Трудовая книжка понятие и значение

По желанию работника  запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании  документа, подтверждающего работу по совместительству.

В графе 1 раздела «Сведения  о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

 Если за время  работы работника наименование  организации изменяется, то об  этом отдельной строкой в графе  3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени  работы в период отбытия наказания  в непрерывный трудовой стаж вносится следующий образом. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер⁶⁷.

 При восстановлении  в установленном порядке непрерывного  трудового стажа в трудовую  книжку работника по последнему  месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. (Приложение 4).

Вообще в настоящее  время идет много споров  о  необходимости ведения  трудовых книжек в РФ.

В трудовую книжку также вносятся и сведения о повышении квалификации. Если книжки отменят, отражать их будет просто негде. Работодателю придется брать на работу «кота в мешке» — человека, о профессионализме которого ничего неизвестно. Отмена трудовых книжек приведет к беспределу — такого мнения придерживается председатель Северной региональной организации Российского профсоюза моряков Александр Красноштан. «Отмена трудовых книжек — это еще один рычаг против работников», — говорит он. Отмена трудовой книжки, по его словам, значительно облегчит задачи работодателей по ведению документации о приеме на работу, тем самым даст им возможность всячески ущемлять права самих работников. А если отменить трудовые книжки сейчас, то работникам с большим стажем будет трудно восстановить данные о перечислениях в Пенсионный фонд. «Лично мне трудовая книжка нужна хотя бы потому, что данных обо мне до 2000 года в Пенсионном фонде нет», — отметил Александр Красноштан⁶⁸.

В заключении  рассмотрении  вопросов данного параграфа можно  сделать выводы.

  С введением в нашей стране персонифицированного учета необходимость ведения трудовых книжек отпала. Действительно, к чему отражать сведения на бумажном носителе, если вся информация о трудовом стаже работника хранится на его лицевом счету в единой базе Пенсионного фонда? К тому же для возникновения права на пенсию все равно имеет значение только страховой стаж, то есть тот период, в течение которого работодатель отчислял на лицевой счет работника установленные взносы.

Да и проблемы с  непрерывным стажем (его для оплаты больничного листка кадровики рассчитывают на основании трудовой книжки) вскоре отпадут сами собой

 С исчезновением трудовых книжек исчезнут и различные «побочные» проблемы, связанные с существованием этого документа. Например, потеряет актуальность вопрос о так называемой дискриминации внешних совместителей. В настоящее время работа по совместительству в обязательном порядке не отражается в трудовой книжке. Уже сам по себе этот факт делает таких работников в какой-то степени сотрудниками «второго сорта». Зачастую на совмещаемой работе им не предоставляют законных льгот и привилегий, лишают социального пакета, положенного основным работникам, увольняют, как только на занимаемое ими место найдется постоянный работник. С отменой трудовой книжки грань между основными работниками и работниками-совместителями будет стерта. Просто будет однородный состав сотрудников, одни из которых работают на условиях полного, а другие неполного рабочего времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Приобретение  бланков  трудовых книжек, их учет и  хранение

3.1. Порядок  приобретения и учета  трудовых  книжек

 

Статья 66 Трудового кодекса  РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника⁶⁹.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию  работы по ведению, хранению, учету  и выдаче трудовых книжек и вкладышей  в них возлагается на работодателя⁷⁰.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой  организации, где штатным расписанием  не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие работники, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору.

В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.

Работа с трудовыми  книжками, как и с другими документами  кадровой службы, начинается с момента  их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу. 

Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: «'Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее»⁷¹.

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Эта книга ведется  бухгалтерией (кассиром) по установленной  в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 6 форме, включающей 12 граф.

В связи с этим главный  бухгалтер должен контролировать наличие  у кассира данной учетной книги  установленной формы, а также  своевременность и правильность ее заполнения.

Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение.

Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.

По окончании каждого  месяца в бухгалтерию должен представляться отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

При выдаче работнику  трудовой книжки или вкладыша в нее  работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами  на их приобретение. Плата за оформленные  трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48)⁷².

Заполняемые кадровой службой  трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые  работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них (приложение 3 к  постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Размер платы за бланк  трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

Кроме того, необходимо отметить, что до настоящего времени, несмотря на утверждение Приказом Минфина  Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н Порядка обеспечения  работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, часто встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Следует напомнить, что в указанном документе, говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а в свете последних изменений внесенных в ТК РФ, эти правила распространяются и на работодателей–физических лиц. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации⁷³.

Таким образом, приобретение бланка трудовой книжки работником не предусмотрено законодательно установленным порядком и соответственно является прямым его нарушением. Ответственности за это нарушение, прежде всего, будут нести лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Работникам кадровой службы рекомендуется не принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные лично гражданами.

Подводя итог данного параграфа, можно сделать следующие выводы и привести некоторые рекомендации.

Трудовая книжка стала  документом строгой отчетности, и  если раньше бланки можно было просто приобрести, то теперь ситуация в корне изменилась. «Госзнаком» были разработаны новые бланки, которые значительно серьезнее защищены от подделки⁷⁴. Бланки выпускаются в определенном количестве, и распространяются только через уполномоченные организации и индивидуальных предпринимателей. Возникает вопрос, как сотрудник кадровой службы, или иное лицо, в чьи должностные обязанности входит работа с трудовыми книжками, может отличить подделку от настоящей трудовой книжки. Следует обратить внимание на ряд существенных моментов, в частности, на:

1. использование при  изготовлении новых бланков современных  полиграфических технологий и  специального оборудования;

2. использование при  изготовлении бланков трудовых  книжек специальной бумаги с  химической защитой;

3. наличие эксклюзивного  водяного знака «ТК» видимого  на просвет;

4. применение особого  способа печати с плавными  переходами цвета, называемого  «ирисовая печать»;

5. наличие светящейся  в ультрафиолете надписи «ТРУДОВАЯ  КНИЖКА»;

6. наличие вживленных микроволосков;

Средства защиты, указанные  в приведенных выше пунктах 5 и 6, относятся к скрытым средствам  защиты, и возможно не каждая кадровая служба технически способно воспользоваться  ими для проверки подлинности  трудовой книжки. Но их присутствие характеризует высокий уровень защиты бланков.

7. трудовая книжка  сшита специальным швом, исключающим  возможность замены листов.

 

4.2. Хранение  трудовых книжек

 

В последнее время  в СМИ широко обсуждается возможная  отмена трудовых книжек. Однако по прогнозам случится это нескоро. А значит, работодатели по-прежнему должны обеспечивать учет и хранение этих документов. Требования к учету и хранению трудовых книжек содержатся в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003   № 225 «О трудовых  книжках»⁷⁵.

 

 

Требования к учету  и хранению трудовых книжек содержатся в по- становлении Правительства  РФ от 16.04.2003   № 225 «О трудовых  книжках»⁷⁶. Необходимо различать два вида учета трудовых книжек: бухгалтерский и кадровый. В первом случае учитываются бланки документов, принадлежащие  компании, а во втором  — заполненные документы, которые принадлежат работникам. Переход от одного вида учета к другому происходит, когда сотрудник службы персонала оформляет работнику трудовую книжку (впервые поступившему на работу, в случае замены трудовой книжки и т. д.). В этот момент стоимость бланка списывают с бухгалтерского учета, а оформленную трудовую книжку принимают к кадровому учету. Рассмотрим каждый из видов учета.