесполистным просмотром и отбором документов из дел. 

3.Научно-техническая  обработка дел по личному составу  и с управленческой документацией  постоянного и длительного сроков  хранения, имеющих особую ценность: изъятие скрепок (скоб) и разброшюровка неправильно сформированного дела; формирование дела из россыпи документов и переформирование дела с систематизацией листов в деле; нумерация листов в деле и проверка нумерации; оформление дела (простановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя).  
4.Составление научно-справочного аппарата: описи, предисловия к ним,историческая справка, топографические указатели. 

5.Систематизация  документов после проведения  экспертизы ценности, научно-технической  обработки и оформительских работ, внутри фонда по годам и  структурным частям, стеллажирование документов в архивохранилище или картонирование в коробки. 

6.Перемещение  дел в процессе упорядочения  из структурных подразделений  учреждений в рабочую комнату  или в архивохранилище. 

7.Формирование  связок дел (оформление коробок) и их размещение на стеллажах  или в архиве. 

8.Выделение  документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.  
9.Составление и оформление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными требованиями. 

10.Погрузка-разгрузка документов. Экспедирование документов.   Предоставление автотранспорта.  
11.Составной переплет дел (документов) в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой корешка. Составной архивный переплет нестандартных дел (документов) в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой корешка.  
12.Передача дел постоянного срока хранения и по личному составу в Государственный  или Муниципальный архив на постоянное хранение.

Виды  архивных работ и услуг, проводимые для обработки дел краткосрочных сроков хранения (до 5 лет) 

1.Проведение  экспертизы научной и практической  ценности с с полистным просмотром и отбором документов из дел.  
2.Составление научно-справочного аппарата: описи и топографические указатели.  
3.Систематизация документов после проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ, внутри фонда по годам и структурным частям, стеллажирование документов в архивохранилище или картонирование в коробки. 

4.Перемещение  дел в процессе упорядочения  из структурных подразделений  учреждений в рабочую комнату  или в архивохранилище. 

5.Оформление  дел краткосрочного срока хранения  с указанием заголовка дела  и крайних дат документов в  деле. 

6.Временное  хранение дел(хранение документов в нашем архивохранилище) с краткосрочными сроками хранения (до 5 лет). 

7.Выделение  на уничтожение документов с  истекшим сроком хранения.  
8.Составление и оформление акта о выделении дел на уничтожение в соответствии с установленными требованиями. 

9.Погрузка-разгрузка  документов. Экспедирование документов. Предоставление автотранспорта.  
10.Уничтожение документов в присутствии клиента на промышленном шредере .  
Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.    Платные и бесплатные услуги архива

Государственные архивы — федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:

-перечня платных услуг;

-цен на платные услуги;

-договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями», который утверждается Росар- хивом. Он предназначен для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (таблица 4.1).

В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив вправе сам определять льготные категории пользователей: пенсионеры, детские дома и т.д.

 По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, архив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.

Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива .

Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (так называемое коммерческое использование), с ним следует заключить лицензионный договор.

При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется «Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.

Основанием заключения договора является оформленное заявкой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:

-публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;

-экспонировать архивные документы на платных выставках; использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;

-использовать архивные документы в имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах;

-создавать тематические базы данных.

Таблица 4.1 Бесплатные услуги, предоставляемые архивом

Услуги, предоставляемые архивом бесплатно	Примеры из перечня платных услуг
Социально-правовые запросы граждан: о подтверждении трудового стажа; размеров заработной платы; прохождении военный службы; участии в партизанском движении; избрании на выборные должности; Продолжение таблицы 4.1 награждении орденами и медалями, присвоении званий; нахождении на излечении; получении образования; репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав; пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Германию в годы Великой Отечественной войны	Социально-правовые запросы граждан: о наследовании имущества; родственных связях. За изготовление нескольких экземпляров архивный копий и почтовые отправления
Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке	Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: срочное представление дел; предоставление дел в количестве большем, чем установлено правилами работы читального зала; тематическое выявление дел архивистами; работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием
Предоставление документов во временное пользование организациям-фондообразователям для служебного пользования	Предоставление документов во временное пользование (не фондообразователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т. п.
Копирование или выявление документов для органов прокуратуры, суда, МВД и ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, для органов представительной и исполнительной власти       Продолжение таблицы 4.1	Использование следующих документов: тематическое выявление документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности);   исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематический вечеров и др.; копирование документов; подготовка публикаций документов; создание баз данных по документам архива и другие услуги
Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятий – источников комплектования	Совершенствование документационного обеспечения управления, организации и совершенствование работы архивов: разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов; инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной комиссии, положения об архиве учреждения и др.; проектирование автоматизированных информационных систем; составление исторических справок о фондообразователях и др.
Научно-техническое информирование архивных учреждений     Продолжение таблицы 4.1	Научно-исследовательская работа по основным направлениях деятельности архивных учреждений, научно-техническое информирование: проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ разработка программного обеспечения для создания автоматизированных баз данных составление библиографии по профилю и смешанной проблематике и другие услуги Обеспечение сохранности документов: обследование состояния зданий и помещений хранилищ и условий хранения документов (составление актов-рекомендаций) оказание методической и практической помощи в борьбе с биоповреждениями документов (разработка рекомендаций, приведений фунгицидной и антисептической обработки) цифровая обработка аудиовизуальной документной информации (реставрация фотоизображений и фонозаписей и применением ЭВМ и другие услуги)

 

 

 

 

 

 

4. СТОИМОСТНАЯ ОЦЕНКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ КАК ОДНА ИЗ ФУНКЦИЙ МАРКЕТИНГА

Документы как объект имущественного права, как вещь могут продаваться и покупаться. В этом случае должна проводиться их денежная (стоимостная) оценка, которая также проводится при коммерческом использовании документов и их страховании. О последних двух аспектах денежной оценки документов широко заговорили лишь с начала 90-х г. ХХ в. До этого периода советские архивисты, специалисты, работающие в рукописных отделах музеев и библиотек, академических институтах (таких как Институт русской литературы (Пушкинский дом), Институт мировой литературы, входящих в систему Академии Наук СССР, да и собственно в его Архиве), в первую очередь проводили денежную оценку документов с целью их купли-продажи.

При этом следует четко понимать, что документы государственных учреждений, в первую очередь являющихся источниками комплектования, объектом купли-продажи никогда не выступали, это могло относиться к документам личного происхождения, автографам, книгам актовым и делопроизводственным, рукописным книгам древнерусской традиции и другим документам XV–начала ХХ в.

При установлении стоимости документов проводилась их оценка на основе критериев, в ряде случаев схожих с критериями экспертизы ценности, но сам процесс стоимостной оценки ни в коем случае нельзя смешивать с процессом экспертной оценки документов.

С целью проведения квалифицированной денежной оценки документов в стране в разные периоды были разработаны Методические рекомендации.

В 1983г. вышли «Методические рекомендации по денежной оценке актовых документов эпох феодализма и капитализма, рукописных и старопечатных книг, документов личного происхождения XVIII–ХХ вв., приобретенных в собственность государства», где были даны критерии оценки и собственно примерные цены по отдельным группам книг, грамот, документов личного происхождения.

Критериями денежной оценки были названы:

–содержание документа (оценивать документ необходимо с учетом не только его конкретного содержания, но и сточки зрения его значения как памятника истории и культуры; творческие, научные рукописи;

– с позиции их литературного, художественного, музыкального, научного достоинства;

– с учетом зафиксированных в них сведений);

– историко-культурное значение творчества и деятельности автора (ценность документов будет тем выше, чем значительнее автор и заметнее его вклад в развитие общества, в том числе науки, литературы, искусства и т. д.);

– время возникновения документа (наиболее высоко ценятся документы периодов «неспокойного развития» общества, военных событий, катастроф, катаклизмов;