Принципы, элементы и этапы планирования в сфере культуры

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Разработка любого плана или программы представляет собой деятельность, организованную определенным технологическим образом. С организационно-технологической точки зрения планирование состоит из нескольких этапов, на каждом из которых решаются свои специфические задачи. Это организационно-подготовительный этап, этап разработки проекта плана, этап согласования и утверждения плана, этап пропаганды плана и организации контроля исполнения.

Планирование во многом занимает центральное место в системе менеджмента, поскольку предопределяет направление и содержание деятельности на определенный период. Более того, финансирование, материальное и прочее обеспечение даются под конкретные планы. Содержанием запланированной деятельности и возможностями ее обеспечения определяется тип организационной структуры фирмы, а значит — соответствующие требования к персоналу и в зависимости от этих требований — способы подбора, расстановки и дальнейшей работы с кадрами, определяющими, в свою очередь, характер и способы учета и контроля. Эту связь (определение целей и путей их достижения) можно представить в виде последовательности:

• содержание деятельности;

• финансирование и другое обеспечение;

• организационная структура;

• требования к персоналу;

• подбор, расстановка, стимулирование кадров;

• система учета, отчетности и контроля.

Основные культурные события и акценты культурной политики сегодня перенесены на региональный и муниципальный уровни, где создаются стратегии развития сферы культуры с учетом социально-экономических особенностей развития территории, интересов различных категорий населения, потенциала культурных ресурсов, возможностей конкретных учреждений культуры. Работа в текущих экономических условиях ставит специалистов всех уровней перед необходимостью принимать быстрые и грамотные решения в самых различных ситуациях, мотивировать работников на производительный творческий труд, стратегически мыслить и принимать меры по решению как многолетних, так и вновь возникающих проблем.

Современная система культурного обслуживания требует от коллективов учреждений эффективного владения инструментами современного менеджмента в сфере культуры. Одним из них является планирование деятельности организаций культуры.

 

 

1 Принципы, элементы и  этапы планирования в сфере  культуры

 

 

Отметим, что проблема планирования оказалась принципиально новой как в теоретическом, так и в прикладном аспекте. Она актуальна для региональных органов управления и государственных учреждений, а также для муниципальных органов местного самоуправления и организаций культуры всех типов. Это обусловлено тем, что частично используемая до настоящего момента советская система планирования с самого начала носила унитарный характер, где процессы планирования, анализа и отчетности были предельно централизованы и имели идеологическую направленность. "Сверху" спускались основные направления деятельности эстетического и этического характера, указывались методы организации и управления, диктовались сроки и показатели. Планы работы учреждений представляли собой несколько разделов, отражающих конкретные мероприятия и события массового или камерного характера.[2]

Очень важно понять, что планирование деятельности учреждения культуры - необходимый и основополагающий процесс функционирования современной организации. Его интегрирование имеет такие же управленческие, экономические и эмоциональные последствия, как и "провальные" или успешные концерты. Хорошо спланированные виды деятельности становятся фундаментом привлекательной деловой культуры организации, предпосылкой удачных творческих событий и решений. В данной статье мы не будем касаться теоретических основ современного планирования - они хорошо раскрыты в специальной литературе.[1]

Отметим основные принципиальные моменты процесса планирования: принципы, элементы и этапы планирования.

1. Для сферы культуры  актуальны перспективное, текущее  и, конечно же, оперативное планирование. В прикладном виде это означает  необходимость разработки стратегии (программы) развития учреждения  на срок от 3 до 5 лет, плана деятельности  учреждения на год , планов работы  на месяц, планов работы структурных  подразделений, планов работы по  отдельным направлениям.

2.Планирование деятельности  целесообразно начинать с предпланового  анализа, который базируется на  годовых информационно-аналитических  отчетах учреждения.

На данном этапе чрезвычайно важно определить главные проблемы внутренней деятельности организации и вызовы внешней среды.

3.Планирование разделяется  на следующие этапы: подготовительный, предварительный, основной и заключительный. На подготовительном и предварительном  этапах в учреждениях культуры  необходимо содействовать тому, чтобы в составлении планов  участвовало как можно больше  работников. Практическое наблюдение  автором процессов планирования  в учреждениях подтверждает целесообразность  этого. Чем больше и ярче идеи  специалистов, высказанные во время "мозгового штурма", тем успешнее  и эффективнее результаты совместной управленческой и творческой деятельности организации.

4. Предплановый анализ  невозможен без четких, утвержденных, "прозрачных" показателей деятельности. Особо заметим, что показатели  в учреждениях культуры изначально  носят комплексный характер, как  и вся культурная деятельность (услуги, мероприятия, направления работы). Однако важно сгруппировать показатели  по направлениям деятельности  учреждения, а также разделить  их на непосредственные и конечные.

5. План работы обязательно  должен следовать правилам деловой  культуры организации. То есть  прежде чем приступить к составлению  стратегических, перспективных и  текущих планов, необходимо осознать  миссию учреждения, ценности и  приоритеты деловой этики коллектива. Это может быть закреплено  в таких самостоятельных документах, как кодекс работников или  концепция деятельности, Устав учреждения.

6. План - логичная и подвижная  система. С одной стороны, все  его разделы должны быть взаимоувязаны  друг с другом, служить достижению  единой цели. С другой стороны, каждый раздел может стать  самостоятельным документом и  программой действий в рамках  стратегии учреждения.

Основными элементами современной методологии планирования являются:

■ стратегии (программы) развития учреждения;

■ целевые программы развития культуры (федеральные, региональные, муниципальные);

■ специальные, социальные программы и долгосрочные проекты территории (региона, города, микрорайона, поселения);

■ государственные (муниципальные) задания.

На подготовительном и предварительном этапах планирования деятельности учреждения культуры необходимо содействовать тому, чтобы в составлении планов участвовало как можно больше работников.

Текущие и оперативные планы деятельности учреждения составляются с учетом перечисленных на рисунке документов.

 

 

2 Виды планов

 

Планы, которые разрабатываются и используются в сфере культуры, можно различать в зависимости от содержания планируемой деятельности, уровня принятия плановых решений, степени директивности и сроков, на которые они рассчитаны. По содержанию планируемой деятельности различаются планы:

• культурно-досуговой деятельности,
• финансирования,
• повышения квалификации и т. д.

            Планы посвящаются либо какому-то одному виду деятельности, и в этом случае это будет тематический план, или ряду направлений работы – это будет комплексный план или программа.[4]

От уровня принятия планового решения планы различают на федеральные, республиканские, областные и краевые, районные и городские, планы учреждений и организаций, их подразделений, индивидуальные.

От степени директивности, т. е. обязательности выполнения, различаются планы прогнозные (выражающие некоторые ориентировочные представления о планируемом периоде), рекомендательные (содержащие установочные рекомендации) и директивные (подлежащие обязательному выполнению). В директивных планах содержится четкое определение заданий в цифровых показателях с указанием точных сроков выполнения.

Директивным образом планируется ассигнование средств из государственного бюджета, договорные обязательства, задания, связанные со строительством, и другие задания, связанные с использованием материальных, стоимостных и трудовых ресурсов деятельности учреждений культуры.

Показатели рекомендательных планов носят контрольный характер (обычно указываются минимальные значения таких показателей). Это означает, что фирма в своей деятельности должна построить свою работу так, чтобы обеспечить достижение показателей не ниже контрольных. Таким образом обычно планируются объемы культурно-досуговой деятельности.

Прогнозные планы являются теоретической предпосылкой принятия конкретных плановых решений директивного и рекомендательного характера и представляют собой выявление наиболее вероятных тенденций развития сферы, сети или фирмы.[3]

В зависимости от сроков, на которые разрабатываются планы, они различаются на перспективные (среднесрочные и долгосрочные) и текущие (краткосрочные и оперативные). Долгосрочные разрабатываются на срок свыше 5 лет. В сфере культуры такие планы обычно разрабатываются на федеральном и региональном уровнях (планы развития сферы, сети учреждений, долгосрочные  программы и т. п.). В таких планах указываются обычно наиболее общие показатели, характеризующие деятельность учреждений на планируемый период. Среднесрочное планирование охватывает период от 1 года до 5 лет (включительно) и отличается обычно большей детализацией.

 К краткосрочным относятся  планы, которые разрабатываются на срок до 1 года включительно, а также оперативные планы. В них конкретизируются задания перспективных планов на текущий год, квартал, месяц, неделю. Поэтому краткосрочные планы называются также планами текущей работы. Текущее планирование осуществляется на тех же уровнях, что и перспективное, а также на уровне отдельных учреждений и их подразделений. Наиболее полно деятельность учреждения культуры выражается в годовых планах работы. Дальнейшая детализация и конкретизация плановых заданий достигается в квартальных, месячных (календарных) и других оперативных планах работы. К оперативным относятся планы, разрабатываемые на декаду, неделю, день, а также оперативные индивидуальные планы.[5]

Следует различать также стратегические и тактические планы. Стратегические разработки могут конкретизироваться в отдельных программах, проектах, текущих плановых документах, бизнес-планах, дополнены системами анализа, оценки, контроля, корректировки деятельности. Очевидна, таким образом, центральная роль стратегии — она определяет как содержание конкретных планов, так и организацию обеспечения их выполнения, требования к контролю и персоналу. Цель стратегии — удостовериться, что фирма находит и развивает перспективные виды деятельности, сокращая и сворачивая слабые.

Следует внести некоторые уточнения в содержание понятий «программа», «проект» и «план». Все они относятся к плановой документации, но отличия довольно очевидны. В проекте определяется деятельность, направленная на получение некоего конечного результата, создания некоторого конечного продукта (диск, концерт, выставка, спектакль, издание). В программе координируется деятельность ряда соисполнителей, интегрируются их силы, средства на какую-то перспективу. В этом смысле программа может включать в себя множество проектов. План же определяет содержание работы конкретной структуры (фирмы, подразделения, службы) на какой-то период (год, месяц, неделю, день) — при этом речь может идти о работе, связанной на этот период с реализацией нескольких проектов и программ.[5]

В содержании проектов и программ должны быть представлены:

•    проблема, вызывающая необходимость разработки программы;

• идея решения проблемы (проблем), предлагаемая в данной программе;

•    цель (цели), т. е. конкретные представления о желаемом результате программы;

•    задачи, которые необходимо решить для достижения каждой цели;

•    содержание, т. е. перечень конкретных работ с указанием сроков их выполнения и т. д.;

•    обеспечение (финансовое в виде сметы или баланса, материально-техническое, организационное, кадровое, информационное и т. п.), необходимое для реализации программы.

Только при наличии всех этих компонентов позволяет рассматривать соответствующий документ в качестве программы и проекта.

В качестве программы реализации конкретного проекта используется бизнес-план, который представляет собой необходимый набор документов, фактов, анализ информации, оценка рынка, собранных в единый документ, дающий возможность в случае его одобрения и поддержки получить кредит, а следовательно — начальный капитал для развития фирмы, программы или разового мероприятия.

 

 

3 Этапы планирования

 

Планирование состоит из нескольких этапов, каждый из которых решает свои специфические задачи. Это организационно-подготовительный этап, этап разработки проекта плана, этап согласования и утверждения плана, этап пропаганды плана и организации контроля исполнения.

1 этап - организационно-подготовительный

На этом этапе создаются организационные условия успешной плановой деятельности. Их создание предполагает решение следующих задач:

- определение круга исполнителей (разработка планов обычно поручается наиболее квалифицированным работникам, поскольку планирование предполагает достаточно широкий горизонт рассмотрения перспектив работы);

- определение сроков разработки (важно определиться и со сроками разработки проекта плана, представления его на согласование и утверждение);

- информационное обеспечение (разработка программы должна опираться на добротную информационную базу). Информационное обеспечение планирования заключается в сборе, систематизации и анализе предплановой информации, на основе которой может приниматься плановое решение. Эта информация должна служить основой для анализа реального положения дел, выявления реальных материальных, финансовых, трудовых и других ресурсов, использования современных технологий планирования;

- методическое обеспечение (инструктаж). Менеджер, организующий разработку программы, должен быть уверен, что все участники разработки правильно понимают свои задачи, технологию разработки требуемого плана. Поэтому необходимо предусмотреть проведение совещаний, семинаров, деловых игр, ознакомление с опытом планирования работы других аналогичных организаций.