Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Января 2015 в 07:50, курсовая работа
В процессе конструкторской и технологической подготовки производства (ТПП) появляется и используется большое количество документов, причем часть из них создается различными средствами конструкторской разработки, частично используется ранее разработанная документация (в бумажном и электронном виде), множество документов возникает при технологическом проектировании, а также оперативном планировании и управлении производственным процессом.
Введение
Электронный архив
Управление ключевой системой
Пакет документов
Проблемы организации инженерного документооборота
Рассмотрение конкретных систем
1С Документооборот 8
AutoEDMS 3.0 (ACS Telecom)
Cadmandu 3.0 (AutoMate)
File Manager 2.27 (Synergis Technologies, Inc.)
AM-WorkFlow 3.12 (Cyco International)
RxEDM 1.0 (Rasterex International)
ViewBase 4.11 (Softdesk Imaging Group)
Заключение
Список используемых источников
Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы
Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления предприятием производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй и в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:
После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.
6.1 «1С Документооборот 8»
Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.
"1С:Документооборот 8" позволяет:
• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, • аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.
"1С:Документооборот 8" поддерживает
многопользовательскую работу
Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.
В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:
• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.
Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:
• Все руководители автора бизнес-процесса,
• Все подчиненные автора бизнес-процесса,
• Непосредственный руководитель автора документа,
• Все руководители автора документа.
Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование.
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований.
Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит • такие сведения, как:
• маршрутизация,
• сроки,
• важность,
• наименование,
• описание и другие.
В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенном примере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора.
При создании бизнес-процесса на основании какого-либо входящего документа вида Договор пользователь сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон.
Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов, примеры которых приведены ниже.
Заключение
Прикладное решение "1С:Документооборот 8" разработано на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.
Платформа "1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.
6.2 AutoEDMS 3.0 (ACS Telecom)
AutoEDMS имеет простой интерфейс, так что этот продукт может сразу же после приобретения помочь вам в решении ваших проблем. Входящая в поставку инструкци содержит основную информации, которая требуется дл того, чтобы начать работать с программой. Две страницы документации дают информацию о содержании титульных блоков и общую информацию, такую как данные проекта, адреса и т.п. Кроме того, при желании вы можете переключиться на списковый просмотр Query. Более того, вы можете сразу же создать свой собственный бланк, содержащий пиктограммы, поля данных, картинки, и т.д. При создании бланка с помощью Formbuilder вы одновременно создаете базу данных. Formbuilder мощное и простое средство, позволяющее вам разработать свой собственный интерфейс.
Системный администратор AutoEDMS может использовать язык ACL для создания и настройки собственных приложений и приложений, созданных ACS Telecom или сторонними разработчиками. Кроме того, ACL имеет дополнительную возможность доступа к DDE и к утилите AutoEDMS ELC (Embedding and Linking Control), позволяющей создавать свои собственные функции. AutoEDMS обладает всеми возможностями, выделенными в таблице сравнительных характеристик. Наиболее впечатляющими возможностями являются: работа с любым языком, использующим таблицу кодировки ASCII, с большим количеством баз данных, генерация запросов к базам данных, система защиты файлов и хорошая система просмотра файлов всех основных продуктов Windows. AutoEDMS также позволяет добавлять голосовые сообщени к файлу и печатать файлы без установки соответствующей им программы.
Редактировать любой файл в базе данных относительно просто, при условии подключения соответствующей этому файлу программы к средствам запуска AutoEDMS.
AutoEDMS поддерживает стандарты ISO 9000,
DOD, FDA и NRC AM-WorkFlow. Также предусмаетривает
автоматизированный вход в
Для того чтобы работать с комментариями в AutoEDMS надо использовать созданные сторонними разработчиками программы. Однако с помощью ACL комментарии вносятся в файл чертежа AutoCAD, при этом они автоматически выделяются, а рисунки могут обновляться с достаточной степенью безопасности. Среди всех рассмотренных систем AutoEDMS единственная, не имеющая интегрированного модуля комментариев, но приобретение модулей RxHighlight или ViewBase, входящих в состав других продуктов, удовлетворит любые нужды. Конечно, это означает, что вы станете зависеть от циклов работы нескольких разработчиков - то есть при обновлении версии вам потребуется проверить, будут ли совместимы комментарии, сделанные предыдущей версией программы.