Командообразование и преимущества работы в команде

     Составляя рациональный план действий, команда  создает собственный инструмент контроля и управления продвижением к намеченным целям. Одновременно план является эффективным тренингом профессионального самообучения, в ходе которого приобретаются знания, опыт и профессионализм, которые можно получить, только освоив эффективное планирование.

8. Этапы планирования деятельности

 

       Цель — есть форма представления результата. Формулировка цели должна раскрыть этот ожидаемый результат. Чем конкретнее цель, тем реальнее результат и перспектива его достижения.

     Для того чтобы сформулировать цель, необходимо записать первую подходящую формулировку цели и оценить, какие явления (показатели, параметры, эффекты) явились бы доказательством того, что цель достигнута. Это и будет ожидаемый результат. Найдя наиболее удобное (убедительное) явление, подтверждающее выполнение цели, необходимо скорректировать ее формулировку.

     Формулировка  цели-результата — это самый важный этап планирования, так как в процессе формулирования цели-результата члены команды прорабатывают схему его достижения, т. е. содержательную часть самого плана.

     Главное, не ставить слишком абстрактных  или далеких целей. Чем дальше во времени цель, тем меньше в данный момент точной информации о возможностях ее достижения. Кроме того, нельзя забывать и о вероятностной природе сопутствующих условий и обстоятельств.

     Определение направлений достижения намеченной цели (разработка стратегии и тактики)

     В зависимости от того, какие результаты должны быть достигнуты, конечная цель может быть разбита на несколько  задач. Назначение этой процедуры планирования — составление набора различных  вариантов выполнения поставленных задач. Для того чтобы составить набор вариантов, необходимо проанализировать:

     1. Фактические и ожидаемые ресурсы команды;

     2. Реальные социально-экономические условия и конъюнктуру;

     3. Поведение внешних партнеров и руководящих органов;

     4. Уровень подготовки членов команды.

     Затем из всех существующих вариантов выбирается один-два рациональных варианта, удовлетворяющие  следующим требованиям:

     1. Достаточные собственные ресурсы команды;

     2. Достаточная реальность выполнения в планируемые сроки (на уровне прогнозируемого развития внешней и внутренней ситуации);

     3. Допустимый уровень потерь при выполнении выбранного варианта действии (оценка рисков).

     Выбранные варианты действий и составят основу стратегии достижения поставленной цели. Выбор основного направления  действий производится на основе оценки соотношения "важность (срочность) решения задач — допустимый уровень затрат и рисков".

Составление долгосрочного плана

     Стратегический  план составляется на обозримый период времени, от трех до пяти лет.

     В современных условиях целесообразно опираться на трехлетние планы и набор жизненно важных стратегических целей на пятилетку. Составление 5-летних планов развития целесообразно в установившихся рыночных условиях после того, как экономика страны вышла на стабильный уровень развития.

     Стратегический  план должен содержать следующие  сведения:

1. Набор стратегических жизненно важных целей по различным направлениям деятельности команды с указанием ожидаемых результатов;
2. Основные пути достижения стратегических целей с указанием основных этапов промежуточных годовых результатов;
3. Список членов команды, ответственных за различные этапы подготовки и реализации долгосрочного плана;
4. Социальные перспективы реализации стратегического плана для всех членов команды, как основа мотивации его исполнения;
5. Ресурсы и результаты работы, на которые опирается разработка стратегического плана;
6. Варианты изменения стратегического плана при возникновении прогнозируемых негативных обстоятельств;

     Как правило, необходима периодическая корректировка стратегического плана.

     Основные  рекомендации по составлению стратегического  плана:

• План не может быть исчерпывающим и изначально утвержденным на весь период планирования, так как его разработка всегда осуществляется в условиях частичной неопределенности;
• Необходимо сопоставлять несколько вариантов стратегии. При этом самый рациональный план — необязательно самый экономичный по затратам;
• Необходимо заложить определенные резервы (времени, средств и т.п.) для решения непредвиденных проблем. Под резервами понимаются также возможности подключения новых членов команды, нового сотрудничества, партнерства и другие неформальные действия, подготовленные и предусмотренные заранее. В противном случае составленный план рухнет при первом столкновении с реальностью;

     При этом необходимо учитывать, что в любой работе неизбежны организационные ошибки членов команды, задержки и проволочки в работе различных структур (что приводит к изменению исходной ситуации), внешние и внутренние помехи.

     И, конечно, нужно помнить, что реализация любого плана, тем более стратегического, опирается на личную ответственность всех членов команды.

Оперативное календарное планирование

     Для оперативно-календарного планирования определяющим является годовой план работы команды, сформированный на основе ранее разработанного стратегического плана развития.

     Оперативно-календарное  планирование включает в себя квартальное  и ежемесячное планирование.

     Недельные графики работ, как правило, составляются в периоды напряженной непрерывной работы, когда в силу различных обстоятельств установлены крайне сжатые сроки.

     Ежедневные, еженедельные графики работ команды составляются, когда необходимо создать опережающее выполнение плановых сроков с целью формирования резервов (времени, материалов и др.), необходимых для нейтрализации ожидаемых помех.

     Важно отметить, что на любом уровне планирования, в том числе и в недельных  графиках, должна четко записываться форма представления результата и дата исполнения определенной работы. В противном случае план из инструмента оперативного регулирования превращается в бюрократическую отчетность, что в работе команды недопустимо.

     Планируя  свою работу, члены команды должны помнить следующее:

• основная работа всегда выполняется вовремя, губят ее "мелочи" по оформлению и представлению результата в срок;
• в рыночной экономике важен результат, а не ссылки на непредусмотренные объективные обстоятельства;
• основное внимание — к смежникам, тем, кто не входит в состав команды, но задействован в работе.

     Формы отчетности устанавливаются по взаимной договоренности и должны быть максимально упрощены. В отчетах членов команды должна содержаться характеристика незавершенных позиций, значимый результат по которым должен быть получен в последующие календарные периоды.

Контроль  выполнения работы

     В хорошо сработанной небольшой команде каждый сам себя контролирует на своем участке работ. Функция контроля над исполнением всего объема работ возложена на руководителя.

     В некоторых организациях и учреждениях  управленческая функция контроля исполнения нередко воспринимается как функция администратора-надсмотрщика. Зачастую сотрудники болезненно реагируют на начальственный интерес к выполняемому ими заданию, воспринимая его как недоверие к своей квалификации и ответственности.

     Команда потому и является командой, что  подобное положение дел в ней недопустимо.

     Суть  контроля исполнения работы в команде в том, что план статичен, но жизнь не стоит на месте. Постепенно, по мере выполнения работы, проясняются те сложности и "узкие места", которые при формировании общего плана представлялись иначе; у членов команды накапливаются идеи по поводу выполняемой работы; изменяются внутренние и внешние условия.

     Следовательно, контроль исполнения работы в команде  обеспечивает:

• личное представление руководителем команды складывающейся ситуации с выполнением плановых заданий (и не только плановых);
• выявление "узких мест" и возможностей их преодоления;
• выявление ожидаемых помех;
• оценку характера взаимодействия с другими командами внутри организации и внешними партнерами;
• получение обратной связи от членов команды;
• оценку настроения членов команды в процессе осуществления поддерживающей или мотивирующей работы;

     В команде возможны следующие формы контроля исполнения работы:

• ежедневные (еженедельные) совещания с докладом всех членов команды о состоянии работ;
• периодические (по ситуации) совещания ответственных исполнителей команды, связанные с "узкими местами" в деятельности команды;
• ежедневная (выборочная) работа руководителя с одним из членов команды, для того чтобы "держать руку на пульсе";
• использование "режима автоответчика" для записи всех сообщений обратной связи и тревожных сигналов о появлении помех;
• качественный и своевременный анализ представленных результатов по выполненным плановым заданиям;
• итоговая оценка деятельности команды за отчетный календарный период;
• доклады отдельных членов команды по тематическим заданиям.

     На основании информации, собранной в процессе контроля исполнения работы, руководитель команды должен:

• провести ситуационный анализ с прогнозированием дальнейшего хода плановых и внеплановых работ;
• уточнить план и стратегию дальнейших действий;
• оказать членам команды помощь в "узких местах" и определить дополнительные задания;
• уточнить и нормализовать взаимодействие членов команды.

9. Ситуационный  анализ

 

     Ситуационный  анализ (или анализ актуальных ситуаций) любой человек осуществляет сознательно или неосознанно каждый день в течение всей жизни — от младенчества до глубокой старости. Без него человек не может сделать ни шагу.

     На  бытовом уровне – это анализ текущей ситуации с целью определения своих сиюминутных, перспективных действий и поведенческой линии. Процесс ситуационного анализа "запускают" самые разнообразные события: прогноз погоды, обострение отношений в рабочей группе, изменение ситуации на валютном рынке, выбор жениха и т.д. и т.п.

     Третье  условие продуктивной деятельности команды — ситуационный анализ имеет такую же важность, как первые два.

     Ситуационный  анализ — это процесс оценивания внешних и внутренних обстоятельств в прошлом, настоящем и будущем с целью определения наиболее рациональной поведенческой линии.

     Ситуационный  анализ прошлых событий дает неоценимый опыт оценки степени правильности рассуждений  и действий. Ситуационный анализ текущих  событий необходим для того, чтобы  определиться, как себя вести. Ситуационный анализ ожидаемых событий называют прогнозированием.

     Термин  "ситуация" часто используется в обыденной жизни просто для указания на основные внешние (или внутренние) обстоятельства и условия, в соответствии с которыми мы выбираем ту или иную поведенческую линию.

     В ситуационном анализе под ситуацией понимается описание тех обстоятельств, факторов и условий, результатом взаимодействия которых является анализируемая проблема.

     Термин  "проблема" обычно определяет не локальное, а принципиальное изменение линии поведения, вплоть до корректировки своих прежних стратегических ориентиров деятельности.

     Проблема  никогда "не сваливается с неба". Она является результатом:

• изменившихся внешних условий;
• изменившихся внутренних условий (состояний);
• появления неожиданного препятствия;
• проявления новых аспектов, перспектив, открывшихся нам в результате наших действий;
• намерения заняться новой тематикой, войти в новую сферу отношений (деятельности, производства), т. е. заняться тем, в чем нет опыта.