Функция контроля в работе менеджера

5.  Процедура контроля  — последовательность действий  по проведению контроля.

6.  Методы контроля  — способы его проведения. При  подборе методов контроля необходимо  ответить на вопрос: «Как должен  производиться контроль?» В качестве  методов контроля используются  метод сравнения,  сопоставления  факторов, методы обследования процессов,  опросы, наблюдения и проч.

7.   Средства контроля  — все то, что используется  в процессе проведения контроля. При выборе средств контроля следует ответить на вопрос: «При помощи чего будет производиться контроль?» Средствами контроля могут быть измерительные приборы, средства фиксации результатов, накопления и хранения информации, инструменты, реактивы, плановая и отчетная документация, отчеты сотрудников, сметы, бюджеты и проч.

Выбор принципиальных положений, определяющих специфику элементов контроля, осуществляется на основе анализа ряда факторов. К наиболее значимым из них относят: особенности стратегии и организационной структуры предприятия, специфику объекта контроля, имеющиеся ресурсы, уровень зрелости персонала, политику администрации в области контроля. Политика в области контроля представляет собой основополагающие положения, которыми руководствуется персонал организации при разработке и реализации систем контроля. Они устанавливают границы принятия решений в области децентрализации отдельных функций контроля, степени его жесткости, требования к регламентирующей документации, разработки механизма стимулирования персонала, осуществляющего контроль.

3.2. Содержание процесса контроля

Процесс контроля состоит  из нескольких этапов. На первом определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать и источники информации о них. Эти параметры на практике принимают  вид различного рода стандартов и  нормативов, отражающих заложенные в  планы задачи. Речь может идти о  нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, программных нормативах (сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т.п. ).

К нормативам предъявляются  такие требования как научная  обоснованность, гибкость, то есть способность  изменяться в соответствии с новыми условиями, надежность, выполнимость в  нормальной ситуации (слишком высокие  нормативы пугают, а слишком низкие — расхолаживают), адекватность отражения  реальных процессов. Соответствие этим требованиям позволяет нормативам служить критериями оценки подразделений и отдельных лиц.

Кроме того, в хозяйственной  практике нормативы используются для  распределения работы между исполнителями, внешних сопоставлений, определения  кандидатур на выдвижение.

Не все, что нужно контролировать, удается выразить в количественных показателях, например, морально-психологический  климат в коллективе. Это усложняет  процесс контроля, но в ряде случаев  последний можно осуществить, ориентируясь, скажем, на различные реакции людей.

На втором этапе процесса контроля создается модель управления организацией, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места  образования промежуточных и  конечных результатов, наиболее подходящие места для наблюдений — так  называемые «точки контроля».

Третий этап процесса контроля заключается в снятии информации о состоянии и результатах  функционирования объекта контроля, сопоставлении ее с нормативами. Это позволяет определить, имеются или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли осуществлять корректирующие действия.

Измерения — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент контроля. На их долю приходится основная часть  затрат, величина которых зачастую и предопределяет, стоит заниматься контролем, или нет — ведь задача последнего состоит прежде всего в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении.

Информация, предназначенная  для нужд контроля, должна быть своевременной, точной, позволяющей принимать обоснованные решения о том, действовать или бездействовать в данной ситуации, а если действовать — то как, с какой интенсивностью. Источниками информации служат постоянные целевые наблюдения, текущие статистические данные общего характера, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и пр.

При оценке ситуации могут  возникать различные «подводные камни», прежде всего связанные с  психологией людей, поскольку любая  информация рассматривается через  призму личного восприятия, а поэтому  приобретает субъективную окраску. Так, очевидными кажутся те факты, в  истинности которых никто не хочет  сомневаться, а не те, истинность которых действительно неоспорима. Поэтому сомнению подвергается все, и прежде всего самое очевидное, кажущееся аксиоматичным. Для уменьшения субъективизма и ошибок в крупных организациях создаются специальные подразделения по планированию, сбору и оценке информации.

Высшее руководство устанавливает  масштаб допустимых отклонений от стандартов деятельности, в пределах которого они не должны вызывать тревоги. Это  требует точности, так как если масштаб слишком большой, можно вовремя не заметить проблемы, и фактические отклонения станут угрожающими; если же он незначителен, организация будет реагировать на любые отклонения, что разорительно. Поэтому, самое трудное здесь — оценить фактическую ситуацию и определить, что же является отклонением. Но в любом случае система контроля должна устранить отклонения, прежде, чем они перерастут в крупные проблемы.

Не все отклонения от стандартов нужно устранять, ибо иногда сами стандарты могут оказаться нереальными.

Четвертый этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности организации: модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.

Корректировка может быть осуществлена путем улучшения значения каких-либо внутренних элементов данной организации, усовершенствования системы управления или технологических процессов.

Но к этому нужно  относиться весьма осторожно. Если дела в организации идут неплохо и  поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить в ее деятельность лишних изменений. Обычно, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем, борьба с ними обходится недешево и ее по возможности стараются избегать.

На практике существуют два  варианта корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации или нейтрализации; второй — в изменении стандартов, которые могут быть и ошибочными, поскольку часто устанавливаются на основе прогнозов, от которых реальная ситуация иногда существенно отличается [5]. 
Заключение

Главные инструменты  выполнения функции контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности организации, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен характеризоваться стратегической направленностью, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Для осуществления  контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами  при этом могут быть: количество, качество, затраты, исполнители и  сроки. Расход ресурсов желательно учитывать  по всем видам ресурсов и товаров, стадиям жизненного цикла и подразделениям. 
Список литературы

1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. « Основы менеджмента»: пер. с англ. – М.: Дело, 1995. – 280 - 282 с.
2. Материалы статьи: «Внешний и внутренний контроль», режим доступа: http://uamconsult.com/book_405_chapter_71_%C2%A7_4._VNESHNIJJ_I_VNUTRENNIJJ_KONTROL.html
3. Материалы статьи: «Основные функции менеджмента: контроль», портал менеджмента - библиотека менеджмента (Проект "кафедра теории и технологии менеджмента 2004-2010"), режим доступа: http://www.managment.aaanet.ru/osnovi/10.php
4. Материалы статьи:  «Принципы реализации контроля», режим доступа: http://vfmgiu-trade.ru/Znachenie_kontrolja_v_menedzhmente/Principy_realizacii_kontrolja/index.html
5. Материалы статьи: «Этапы процесса контроля», режим доступа: http://www.pragmatist.ru/operativnoe-upravlenie-i-kontrol/etapy-processa-kontrolya.html