Контроль в системе управления

Глава администрации - Кипиани Владимир Ильич. Глава сельского поселения руководит администрацией сельского поселения на принципах единоначалия.

Администрация расположена по адресу: 301318, Тульская область, Веневский район, п. Грицовский, ул. Первомайская, д. 24.

Администрация выполняет следующие виды деятельности:

• Государственное управление и обеспечение военной безопасности; социальное страхование;
• Государственное управление общего и социально-экономического характера;
• Государственное управление общего характера;
• Деятельность органов местного самоуправления по управлению вопросами общего характера;
• Деятельность органов местного самоуправления районов, городов, внутригородских районов (Основной вид деятельности).

Структуру органов местного самоуправления сельского поселения составляют:

1. Собрание представителей сельского поселения;

2. Глава сельского поселения;

3. Администрация сельского поселения;

4. Контрольный орган сельского поселения.

Структура численности персонала администрации сельского поселения Грицовский представлена в таблице 1.

Таблица 1

 

Год	Штатное расписание (чел.)	Штатное замещение (чел.)
2010	12	12
2011	15	14
2012	16	15
2013	15	14
2014	15	15

 

 

       Из таблицы  видно, что среднесписочная численность  персонала соответствует штатному  расписанию. Также заметно прослеживается  увеличение численности работников. Только в 2013 году штатное расписание  сократилось на одну единицу, что связано с уходом работника  отдела отчетности на пенсию.

Также по данным таблицы можно рассчитать коэффициенты обеспеченности и постоянства кадров за 5 лет.

Коэффициент обеспеченности кадров рассчитывается по формуле:

Коб = (Чз/Чср), где Чз- численность замещения, Чср-среднесписочная численность (рис. 1).

Коб 2010=1

Коб 2011=0,93

Коб 2012= 0,94

Коб 2013=0,93

Коб 2014=1

Исходя из данных расчетов, видно, что обеспеченность администрации человеческими ресурсами в течение 5 лет не сильно варьируется.

Коэффициент постоянства кадров рассчитывается по формуле:

Кп = (Р/Чср), где Р - численность работников, проработавших год.

Кп 2010= 1

Кп 2011=1,1

Кп 2012=1,1

Кп 2013=1,1

Кп 2014= 1

    Коэффициент постоянства кадров определяет, насколько стабильное положение рабочих предприятии. Численность работников по всем категориям за анализируемый период стабильна.

Основные показатели социально-экономического развития поселения представлены в таблице 3.

Таблица 3

Наименование показателя	Ед. измерения	2010 год	2011 год	2012 год	2013 год
Объем сельскохозяйственной продукции в хозяйствах всех категорий	тыс. руб.	-	-	-	-
Инвестиции в основной капитал (без организаций малого предпринимательства)	тыс. рублей	-	-	-	-
Ввод в действие жилых домов	кв. м. общей площади	0,101	0,102	0,109	0,671
Оборот розничной торговли на душу населения	тыс. руб.	8900	11200	11200	12500
Среднемесячная номинальная начисленная заработная плата (по кругу крупных и средних организаций)	рублей	2750	3500	3700	4900
Зарегистрированное число безработных (на конец года)	человек	28	29	20	24
Количество общеобразовательных школ	единиц	1	1	1	1

 

 

Согласно данной таблице можно сделать вывод о повышении качества жизни жителей поселка Грицовский. Увеличивается количество жителей в поселении, при этом уменьшается количество безработных, а также растет среднемесячная заработная плата. Все это, несомненно, свидетельствует об активной деятельности администрации, трудящейся на благо своих односельчан.

 

2.2 Система контроля в администрации

 

Все направления деятельности администрации обязательно подвергаются контролю. Особое внимание следует уделить контролю исполнения управленческих решений, т.к. от этих решений зависит жизнь и благосостояние жителей поселка.

Для того, чтобы осуществить контроль исполнения управленческих решений, необходимо провести анализ документов. Данный вид контроля имеет своей целью обеспечить своевременное и качественное исполнение всех поручений, прямо прописанных в документах.

Контролю подвергаются не все документы, а только те, исполнение которых в огромной степени влияет на жителей сельского поселения.

Осуществляют проведение контроля и организацию исполнения документов заместитель главы администрации и руководители структурных подразделений администрации.

В осуществлении контроля принимают участие общий и юридический отделы. Общий отдел проверяет сроки исполнения и рассмотрения, перечень исполнителей, качество обратной связи и т. д., а юридический отдел проверяет грамотность составления документов и устанавливает обязательства двух сторон, необходимых при исполнении разработанных управленческих решений.

Контроль осуществляется:

• за качественным решением вопросов, поставленных в документах;
• за своевременностью рассмотрения и принятия документа к исполнению, а также за сроком самого исполнения;
• за исполнением документов, адресованных конкретным должностным лицам;
• за ходом рассмотрения и получения обратной связи на письма, направленные в вышестоящие органы.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки документа на контроль (записи в резолюции Главы администрации). В случае, когда истекает срок исполнения документа, исполнитель за три дня до окончания срока должен в письменном виде, с указанием конкретных причин отсрочки,  попросить о продлении  срока исполнения документа. Данная просьба должна быть адресована главе администрации или его заместителям.

Все поступившие в администрацию документы изначально попадают  в общий отдел, где проходят первичную обработку и затем отправляются, непосредственно, к главе администрации для успешного их исполнения.

На Законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, обращения, запросы депутатов Областной Думы, постановления, распоряжения губернатора и администрации Тульской области, иные документы вышестоящих органов исполнительной власти Тульской области, в случае постановки их на контроль заполняется контрольная карточка, на которую переносится резолюция (указание), проставляется отметка о контроле «К» и исполнителе.

Кроме этого, существует отметка об особом контроле «ОК» , которая ставится на документах и контрольных карточках в случае указания на них даты предоставления информации в вышестоящие органы.

Если же главой администрации в резолюции отмечена необходимость составления по данным документам проекта постановления или распоряжения, то в определенный срок необходимые материалы должны быть переданы исполнителем вышестоящему руководству, а именно заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, ответственным за выполнение указаний Главы администрации.

Резолюция Главы администрации с пометками «Для сведения», «Для исполнения», «Для руководства» четко дает понять, кому именно адресован документ и меры по его исполнению. На общий отдел в таком случае возлагается обязанность в течение двух дней осведомить исполнителей о поручении им документа и ознакомить с его содержанием. И только после этого общий отдел имеет право сделать отметку в контрольной карточке о дополнении к поручению Главы администрации.

Контрольная карточка хранится в общем отделе постоянно вместе с документом, а затем сдается в архив Тульской области

В ходе подготовки постановлений и распоряжений возникает вопрос о контроле их исполнения. Об этом делается запись с указанием сроков и конкретного исполнителя. Но проект решения не может вступить в силу без согласования с общим и юридическим отделами.

Все материалы по исполнению дела, взятого под контроль, хранятся в специальных папках с одноименными названиями, которые создает общий отдел. За соблюдением всех правил организации контроля за исполнением решений и снятия решений с контроля следят заместители главы администрации в соответствии с распределением обязанностей.

В случае принятия к исполнению особо значимых решений по жизненно важным вопросам социально-экономической жизни сельского поселения в течение десяти дней должен быть разработан план мероприятий по осуществлению контроля за исполнением данных решений с указанием сроков исполнения и ответственных лиц. Разработкой данного плана занимаются заместители главы администрации совместно с руководителями структурных подразделения, а утверждает его глава администрации. Один экземпляр передается в общий отдел.

В последнее время глава администрации много внимания начал уделять вопросам благоустройства поселка и обеспечения благосостояния его жителей. В связи с этим заметно увеличилось количество документов, принятых к исполнению и нуждающихся в контроле. А поскольку документооборот в администрации осуществляется ручным способом, то встает острая нехватка времени и рабочей силы. Таким образом, процесс налаживания и ускорения  документооборота является одной из главных проблем администрации поселка Грицовский, требующая незамедлительного решения.

 

2.3 Совершенствование контроля в администрации

 

Для решения выявленной проблемы сначала необходимо определить, что наиболее выгодно: модернизация процесса документооборота или увеличение численности персонала. Второй вариант категорически не выгоден для нашей администрации, т.к. ее штат полностью укомплектован и введение дополнительной штатной единицы чревато финансовыми затратами.  В связи с этим, необходимо автоматизировать систему документооборота, что повлечет за собой совершенствование контроля над исполнением  необходимых документов. Усовершенствованная система контроля должна включать: автоматизированный учет, проверку исполнения на местах, анализ оперативной деятельности подразделений, выработку рекомендаций и принятие мер для устранения причин, снижающих эффективность управления, и др.

Такой контроль будет содействовать исполнению решений на высоком уровне и в строго отведенные сроки и обеспечит получение аналитической информации, необходимой для оценки управленческой деятельности государственного аппарата, госорганов, структурных подразделений, конкретных госслужащих.

  С помощью автоматизация документооборота администрации повысится исполнительная дисциплина и заметно сократятся временные затраты на разработку, принятие, исполнение,  и контроль управленческих решений.

Изучив несколько автоматизированных систем делопроизводства, мы пришли к выводу, что для нашей администрации наиболее оптимальной является автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО». Рассмотрим ее подробнее.

Система «ДЕЛО» представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению автоматизации делопроизводства и замене печатного документооборота на электронный.

Данная система обладает рядом преимуществ: предназначена для руководителей разных уровней; обеспечивает оперативный поиск документов; отлеживает движение документа с начала разработки до его принятия; проводит эффективный контроль за исполнением и предоставляет полную отчетность; снижает временные затраты; предоставляет возможность делегирования полномочий; имеет удобный и доступный своей простотой интерфейс и т. д.

Система «ДЕЛО» настолько универсальна, что быстро адаптируется к специфике любой организации.

Автоматизированная система «ДЕЛО»:

- Обеспечивает конфиденциальность документов, помещенных в базу системы, с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств.

- Снижает трудоемкость процесса массовой замены бумажных документов на электронные с помещением их в базу системы путем выполнения функции «Поточное сканирование».

- Может осуществлять все виды работы над документами без каких-либо ограничений.