Совершенствование системы управления

В целом процесс планирования – это замкнутый цикл с прямой (от разработки стратегии к определению оперативных планов до реализации и контроля) и обратной (от учета результатов выполнения к переформулированию планов) связью.

Весь процесс планирования можно разделить на две основные стадии: разработка стратегии деятельности фирмы и определение тактики реализации выбранной стратегии (тактическое или текущее планирование).

Основу стратегических планов составляет глубокий анализ существующих тенденций, угроз и возможностей во внешнем окружении организации, всесторонний прогноз его будущего состояния и оценка собственного потенциала.

Стратегия дорожно-строительного предприятия представляет собой систему управленческих решений, определяющих перспективные направления развития организации, сферы, формы и способы ее деятельности в условиях окружающей среды и порядок распределения ресурсов для достижения поставленных целей.

Текущее (тактическое) планирование – это планирование на срок до 1 года, которое ориентировано на выбор средств для достижения стратегических целей. Оно находит воплощение в краткосрочных и оперативных планах.

К тактическим вопросам компании ООО «Икат-плюс» относятся:

• создание определенной организационной структуры в состав которых входит : генеральный директор, первый заместитель, финансовый директор, заместитель директора по капитальному строительству, главный инженер и т.д.
• порядок найма сотрудников: открытие вакансий, размещение информации о должности и требований к сотруднику, проведение собеседований, по результатам собеседования дальнейший прием на работу.
• процедуры взаимодействия с государственными заказами и т.д. Реализация стратегии предполагает, что организация устанавливает тактические цели, мотивирует работников и распределяет ресурсы таким образом, чтобы была достигнута стратегическая цель.

Знание технологий стратегического и текущего планирования позволяет специалистам дорожного строительства уверенно планировать будущее предприятия. (4)

 

2.2 Анализ организационной  структуры

Организационная структура предприятия является тем стержнем, который позволяет оптимально распределить ответственность и полномочия внутри организации. Поэтому совершенствование и анализ организационной структуры является одним из составляющих этапов бизнес-моделирования. Существует несколько типов оргструктур: линейная, матричная, дивизионная и т.д., однако все они имеют одну общую составляющую – принцип иерархии, то есть подчинения. Далее рассмотрим организационную структуру  ООО «Икат-плюс».

Генеральный директор — это глава любой коммерческой организации.

Генеральный директор ООО «Икат-плюс» Очиров Бато Ламуевич, является Депутатом народного хурала Республики Бурятия. 

Функции генерального директора заключаются в общем руководстве производственно-хозяйственной деятельностью компании. Именно он несет полную ответственность за все принятые решения, за результаты деятельности предприятия и сохранность его имущества.

Профессия генерального директора очень ответственна и совмещает в себе множество обязанностей, поэтому руководитель, чтобы справиться с нагрузкой, делегирует свои полномочия подчиненным. А именно —первый заместитель – директор по производству- Захаров Сергей Владимирович,  организующий работу персонала и в случае каких-либо непредвиденных обстоятельств исполняющий обязанности директора. Кроме того, финансовый директор Полетаева Татьяна Алексеевна (глава финансовой службы компании), Заместитель директора по капитальному ремонту Бурунов Баир Дондокович, Главный инженер Батомункуевич Герман Цыдыпович и ряд других подчиненных.

Далее рассмотрим должностную инструкцию каждого сотрудника занимающее руководящее место.

Заместитель директора предприятия, по производству организует своевременный выпуск качественной продукции службами предприятия, находящимися в его непосредственном подчинении, обеспечивает внедрение в производство новейших методов и систем планирования и организации производства.  Назначается из числа инженеров с высшим образованием и с большим практическим опытом в области планирования и организации производства.

К обязанностям заместителя директора по производству относятся : повседневное руководство деятельностью цехов, выпускающих продукцию предприятия; руководство выполнением отдельных заданий по производству продукции на экспорт, целевого назначения;  организация работы по выпуску продукции народного потребления как из полноценного сырья и материалов, так и из отходов производства; организация, руководство и контроль за работой цехов по сбору отходов черных и цветных металлов;  организация, руководство и контроль за работой цехов по выпуску новых изделий; обеспечение внедрения и соблюдения утвержденных стандартов и технических условий, а также применения современных средств и методов измерений и испытаний при производстве продукции, обеспечение контроля за состоянием этих средств и соблюдения установленного порядка их использования; разработка и осуществление мер по повышению качества продукции, систематический анализ ее технического уровня; разработка предложений и представление их на рассмотрение руководству о снятии . с производства, о замене морально устаревшей и не пользующейся спросом продукции; внедрение в практику работы цехов передовых методов организации и планирования производства, создание условий для высокопроизводительной работы, обеспечение соблюдения законодательства о труде, правил и норм охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии; подготовка распоряжений по всем вопросам, касающимся его компетенции, в области производства изделий, последовательности изготовления, сроков изготовления и другим, обязательным для исполнения начальником производства, начальниками цехов и участков.

Заместитель директора предприятия по производству несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящим Положением обязанностей.

Финансовый директор:

• относится  к категории руководителей.
• назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
• подчиняется непосредственно генеральному директору. 
• подчиняются следующие работники: финансовые менеджеры, финансовые аналитики, финансовый контролер.
• на время отсутствия финансового директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
• на должность финансового директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование (финансовое, экономическое) и стаж работы по специальности в области организации финансовой деятельности не менее 5 лет.
• должен знать:

- законодательные и нормативные акты, регулирующие финансово-хозяйственную деятельность предприятия;

- принципы организации  финансовой работы на предприятии;

- порядок составления  финансовых планов, прогнозных балансов  и бюджетов денежных средств, планов реализации продукции (товаров, услуг, работ), планов по прибыли;

- систему финансовых инструментов, обеспечивающих управление финансовыми потоками;

- методы оценки финансовых активов, доходности и риска;

- порядок краткосрочного  и долгосрочного кредитования  предприятия, привлечения инвестиций и заемных средств;

- порядок распределения  финансовых ресурсов, определения  эффективности финансовых вложений;

- принципы финансового контроля;

- порядок и формы финансовых расчетов;

- принципы и порядок  налогообложения, налоговую систему РФ;

- стандарты финансового и бухгалтерского учета и отчетности.

• руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами  РФ;

- Уставом компании, Правилами  внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- приказами и распоряжениями  руководства;

- настоящей должностной  инструкцией.

Должностные обязанности финансового директора

Финансовый директор выполняет следующие должностные обязанности:

• Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
• Определяет источники финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
• Непосредственно ведет переговоры с коммерческими банками, иными кредитными учреждениями и другими внешними организациями.
• Организует работу по проведению анализа финансово-экономического состояния предприятия (анализа бухгалтерской отчетности, горизонтального и вертикального анализа, трендового анализа, расчета финансовых коэффициентов).
• Осуществляет управление активами предприятия и временно свободными денежными средствами.
• Организует исследование и анализ затрат на закупку сырья и материалов, потребление электроэнергии, транспортных издержек, торгово-комиссионных и иных расходов.
• Организует работы по разработке бизнес-плана предприятия.
• Осуществляет организацию работ по бюджетному планированию, определению структуры бюджета, определению ответственности за исполнение бюджета, установлению процедуры согласования, утверждения и контроля исполнения бюджета.
• Организует и обеспечивает контроль: за исполнением финансовых планов и бюджетов с целью выявления отклонений от плановых значений, разработки мероприятий по ликвидации непроизводственных затрат и удорожающих факторов, оперативной корректировки бюджета и плана; за правильным расходованием денежных средств и целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.
• Организует работы по проведению финансового анализа по следующим показателям: поступление средств на счет предприятия за отгруженную продукцию (товары) и оказанные услуги (выполненные работы); динамика доходов от фондовой деятельности; выплата процентов по кредитам; выплата дивидендов; инвестиционные расходы; величина свободных средств предприятия.
• По результатам финансового анализа обеспечивает разработку предложений, направленных на обеспечение платежеспособности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.
• Определяет инвестиционную политику предприятия с учетом: состояния рынка продукции, объемов ее реализации; финансово-экономического положения предприятия; технического уровня производства; сочетания собственных и заемных ресурсов; финансовых условий инвестирования на рынке капиталов; льгот, получаемых инвестором от государства; коммерческой и бюджетной эффективности инвестиционных мероприятий; условий страхования и получения гарантий от некоммерческих рисков; пр.
• Обеспечивает своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление платежей в банковские учреждения.
• Обеспечивает разработку налоговой политики предприятия , организует разработку налогового бюджета.
• Обеспечивает перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды в установленном законодательством порядке.
• Осуществляет руководство разработкой стандартов финансового учета и взаимосвязи с бухгалтерским учетом (форм отчетности, не утвержденных на нормативно-правовом уровне; сроков; системы информационных потоков и документооборота, пр.).
• Обеспечивает ведение учета движения финансовых средств и составления отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации; контролирует правильность составления и оформления отчетной документации.
• Организует работы по подготовке отчетов по финансовым вопросам для руководителей и собственников предприятия.

Финансовый директор несет ответственность:

• За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
• За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
• За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Заместитель директора по капитальному строительству обеспечивает выполнение работ по капитальному строительству на предприятии, рациональное использование капитальных вложений и повышение их эффективности, осуществляя первоочередное направление средств на техническое перевооружение и реконструкцию предприятия, их концентрацию на пусковых объектах, сокращение объема незавершенного строительства. На должность заместителя директора по капитальному строительству назначаются лица с высшим техническим образованием и стажем работы на инженерно-технических и руководящих должностях не менее пяти лет.

Обязанности заместителя директора  по капитальному ремонту:

1. Руководство разработкой перспективных и текущих планов капитального строительства, реконструкции и расширения предприятия, планов ввода в эксплуатацию производственных основных фондов, площадей и мощностей, объектов жилищного, коммунального и культурно-бытового назначения, составлением заявок на строительные материалы и оборудование для вновь вводимых объектов, титульных списков на строительство, обеспечение выполнения работ, предусмотренных в титульных списках, сокращение сроков окупаемости капитальных вложений.

2. Участие в составлении планов  технического перевооружения и  повышения эффективности производства, в определении необходимых ассигнований  для строительства, проектирования  и приобретения оборудования, источников  финансирования капитальных вложений, подрядных организаций для выполнения  работ по капитальному строительству.

3. Принятие мер по своевременному  заключению договоров с подрядными  организациями на проектно-изыскательские  и строительно-монтажные работы, с предприятиями на поставку  материалов и оборудования.

4. Контроль за выполнением проектными и строительными организациями договорных обязательств, в необходимых случаях предъявление, санкций, предусмотренных договорами.