Организационное поведение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение. 3

I. Коммуникации в системе управления. 4

1.1 Коммуникации: понятие, виды, основные элементы, этапы, их характеристика. 4

1.2 Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика, информация в коммуникационном процессе. 8

1.3 Эффективность коммуникаций в менеджменте. 10

II. Характеристика и опыт работы ОАО “Ростелеком”. 13

2.1. Общая  характеристика организации. 13

2.2. Как организованы коммуникации внутри компании. 17

2.3. Анализ  коммуникационного процесса в организации. 19

III. Проблемы, выявленные в организации и пути их решения. 22

3.1. Проблемы  коммуникации, выявленные в организации,  рекомендации и предложения по  их решению. 21

Заключение 25

Список  использованной литературы. 26

 

 

 

 

Введение.

Темой данной курсовой работы являются организационные  коммуникации в организации: преграды и методы совершенствования. В наше время для менеджера коммуникации - это «хлеб насущный». В широком смысле  слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой же менеджер может нормально работать без поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Думаю, актуальность темы бесспорна.

Итак, целью  моей работы является изучение организационных  коммуникаций в конкретной организации и разработка методов по их совершенствованию.

Для достижения поставленной цели мне необходимо выполнить  такие задачи, как:

1. Изучить понятие, виды и характеристику коммуникаций;
2. Выяснить, что такое коммуникационный процесс;
3. Определить эффективность коммуникации в менеджменте;
4. Выделить компанию для изучения коммуникации и проанализировать ее работу.

Для написания  работы я планирую использовать такую  литературу, как:

1. Максимцов М.М, Игнатьева А.В., Менеджмент: Учебное пособие.- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1999.
2. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Перевод с англ. – М.: Дело, 2002.
3. Молл Е.Г. Менеджмент. Организационное поведение: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2001 и некоторые другие источники.

1. Коммуникации в системе управления.

1.1 Коммуникации: понятие, виды, основные элементы, этапы, их характеристика.

Коммуникация¹ - (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели  коммуникаций:

• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
• Регулирование и рационализация информационных потоков.

  Коммуникации  подразделяются на следующие  виды:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся  на:

• формальные или официальные.

Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации  и осуществляются по формальным каналам;

• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций: предстоящие  сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют²:

-вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

-горизонтальные, между  различными  подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные  коммуникации в свою очередь подразделяются на:

-  восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на³:

• вербальные (словесные);
•   невербальные,   призванные осуществить      обмен      информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные  и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают  друг друга. Как правило, интерпретация  получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесть! и выражения лица, которые  сопровождают слова передающей стороны.

Рассмотрим более точно межличностные и организационные коммуникации, их  понятие, преграды, и характеристику..

Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие между людьми.

Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие внутри организации между ее сотрудниками.

Межличностные коммуникации могут быть как между  сотрудниками одной фирмы, так и  между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные  коммуникации  затрагивают  только  одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

В тоже время  межличностные коммуникации включают в себя организационные коммуникации.

Таким образов, преграды, возникающие при межличностных  и организационных коммуникациях, по своей сути практически ничем  не отличаются друг от друга.

Коммуникация  считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно  тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. Менеджер. В противном  случае имеет место безуспешная  коммуникация.

Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются коммуникационными барьерами⁴ (преградами).

Различают коммуникационные барьеры макро  — и микроуровня.

Макробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

К таким  барьерам относятся:

• перегрузка информационных сетей и искажение информации;
• потребность во всё более сложной информации;
• интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.

Микробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах.

  К ним относятся:

• отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);
• отношение адресата к источнику информации;
• восприятие получателем информации многозначных слов;
• отсутствие обратной связи.

Все преграды, возникающие в процессе межличностных  и организационных  коммуникаций также можно представить в  виде схемы. (Схема 1)

Затрудняют  коммуникации также предвзятые представления  людей, отвергающие новые идеи в  силу их новизны, кажущейся с первого  взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными  условиями (стереотипы).

В результате искажается восприятие сообщения, замедляется  и искажается процесс обратной связи, снижается результативность данного  сообщения.

 

Схема 1:  ”Классификация преград в процессе коммуникаций”

2. Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика, информация в коммуникационном процессе.

 

Коммуникационный  процесс⁵ - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный процесс - это взаимодействие совокупности элементов.

Существует  четыре базовых элемента коммуникационного  процесса⁶:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;
2. Сообщение - непосредственно информация;
3. Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);
4. Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные  этапы:

1. Зарождение идеи или отбор информации;
2. Выбор канала передачи информации;
3. Передача сообщения;
4. Интерпретация сообщения.

Например, генеральный директор торговой фирмы  решил обсудить с менеджерами  магазинов вопрос о состоянии  и улучшении качества торгового  обслуживания населения на совещании. В данном случае:

- генеральный  директор - отправитель, у которого  зародилась идея;

     - информация о состоянии  и улучшении качества торговли  – сообщения;                                   - совещание - это канал информации;

     - получатели - менеджеры  магазинов, которые интерпретируют  сообщение и при помощи этого  же совещания дают обратную  связь генеральному директору.

При организации  коммуникационных сетей на предприятии  необходимо учитывать специфику  различных типов и каналов  коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного  процесса.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и  каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры  в соответствии с выбранной  сферой   деятельности,   принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных  процедур,  должны устанавливаться            для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного  должностного лица.

Информация в коммуникационном процессе:

Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми.

Информация,  используемая  для  коммуникационного управления, подразделяется   на:

• базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;
• текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

- документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);

-  недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По  аспектам  коммуникационного  управления   информация классифицируется    на    экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило   требования   к   информационному   обеспечению коммуникационных процессов.

3. Эффективность коммуникаций в менеджменте.

       Коммуникация  считается успешной, если получатель  информации понимает ее содержание  адекватно тому смыслу, который  в нее вложил отправитель.