Шпаргалка по "Основи менеджменту"

Керівник повинен демонструвати  самостійність у роботі та надавати достатню автономність підлеглим, створювати їм умови для успішного виконання службових обов´язків без втручання зверху.

5. Рівні управління.

Рівні управління. Групи менеджерів

Хоча всі керівники відіграють певні ролі та виконують певні функції, це не означає, що велике число керівників у великій компанії зайняті виконанням однієї і тієї ж роботи. Організації, які великі за своїми обсягами і можуть забезпечити чіткі розмежування в роботі керівників і некерівників, звичайно мають такий великий обсяг управлінської роботи, яка теж повинна бути розподілена. Одна з форм поділу управлінської праці носить горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів.

Наприклад, на багатьох підприємствах є начальники фінансового відділу, виробничого відділу і служби маркетингу. Як і у випадку горизонтального поділу праці для виконання виробничих робіт, горизонтально розділена управлінська робота повинна бути скоординована, щоб організація могла домагатися успіху у своїй діяльності. Деяким керівникам доводиться витрачати час на координування роботи інших керівників, що, у свою чергу, також координують роботу керівників, поки, нарешті, ми не спускаємося до рівня керівника, що координує роботу неуправлінського персоналу - людей, що фізично виробляють продукцію чи послуги. Таке вертикальне розгортання поділу праці в результаті утворює РІВНІ УПРАВЛІННЯ. На рисунку 1.1. наведений один із варіантів опису рівнів управління. 

Рис. 1.1. Рівні управління  

Звичайно, в організації  можна визначити, на якому рівні знаходиться один керівник у порівнянні з іншими. Це визначається через назву посади. Однак, назва посади не є надійним показником справжнього рівня даного керівника в системі. Це зауваження особливо справедливе, коли ми порівнюємо положення керівників у різних організаціях. Простий приклад: капітан в армії - це молодший офіцерський склад, а у флоті - старший. У деяких компаніях продавців називають регіональними чи територіальними керівниками збуту, хоча вони ніким, крім себе, не управляють.

Розмір організації є лише одним з декількох факторів, що визначають, скільки рівнів управління повинна мати компанія для досягнення оптимальних результатів. Існує багато прикладів дуже процвітаючих організацій з набагато меншою кількістю рівнів управління, ніж у значно менших організаціях. Римська католицька церква - організація, що нараховує мільйони членів - має тільки чотири рівні між Папою Римським і парафіяльним священиком. Найбільші фірми роздрібної торгівлі - "Сіре" і "Міцукосі" - також відомі тим, що мають дуже невелике число рівнів управління на противагу іншій успішно діючій організації - армії США. У ній є 7 рівнів і 20 рангів, що відокремлюють генерала від рядового в батальйоні чисельністю 1000 чоловік.

Незалежно від того, скільки  існує рівнів управління, керівників традиційно поділяють на три категорії. В залежності від функцій, що вони виконують в організації. Особи на технічному рівні в основному займаються щоденними операціями і діями, які необхідні для забезпечення ефективної роботи без зривів у виробництві продукції чи наданні послуг. Особи, що знаходяться на управлінському рівні, в основному зайняті управлінням і координацією всередині організації, вони погоджують різноманітні форми діяльності й зусилля різних підрозділів організації. Керівники на рівні соціальних структур зайняті в основному розробкою довгострокових (перспективних) планів, формулюванням цілей, адаптацією організації до різного роду змін, управлінням відносинами між організацією і зовнішнім середовищем, а також суспільством, у якому існує і функціонує дана організація .

Найбільш прийнятий спосіб опису рівнів управління полягає у виділенні керівників (керуючих) низової ланки чи операційних керуючих, керівників (керуючих) середньої ланки і керівників (керуючих) вищої ланки (рис. 1.2.). 

Рис. 1.2. Способи  представлення рівнів управління

КЕРІВНИКИ НИЗОВОЇ ЛАНКИ. Молодші начальники, яких також називають  керівниками першої (низової) ланки  чи операційними керівниками - це організаційний рівень, що знаходиться безпосередньо над робочими й іншими працівниками (не керуючими). МОЛОДШІ НАЧАЛЬНИКИ в основному здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань для безупинного забезпечення безпосередньою інформацією про правильність виконання цих завдань. Керівники цієї ланки часто відповідають за безпосереднє використання виділених їм ресурсів, таких як сировина й устаткування. Типовою назвою посади на даному рівні є майстер, майстер зміни, сержант, завідувач відділом, старша медсестра, завідувач кафедрою менеджменту в університеті. Велика частина керівників взагалі - це керівники низової ланки. Більшість людей починають свою управлінську кар´єру в цій якості.

Дослідження показують, що робота керівника низової ланки є напруженою і наповнена різноманітними діями. Вона характеризується частими перервами, переходами від одного завдання до іншого. Завдання самі по собі потенційно короткі: в одному дослідженні виявлено, що час, який затрачує майстер у середньому на виконання одного завдання, дорівнює 48 секундам. Часовий період для реалізації рішень, прийнятих майстром, також короткий. Вони майже завжди реалізуються протягом двох тижнів. Було виявлено, що майстри проводять біля половини свого робочого часу в спілкуванні. Вони багато спілкуються зі своїми підлеглими, трохи менше з іншими майстрами і зовсім мало зі своїм начальством.

КЕРІВНИКИ СЕРЕДНЬОЇ ЛАНКИ. Робота молодших начальників координується  і контролюється керівниками  середньої ланки. За останні десятиліття  середня ланка управління значно виросла і по своїй чисельності, і по своїй значимості. У великій  організації може бути стільки керівників середньої ланки, що виникає необхідність у поділі даної групи. І якщо такий поділ відбувається, то виникають два рівні, перший з який називається верхнім рівнем середньої ланки управління, другий - нижчим. Таким чином, утворюються чотири основних рівні управління: вищий, верхній середній, нижчий середній і нижчий. Типовими посадами керівників середньої ланки управління є: завідувач відділом (у бізнесі), декан (в університеті), керуючий збутом в регіоні чи в країні та директор філії. Армійські офіцери від лейтенанта до полковника, священики в сані єпископів вважаються керівниками середньої ланки у своїх організаціях.

Важко зробити узагальнення щодо характеру роботи керівника  середньої ланки, тому що вона значно варіює від організації до організації  і навіть усередині однієї і тієї ж організації. Деякі організації  надають своїм керівникам середньої  ланки велику відповідальність, роблячи  їхню роботу деякою мірою схожу на роботу керівників вищої ланки. Дослідження роботи 190 керівників у 8 компаніях показало, що керівники середньої ланки були органічною частиною процесу прийняття рішень. Вони визначали проблеми, починали обговорення, рекомендували дії, розробляли новаторські творчі пропозиції.

Керівник середньої ланки  часто очолює великий підрозділ чи відділ в організації. Характер його роботи в більшій мірі визначається змістом роботи підрозділу, ніж організації в цілому. Наприклад, діяльність начальника виробництва в промисловій фірмі в основному включає координування й управління роботою керівників низової ланки, аналіз даних про продуктивність праці та взаємодію з інженерами з розробки нової продукції. Керівник відділу із зовнішніх зв´язків на тій же фірмі проводить основну частину свого часу, готуючи папери, за читанням, у розмовах і бесідах, а також на засіданнях різних комітетів.

В основному керівники середньої ланки є буфером між керівниками вищої і низової ланок. Вони готують інформацію для рішень, прийнятих керівниками вищої ланки, і передають ці рішення звичайно після їхньої трансформації у технологічно зручній формі у вигляді специфікацій і конкретних завдань низовим лінійним керівникам. Хоча існують варіації, велика частина спілкування в керівників середньої ланки проходить у формі бесід з іншими керівниками середньої і низової ланок. Одне дослідження з питань роботи керівника середньої ланки на виробничому підприємстві показало, що вони проводять близько 89% часу в усній взаємодії. В іншому дослідженні вказується, що керівник середньої ланки проводить тільки 34% свого часу на самоті, там також підкреслюється, що велика частина часу затрачається цими керівниками на усне спілкування.

КЕРІВНИКИ ВИЩОЇ ЛАНКИ. Вищий  організаційний рівень - керівництво вищої ланки - найменш чисельний. Навіть у самих великих організаціях керівників вищої ланки - усього кілька людей. Типові посади керівників вищої ланки в бізнесі - це голова Ради, президент, віце-президент корпорації і казначей корпорації. В армії їх можна зіставити з генералами, у середовищі державних діячів - з міністрами, а в університеті - з ректорами.

КЕРІВНИКИ ВИЩОЇ ЛАНКИ  відповідають за прийняття найважливіших  рішень для організації в цілому чи для основної частини організації. Сильні керівники вищої ланки накладають відбиток своєї особистості на весь вигляд організації. Наприклад, атмосфера, в якій діє федеральний уряд, та й уся країна, звичайно перетерплює значні зміни при новому президенті. Вплив керівника вищої ланки в компанії може бути блискуче проілюстрований на прикладі драматичних змін, що перетерпіла компанія «Крайслер» під керівництвом Лі Якокки. Тому успішно діючі керівники вищої ланки у великих організаціях цінуються дуже високо і їхня праця оплачується дуже добре.

6. Етапи процесу планування: визначення місій та цілей; оцінка сильних і слабких боків організації; розроблення стратегії.

Суть планування проявляється в конкретизації цілей розвитку сієї фірми та кожного підрозділу окремо на певний період; визначенні господарських завдань, засобів їх досягнення, термінів а послідовності реалізації; виявлення матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, які необхідні для вирішення поставлених завдань.

Оцінка сильних  і слабких сторін організацій

Для досягнення поставлених  цілей керівництву підприємства важливо знати потенційні можливості, а також слабкі сторони діяльності підприємства. Внутрішні сильні сторони дозволяють підприємству використовувати можливості зовнішнього середовища, а слабкі сторони вказують на можливості небезпеки з боку зовнішнього оточення, які можуть виникнути, якщо керівництво не розробить запобіжні заходи.

Як ефективний інструмент аналізу поточного впливу зовнішнього  середовища на діяльність підприємства використовують так званий SWOT-аналіз. Його назва походить від початкових букв англійських слів strengths; weaknesses; opportunities; threats. Такий аналіз необхідно проводити для того, щоб, виявляючи та ліквідуючи наявні слабкі місця, нарощувати потужність та уникати можливих загроз. Зміст його полягає в тому, що керівник заносить дані, корисні для використання в стратегічному плануванні, в чотири комірки - сильні, слабкі сторони, небезпеки та можливості.

Аналіз середовища організації за допомогою методу SWOT

Аналіз середовища спрямований  на виявлення загроз і можливостей, які можуть виникнути у зовнішньому  середовищі по відношенню до організації, а також сильних та слабких сторін, якими володіє організація. Саме для вирішення цього завдання і розроблені певні прийоми аналізу середовища.

Метод SWOT (абревіатура складена з перших букв англійських слів: сила, слабкість, можливості та загрози), який застосовується в стратегічному управлінні для аналізу середовища, є досить широко визнаним підходом, що дозволяє провести сукупне вивчення зовнішнього та внутрішнього середовища. Застосовуючи метод SWOT, вдається встановити лінії зв´язку між силою та слабкістю, які притаманні організації, зовнішніми загрозами та можливостями. Методологія SWOT передбачає спочатку виявлення сильних та слабких сторін, а також загроз та можливостей, а потім - встановлення зв´язків між ними, які в подальшому можуть бути використані для формулювання стратегії організації.

І етап - з урахуванням  конкретної ситуації, в якій знаходиться організація, складається список її слабких та сильних сторін, а також список загроз та можливостей.

II етап - встановлення зв´язків  між ними. Для цього складається матриця SWOT

Для успішного аналізу  оточення організації важливо не тільки виявити загрози та можливості, але й спробувати оцінити їх з точки зору того, наскільки важливим для організації є врахування в стратегії її поведінки кожної з виявлених загроз та можливостей.

Місія організації та цілі в управлінні

Одним із головних завдань  менеджменту є встановлення цілей, заради досягнення яких формується, функціонує і розвивається організація як цілісна  система. Цілепередбачення - це вихідний момент у діяльності менеджера, що набуває все більшого значення в умовах ринкової економіки, що розвивається.

Цільова функція починається з установлення загальної мети підприємства, що виражає причину його існування. У літературі вона нерідко позначається такими поняттями, як "політика", "філософія", "місія". У ній звичайно деталізується статус підприємства, декларуються принципи його роботи, заяви і дійсні наміри керівництва, дається визначення найважливіших характеристик організації.

У колишніх умовах господарювання наші підприємства не визначали свою місію, тому що за централізованого управління цілі і задачі кожного керованого об´єкта встановлювалися і жорстко диктувалися зверху. Як правило, вони розкривалися через систему планових завдань і показників використання виділених центральними органами ресурсів. Зараз вступають у силу закони ринкової економіки, які вимагають визначених правил поведінки суб´єктів, що господарюють. Серед них - обнародування місії організації, що дає уявлення про її призначення, необхідність і корисність для навколишнього середовища, співробітників, суспільства в цілому. Наукою менеджменту не вироблені які-небудь універсальні правила, які застосовуються при формулюванні місії. Тому існує безліч найрізноманітніших підходів до визначення місії і до її змісту, що відбивають оцінку ролі і значення організації, у першу чергу, з боку керівників, що приймають рішення. Центральним моментом місії є відповідь на запитання: яка головна мета організації? На першому місці повинні стояти інтереси, очікування і цінності споживачів (покупців виробленої продукції), причому не тільки в даний час, але й у перспективі. Як приклад можна навести формулювання місії компанії "Форд" - як надання людям дешевого транспорту. У ній чітко позначена область діяльності компанії - транспорт, споживачі продукції - люди, а також орієнтація на широке коло споживачів. Таке формулювання місії здатне вплинути на стратегію і тактику всієї діяльності компанії.