Функция контроля в работе менеджера

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

Нижегородский институт управления – филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования  «Российская академия народного  хозяйства и государственной  службы при Президенте Российской Федерации»

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Теория управления»

на тему: ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ В РАБОТЕ МЕНЕДЖЕРА

 

 

Выполнил:

Научный руководитель:

 

 

Нижний Новгород

2011

 

 

 

 

Оглавление:

Введение 3

Глава 1. Значение и сущность контроля 4

1.1. Основные аспекты и задачи управленческого контроля 4

1.2. Цели контроля в работе менеджера 5

Глава 2. Виды контроля 8

2.1. Предварительный  контроль 8

2.2. Текущий  контроль 10

2.3. Заключительный  контроль 12

2.4. Внутренний  и внешний контроль 13

Глава 3 Процесс контроля 16

3.1. Система,  принципы и подходы к контролю 16

3.2. Содержание  процесса контроля 20

Заключение 24

Список литературы 25

 

Введение

Контроль - одна из основных функций менеджмента. Деятельность организации требует, чтобы контроль, как и планирование, с которым он теснейшим образом связан, был непрерывным процессом. Контроль состоит из трех основных составляющих: установления стандартов деятельности организации, подлежащих контролю; измерения и анализа ее результатов, информация о которых получена с его помощью; корректировки хозяйственных, технологических и прочих процессов в соответствии принятыми решениями.

Актуальность  рассматриваемой темы обусловлена  значением функции контроля в повышении качества управления организацией, обеспечении ее функционирования на достойном уровне.

Целью данной работы является рассмотрение теоретических  основ управленческого, его видов и процесса его осуществления.

Работа состоит из трех глав. В  первой главе раскрыты значение и сущность управленческого контроля. Вторая глава посвящена видам контроля в работе менеджера. В третьей главе рассмотрен процесс осуществления управленческого контроля.

 

Глава 1. Значение и сущность контроля

1. Основные аспекты и задачи управленческого контроля

 

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Существует три аспекта управленческого контроля:

• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
• подготовка необходимых корректирующих действий.

Менеджер должен выбрать  одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт [3].

Без надежной системы контроля в настоящее время не может  функционировать, на должном уровне, ни одна организация, в системе управления которой он решает несколько задач.

Раскроем первую задачу. С помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, оказывающие существенное влияние на ее функционирование и развитие. Кроме того, с помощью контроля отслеживаются недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубина, что позволяет создавать более обоснованные и надежные планы деятельности, особенно на перспективу.

Вторая задача. Контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

Рассмотрим подробнее  третью задачу. Результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.

В результате контроль позволяет  избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала.

2. Цели контроля в работе менеджера

 

Цели контроля могут быть достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

 Прежде всего, контроль  должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации — внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней.

Такой контроль не может  осуществлять только одно лицо, или  небольшая группа людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, так как лучший контроль — это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

Система контроля должна иметь  четкую стратегическую направленность, заданную основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

Контроль осуществляется не ради выявления проблем, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. Поэтому информация, не нужная для корректировки деятельности организации, бесполезна и собирать ее не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от научно обоснованных стандартов, чтобы иметь возможность провести точный анализ причин и последствий и сформулировать адекватные решения.

В то же время главная  цель контроля — не исправление, а  предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо сократить до минимума все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством организации реальной ситуацией и, более того, направляет его действия по ложному пути.

Эффективный контроль требует  индивидуализированности, нацеленной на конкретные процессы, результаты, людей; учета их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе. Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля не только объективности, но и доброжелательности. Все это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности его проведения.

Руководитель, для которого контроль, наряду с планированием  является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о деле и о людях, поощрять их за любые положительные результаты. Это стимулирует рост производительности сотрудников, их стремление к самосовершенствованию.

Возложение на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета не только его формального  положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения  к нему коллег и подчиненных. Любой человек, прежде чем контролировать других, должен научиться контролировать себя.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала организации, ее финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности.

 

 

Глава 2. Виды контроля

2.1. Предварительный контроль

 

Наиболее важным средством осуществления предварительного контроля является, в первую очередь, реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Так как правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их обязательное соблюдений — это способ убедиться, что работа развивается в нужном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до своих подчиненных, набирать в административный аппарат управления высококвалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет функционировать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области .состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца [1, c.280].

2.2. Текущий контроль

 

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь [1, c.281].

Рассмотрим системы обратной связи. Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие  системы — одно из наиболее широко распространенных явлений природы. Все живые организмы для того чтобы выжить, используют системы  контроля на базе обратной связи. Поддержание  внутренней температуры тела на уровне 36,6°С достигается при помощи автоматической исключительно сложной системы контроля с обратной связью. Вы используете контроль с обратной связью, когда берете в руки какой-либо предмет. Ваши глаза видят этот предмет и посылают соответствующую информацию в мозг, а тот направляет команды мускулам дотянуться, взять и поднести этот предмет поближе. Когда руки направляются к этому предмету, глаза оценивают правильность выбранного направления, а мозг отдает мускулам соответствующие корректировочные команды. Если вы отключите системы обратной связи, закрыв глаза, то, если искомый предмет мал или быстро движется, велика вероятность, что ваши руки не сумеют захватить его из-за отсутствия контроля.