Анализ коммуникаций как информационных каналов в организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ  АКАДЕМИЯ»

                                                              (ИНЭКА)

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра маркетинга и менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Основы менеджмента»

На тему: «Анализ коммуникаций как  информационных каналов в организации  »

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Набережные Челны – 2011г.

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

      Коммуникации   являются   важнейшей   составляющей   в    деятельности руководителя, поскольку коммуникации -  это обмен информацией между  людьми.

Без обмена информацией  они не могут вместе работать, формулировать  задачи  и решать их.

      Коммуникации  – важнейший элемент обеспечения  эффективности управления. Руководитель тратить от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации.  Не только слово, цифра и другая информация,  которая  может  быть  представлена письменно или графически, занимает основное место  и  является  важнейшим  в коммуникационном процессе, но  и  другие  элементы  (жесты,  мимика,  паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

      В связи  с этим высокопрофессиональный  менеджер должен понимать,  каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть  искусством  устного  и письменного общения.

      Цель  курсовой  работы  –   провести анализ коммуникаций как информационных каналов на основе Управления Пенсионного Фонда г.Набережные Челны.

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Коммуникационный процесс

1.1. Понятие коммуникации.

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а, прежде всего — при помощи разнообразных контактов членов организации — в процессе коммуникации. Практически все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым средством обеспечения целостности и функционирования организации.

Управление в любой  организации реализовывается через людей, сотрудников. Одним из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении информация. Используя и передавая те или иные данные, а также получая обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Значимую роль играет способность менеджера передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами-получателями. Современным менеджерам необходимо осознавать важность данной проблемы и принимать активное участие в ее разрешении.

В процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации.

Коммуникационный процесс предъявляет определенные требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников коммуникации должен обладать всеми или хотя бы некоторыми специальными способностями, а именно: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных знаний, умений и навыков, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Коммуникация (от лат. communicatio — «общее», «разделяемое всеми») в широком смысле — обмен информацией между индивидами посредством общей системы символов.

Для раскрытия содержания деятельности руководителя (менеджера) необходимо рассмотреть понятие  коммуникации с позиции следующих  аспектов.

С одной стороны, коммуникация — это общественное явление, процесс, который имеет место в организационной системе на всех иерархических уровнях и во всех организационных структурах (они не обязательно должны быть связаны непосредственно с руководителем).

С другой стороны, коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с отдельными подчиненными, группами подчиненных и отдельными подразделениями организации.

И, наконец, коммуникация — это особая, специфическая функция  управления, которая является объектом целенаправленного регулирования со стороны руководителя, компонент его управленческой деятельности.

Взаимодействуя друг с другом, включаясь в процесс  общения, люди обычно преследуют конкретные цели. К основным целям коммуникации обычно относятся следующие:

• обеспечение эффективного обмена информацией (прием и передача) между субъектами и объектами управления;
• совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;
• формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;
• формирование отношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;
• обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;
• изменение мотивации поведения;
• обмен эмоциями.

Коммуникации в организации  или в группе выполняют ряд  значимых функций:

• информативную функцию — передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;
• мотивационную функцию — побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;
• контрольную функцию — отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
• экспрессивную функцию способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Коммуникационный процесс  — это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель — обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимного понимания не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный процесс  — это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса.

Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение — непосредственно  информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика может выступать непосредственно человек, и возможно использование технических средств.

Канал — средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная  почта, компьютерные сети). Каналом передачи может выступать сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании.

Получатель (адресат) —  лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1) зарождение идеи;

2) кодирование и выбор  канала;

3) передача сообщения;

4) декодирование (интерпретация сообщения);

5) обратная связь;

6) «шум».

Хотя весь процесс  коммуникаций часто завершается  за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Предварительно отправитель должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.

К сожалению, многие попытки  обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель  не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова  или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

Существует связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также  выбрать канал, совместимый с  типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна.

Если канал не слишком  соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией  будет менее эффективен.

Выбор средства сообщения  не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее количество средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации.

Исследования показывают, что одновременное использование  средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Передача. На этом этапе  отправитель использует канал для  доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, используемых в коммуникационном процессе. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию, где в качестве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, когда используются различные неречевые знаковые системы.

Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации.

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых  применяются любые символы. Основные функции невербальных средств —  это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Хотя речь является универсальным  средством общения, она приобретает значение только в совокупности с использованием невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показали, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38%  — через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности и необходимости изучения невербальных сигналов.