Виды и средства коммуникаций

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

ФГБОУ ВПО

Государственный аграрный университет Северного Зауралья

Институт Дистанционного образования

Кафедра

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

Деловые коммуникации

Тема: Виды и средства коммуникаций.

Выполнил     Проверил

Т. Г. Верстунина, группа МБ-2

 

Тюмень, 2014 г. 

Содержание:

1. Введение
2. Виды коммуникаций
1. Выделяют следующие виды коммуникаций
2. Внешние коммуникации
3. Внутренние коммуникации
4. Вертикальные коммуникации
5. Вертикальные коммуникации
6. Горизонтальные коммуникации
3. Средства коммуникации.
1. Вербальная коммуникация.
2. Невербальная коммуникация.
4. Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение

Общение - сложный процесс  взаимодействия между людьми, заключающийся  в обмене информацией, а также  в восприятии и понимании партнерами друг друга. Субъектами общения являются живые существа, люди. В принципе общение характерно для любых  живых существ, но лишь на уровне человека процесс общения становиться  осознанным, связанным вербальными  и невербальными актами. Человек, передающий информацию, называется коммуникатором, получающий ее - реципиентом.

Начало третьего тысячелетия  можно с уверенностью назвать  началом века информации. Это связано  с все увеличивающимся объемом  информации, которая влияет на взаимоотношение, поведение и психику людей.

Коммуникация процесс  двойственного развития или обмена информации, ведущий к взаимному  пониманию. Если взаимопонимание не достигается, то коммуникация не состоялась. Чтобы убедиться в успехе коммуникации, необходимо иметь обратную связь о том, как люди вас поняли, как они воспринимают вас, как относятся к проблеме.

 

2. Виды коммуникаций

 

1. Выделяют следующие виды коммуникаций:

• организационные;

• межличностные.
• внешние;
• внутренние;
• формальные;
• неформальные
• вертикальные;
• по восходящей;
• по нисходящей;
• горизонтальные коммуникации;

     Организационные  коммуникации - это совокупность  коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

     Межличностные  коммуникации - устное общение людей  в одном из

перечисленных видов. Природа  межличностных отношений существенно  отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта - эмоциональная основа. По этому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

Эффективная межличностная  коммуникация очень  важна для  успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом  обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

                         

2. Внешние коммуникации

                          Внешние коммуникации - это коммуникации  между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

                       

3. Внутренние коммуникации

                        Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри

рганизации между различными уровнями и подразделениями. Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

     Неформальные  коммуникации. Канал неформальных  коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами". Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

    

4. Вертикальные коммуникации

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках

вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей,

т. е. с высших уровней  на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся измениться.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по

восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может

заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен  информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3  этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией  между

руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач, приоритетов и

ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач  отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

Иногда рабочая группа собирается без руководителей для  обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

    

5. Горизонтальные коммуникации

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

К примеру, представители  разных отделов в нашем институте  периодически

обмениваются информацией  по таким вопросам, как составление  расписания

занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения.

В обмене информацией по горизонтали часто участвуют  комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

 

3. Средства коммуникации.

 

Передача любой информации возможна лишь посредством знаков, точнее знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, которые используются в коммуникативном процессе. Различают вербальную и невербальную коммуникацию, использующие различные знаковые системы.

 

1. Вербальная коммуникация.

Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы  человеческую речь, естественный звуковой язык, то есть систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический  и синтаксический. Речь является самым  универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.

При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование  информации: коммуникатор в процессе говорения кодирует, а реципиент  в процессе слушания декодирует эту  информацию.

Последовательность действий говорящего исследована достаточно подробно. С точки зрения передачи и восприятия смысла сообщения схема

 «коммуникатор – сообщение  – реципиент» асимметрична.

Для коммуникатора смысл  информации предшествует процессу кодирования, так как «говорящий» сначала  имеет определённый замысел, а затем  воплощает его в систему знаков. Для «слушающего» смысл принимаемого сообщения раскрывается одновременно с декодированием. В этом случае особенно отчётливо проявляется  значение ситуации совместной деятельности: её осознание включено в сам процесс  декодирования; раскрытие смысла сообщения  немыслимо вне этой ситуации.

Точность понимания слушающим  смысла высказывания может стать  очевидной для коммуникатора  лишь тогда, когда произойдёт смена  «коммуникативных ролей», т.е. когда  реципиент превратится в коммуникатора и своим высказыванием даст знать о том, как он раскрыл смысл принятой информации.

 Диалог как специфический  вид «разговора» представляет  собой последовательную смену  коммуникативных ролей, в ходе  которой выявляется смысл речевого  сообщения.

Мера известной согласованности  действий коммуникатора и реципиента в ситуации попеременного принятия ими этих ролей в большой степени  зависит от их включённости в общий  контекст деятельности. Успешность вербальной коммуникации в случае диалога определяется тем, насколько партнёры обеспечивают тематическую направленность информации, а также её двусторонний характер.

При характеристике диалога  важно всё время иметь в  виду, что его ведут между собой  личности, обладающие определёнными  намерениями, то есть диалог представляет собой «активный, двусторонний характер взаимодействия партнёров». Именно это  предопределяет необходимость внимания к собеседнику, согласованность, скоординированность с ним речи. В противном случае будет нарушено важнейшее условие успешности вербальной коммуникации понимания смысла того, что говорит другой, в конечном счёте – понимания, познания другой личности. Посредством речи не просто «движется информация», но участники коммуникации особым способом воздействуют друг на друга, ориентируют друг друга, убеждают друг друга. Могут существовать две разные задачи в ориентации партнёра по общению. А.А.Леонтьев предлагает обозначить их как личностно-речевая ориентация и социально-речевая ориентация, что отражает не столько различие адресатов сообщения, сколько преимущественную тематику, содержание коммуникации. Само же воздействием может быть понято различно: оно может носить характер манипуляции другим человеком, то есть прямого навязывания ему какой-то позиции, а может способствовать актуализации партнёра.