Документооборот на предприятии

Содержание  Курсовой работы

 

Введение

 

Глава 1. Организация работы с документами на предприятии

1. Общие требования документооборота
2. Задачи и функции службы делопроизводства.
3. Должностной состав службы документооборота

 

Глава 2. Организация документооборота

2.1 Принципы организации документооборота

2.2. Основные правила организации документооборота на предприятии

2.3 Средства автоматизации документооборота

 

Заключение 

 

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной и тщательной организации - любая ошибка может привести к потерям прибыли. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

 

В этой курсовой работе я изучу основные задачи, функции, принципы и методы документооборота , а также средства автоматизации документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Организация работы с документами на предприятии

1. Общие требования документооборота

 

В любой организации решение  проблем документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и  др. Эффективность труда сотрудников  службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

 

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических  средств, используемых в работе с  документами, начиная с малой  канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами  обработки информации и средствами связи.

 

Юридический аспект предусматривает  решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в  соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в  соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной  нормативной базы, стандартов в части  контроля за качеством создаваемых в организации документов.

 

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

 

Среди организационных проблем обычно выделяют:

· выбор оптимальной организационной  формы работы с документами;

· разработка внутренней организационной  структуры службы делопроизводства;

· определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

· регламентация задач и функций  службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также  сотрудников службы с целью определения  их статуса и разграничения функций;

· выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

· рациональная организация рабочих  мест и условий труда;

· повышение квалификации сотрудников  службы.

 

1.2 Задачи и функции службы делопроизводства.

 

Основной  целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

 

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

 

· обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный  архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

 

· сокращение документооборота;

 

· разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

 

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и  задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется  службой. Состав функций следующий:

 

1. Разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов, организаций, внесение в них изменений.

 

2.             Обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа.

 

3.             Доклад руководству о документах, контроль правильности оформления  документов, предоставленных на  подпись руководству.

 

4.             Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.

 

5.             Подготовка и размножение документов.

 

6.             Контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

 

7.             Организация работы архива.

 

8.             Повышение квалификации работников.

 

3. Должностной состав службы документооборота

Основным  нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников СДОУ, является «Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. – 1995¹

1. Руководители:

 

−               заведующий службой ДОУ;

 

−               заведующий протокольным отделом;

 

−               начальник секретариата;

 

−               заведующий архивом;

 

−               заведующий копировальным бюро и  т.д.

 

Основные функции руководителя:

 

1.             Планирование и распределение  работы.

 

2.             Подбор и расстановка кадров.

 

3.             Координация деятельности подразделения,  его структурных звеньев и  отдельных сотрудников.

 

4.             Контроль за выполнением работы.

 

5.             Количество руководителей не  должно превышать 20% от общего  числа ДП персонала. 

 

II.           Специалисты:

 

−               документовед;

 

−               помощник руководителя;

 

−               референт;

 

−               редактор;

 

−               архивист;

 

−               археограф;

 

−               инспектор;

 

−               секретарь коллегии;

 

−               секретарь руководителя;

 

−               корректор.

 

 

 

Основные функции:

 

1.             Выполнение технологических и  оперативных задач.

 

2.             Выполнение творческих операций  по анализу и обобщению информации.

 

3.             Разработка нормативно-методической  базы д/п.

 

4.                            Подготовка проектов документов  по заданию руководства организации.

 

 

 

III.        Технические  исполнители:

 

−               экспедитор;

 

−               делопроизводитель;

 

−               машинистка;

 

−               стенографистка;

 

−               технический секретарь;

 

−               курьер;

 

−               оператор орг. техники.

 

Основные функции:

 

Выполнение  операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

 

 

Глава 2. Организация документооборота

2.1 Принципы организации документооборота

 

В управлении широко используются электронные  средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается  как составная часть информационного  обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков  организации – их получение, обработку, переработку, использование.

 

Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам  организации документооборота относятся  следующие:

 

- централизация операций по  приему, первичной обработке и  отправке документов (это означает, что все документы, поступающие  в организацию всеми способами  доставки (по почте, факсу, электронной  почте и др.) и отправляемые  из организации, обрабатываются  в службе ДОУ);

 

- максимальное сокращение числа  инстанций прохождения и исключение  возвратных движений документа,  не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение  документа, при котором он поступает  в ту инстанцию, в которой  уже проходил обработку);

 

- маршрутизация отдельных видов  документов (разработка схем прохождения  документов);

 

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию  и создаваемые в организации,  регистрируются один раз: входящие  – при поступлении, внутренние  и исходящие – при создании; регистрация документов может  осуществляться в службе ДОУ  учреждения или в структурном  подразделении);

 

- организация предварительного  рассмотрения документов (распределение  документов, поступивших в организацию,  на документы, направляемые на  резолюцию руководителю, его заместителям  и передаваемые на исполнение  непосредственно в подразделения;  предварительное рассмотрение проводит  специалист службы ДОУ (секретарь-референт  или помощник руководителя);

 

- вынесение конкретных резолюций,  по возможности точно определяющих  исполнителя, поручение, срок  исполнения;

 

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования  документов одновременно несколькими  работниками (копирование проекта  документа или передача его  по электронной почте одновременно  всем заинтересованным лицам);

 

- снижение уровня подписания  документов.

 

2.2 Основные правила организации документооборота на предприятии

 

Движение документов с момента  их получения (создания) и до момента  завершения их исполнения (отправки или  сдачи в дело) образует документооборот предприятия .Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

 

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается  единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных  документов. Проект схемы разрабатывается  ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем  предприятия.

 

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

 

· централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство;

 

· экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости  маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

 

· функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается»  к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

 

· унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными  правилами;

 

· открытость, когда должностным  лицам и структурным подразделениями  предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного  принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);