Инженерный документооборот предприятия

Заключение

RxEDM - золотая середина между  библиотекой рисунков и более  сложными TDM. Многие пользователи  решат, что именно этот продукт  наиболее полно отражает их  нужды в управлении документами  и что еще какие-то возможности на самом деле не нужны. Однако, если ваша цель - проводить деятельность TDM в соответствии с нормами, задаваемыми ISO 9000, то вам, вероятно, придетс поискать что-нибудь другое.

6.7 ViewBase 4.11 (Softdesk Imaging Group)

Softdesk добавила во ViewBase много новых ниспадающих меню и некоторое количество хорошо разработанных пиктограмм и кнопок. Как в случае с RxHighlight и CadmanView, инструменты внесени комментариев не появляются до тех пор, пока вы их не включите - это очень упрощает интерфейс. Одна из основных задач ViewBase Tools - расширение и унификаци пользовательских интерфейсов CAD Overlay for Windows и AutoCAD for Windows. В основе ViewBase Manager лежит FoxPro, поэтому он довольно ограничен в своих возможностях и неказист внешне. Если вы пользователь FoxPro, то вы сможете создать свой интерфейс для базы данных. Компоненты ViewBase, как и RxEDM, разработаны для продажи по одиночке, и есть даже версия ViewBase Tools для работы с AM-WorkFlow. Более унифицированный и полный продукт можно было бы, только приветствовать, так как среди ViewBase Tools есть такие, которых не имеет ни один из тестированных продуктов.

Без использования версии FoxPro для разработчиков, гибкость и способность к адаптации раздела управлени базами данных существенно ограничиваются. Тот простой факт, что пакетный импорт файлов не обеспечивается, может исключить ViewBase из вашего рассмотрения. Также не поддерживаются пароли пользователя, и интерфейс базы данных связан недостаточным количеством доступных полей спецификаций.

Управление базами данных и возможности защиты файлов крайне бедны в сравнении с другими рассмотренными здесь TDM. С другой стороны, возможность просмотра/ комментирования одна из лучших, если не лучшая. ViewBase обрабатывает множество типов изображений, выводит их на плоттер или принтер напрямую. Возможность просмотра включает в себя послойное комментирование, комментируемое изображение можно сделать серым, чтобы высветить комментарии. Весьма продвинуты функции манипулирования растровыми изображениями - поворот, инверсия и зеркальное отображение. ViewBase manager имеет прямую поддержку сканирующего программного обеспечения, что порадует пользователей CAD Overlay.

Обе составляющие ViewBase хорошо интегрированны в среду Windows. Вы можете настраивать другие программы для работы с ViewBase, используя макроязык. Такие возможности Windows, как drag and drop и ассоциирование файлов с загрузкой программ, отсутствуют, за исключением того, что касается AutoCAD. Такое же расхождение между ViewBase Tools и ViewBase manager существует при установке и интеграции функций. ViewBase Tools логичен и легок в использовании, но возможности ViewBase manager явно не звездные.

Заключение

Softdesk Imaging Group считает, что их продукт  предназначен для пользователей, которым нужен сильный интерфейс для просмотра файлов и создания комментариев, работа со сканированными фоновыми изображениями и с чужим менеджером баз данных для адаптации интерфейса управления файлами. При использовании ViewBase Work In Process, маршруты файлов и адаптация интерфейсов баз данных должны обслуживаться с помощью других продуктов.

Заключение

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. КИП является еще одной технологией консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

Список используемых источников

1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2
2. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3
3. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2007. №1
4. http://www.IT.ru/ Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления.
5. http://www.v8.1c.ru/ Бизнес-процессы.