Организационные коммуникации и их эффективность

Рассматривая эффективность коммуникаций, можно привести следующие рекомендации по ее улучшения.

Ящик предложений и общие  собрания – два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководителем. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит оттого, что сообщений бывает довольно много, и ответить на все из них не представляется возможным. И наоборот, сообщения бывают очень редко и поначалу они принимаются во внимание, а потом постепенно не берутся в расчет. Что касается собраний, то они не должны превращаться в монолог одного лица.

Важно также  установить четкие критерии для определения  информации, которая подлежит распространению  среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности  компанией и стимулировать трудовой процесс. Осведомленность о делах  организации и осознание своей  роли в ней приводит к тому, что  работники поддерживают цели организации, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководителю. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению  слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

Для того чтобы наладить коммуникации внутри исследуемой организации, необходимо учесть:

• профессиональные и социальные группы работников;
• средняя продолжительность работы сотрудников в организации;
• способ, как наладить организационные коммуникации с «отдаленными» работниками (рядовыми работниками, занимающиеся обслуживанием сторонних лиц).

Для того чтобы это сделать, можно применить тестирование отдельных работников, а также оценку фокус-группы, которая предполагает фиксирование деятельности отдельных работников в определенный промежуток времени.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять  больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия  – стратегия – цели – тактика  – оценка эффективности». Люди следуют  миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого  результата, если руководитель имеет  талант вдохновлять сотрудников. Кроме  того, для человека важно знать, что  стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

Осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:

• личная беседа с сотрудниками;
• рассылка циркуляров;
• распространение информации, используя электронные каналы связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников  ключевых сообщений следует применять  следующие формы внутриорганизованных коммуникаций:

• листок новостей;
• квартальные, годовые отчеты сотрудников (аналог отчета всей организации);
• доска объявлений;
• страница организации в Интернете;
• общие собрания работников.

В ООО «Ширинихои Шафоат» есть незначительные проявления неблагоприятного социально-психологического климата, который нередко проявляется в неформальных коммуникациях, а также в отсутствии взаимной ответственности и взаимовыручки. Также можно отметить недостаточную инициативу со стороны служащих и отсутствие творческого отношения к труду.

Методы  решения этих проблем были описаны  выше, стоит только добавить следующие:

• поощрение инициативы со стороны служащих (премирование, награды, информирование о деятельности отличившегося работника на собрании Правления фирмы);
• постоянное слежение за уровнем социально-психологического состояния коллектива: проявление заинтересованности состоянием дел каждого работника, утренние посещения всех отделов организации (быть у всех на виду).

Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между  исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения. Организационные меры призваны, прежде всего:

1. они должны сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначное понимание глобальной цели и сопряженных с нею специфических и частных целей, тем самым определить место каждого отдела и служащего в общем процессе. Очень важно, чтобы все исполнители осознали связи, необходимые для хода процесса, и включились в поиск оптимальной структуры этих связей;
2. организационные меры обеспечивают каждому исполнителю получение информации о тех новых знаниях или навыках, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в реализации решения.

Таким образом, проведенные мероприятия по улучшению  коммуникационного процесса внутри ООО «Ширинихои Шафоат» должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими  сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.