Коммуникационные процессы организации

В рамках компетенции  Мурманского областного совета профсоюзов находится согласование внутреннего распорядка и режима работы, распределение материальной помощи, путевок среди льготных категорий населения, работа с семьями, имеющими детей, органами здравоохранения и образования, иными организациями социальной сферы.

Работники предприятия в целом позитивно принимают миссию организации, которая предполагает качественное и своевременное обеспечение населения и органов власти необходимой, документально подтвержденной информацией о соблюдении организациями и предприятиями вопросов охраны труда и обеспечения безопасности жизнедеятельности.  Традиции отношения с населением основаны на нормах этики и делового сотрудничества.  К внутренним традициям предприятия следует отнести характер отношений сотрудников, которые подразумевают неконфликтность, взаимопомощь и взаимозаменяемость. Облсовпроф имеет достаточно устойчивый деловой имидж.

Коммуникации внутри организации имеют канал формального  протекания (документооборот, практика ведения совещаний), а также неформальные каналы, обозначенные межличностным общением и нефиксируемым деловым общением в горизонтальных направлениях между подразделениями.

К внешним коммуникациям  следует отнести работу с населением, органами муниципальной власти и  отделениями «Облсовпрофа» в  других городах Мурманской области, Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, Комитетом по труду, занятости и миграции населения, органами Госсанэпиднадзора, предприятиями и объединениями, общественными организациями, средствами массовой информации. Эти коммуникации в большой мере ограничены исполнением функциональных обязанностей предприятия.

2.2. Анализ системы и пути оптимизации  документооборота предприятия

Документооборот организации  является одним из ведущих показателей  формальных коммуникаций. Анализ схемы документооборота позволяет не только сделать вывод о присущих ему характеристиках, но и определить качества самой организации, а также степень комфортности работ для сотрудников.

Документ во всех его  проявлениях – явление социальное; его появление положило начало развитию цивилизации, он сопровождает человека на всех этапах его жизни и деятельности. Но во все периоды и во всех ситуациях документы имеют основные, общие для всех функции, которые вызвали появление документов и остаются главными до настоящего времени²⁵:

• фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации во времени и на расстояние (например, пересылка по почте или сохранение в течение столетий в архиве для передачи информации потомкам)
• материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе(например, объявление благодарности)
• средство доказательства наличия того или иного действия, события (например, свидетельство о рождении, справка об уплаченных налогах).

Все другие функции являются вторичными и реализуются особенно в разных условиях существования  документа. Главное заключается  в том, что каждый документ по природе  своей полифункционален, и для  документоведения важно установление базовых функций и обеспечение возможности их реализации путем выработки соответствующих делопроизводственных правил.

С точки зрения коммуникационных свойств документ представляет собой  информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется и ожидается (проектная документация и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них. Без нее невозможны координация деятельности и управление, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль над их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Документооборот предприятия  является наиболее важной составной  частью управленческой деятельности, организует большинство процессов взаимодействия между подразделениями и учреждениями, находящимися в Мурманске, различных городах Мурманской области и за ее пределами.

Совещания как коммуникативная  технология принятия организационных решений проводятся в традиционной форме и имеют определенные ресурсы по повышению эффективности в плане организации и предварительном решении вопросов, требующих экспертных оценок. Работа с внешними участниками коммуникаций (руководящие органы, посетители, партнеры, средства массовой информации) достаточно эффективны и имеют потенциал улучшения при выделении справочно-информационной работы в отдельное направление.

Таким образом, управленческие действия председателя дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные вопросы и проблемы.

В связи с вышеизложенным, подведем итоги второй главы курсовой работы.

К основным направлениям коммуникационных процессов в Мурманском Областном Совете профессиональных союзов можно отнести:

• отношения с органами государственной власти, местного самоуправления, работодателями, их объединениями (союзами, ассоциациями), другими общественными объединениями;
• связи с общественностью, средствами массовой информации;
• личные встречи;
• работа формальных и неформальных групп;
• проведение деловых совещаний с участием начальников всех подразделений;
• межличностное общение сотрудников;
• технические средства коммуникации (телефонные переговоры, факс, Интернет, электронная почта).

Основные задачи Мурманского Облсовпрофа, решаемые с помощью коммуникаций:

• развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
• интеграцию мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
• выявление и расчет коллективных результатов;
• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

ГЛАВА 3. КОМПЛЕКСНЫЙ ПОДХОД В СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ МУРМАНСКОГО ОБЛСОВПРОФА

3.1. Проблемы и задачи деятельности  предприятия в современных социально-экономических  условиях

Деятельность по развитию коммуникационных качеств организации позволяет оптимизировать основную производственную деятельность организации с учетом современных технологий управления информацией и методов психологического воздействия на человека.

Исследование теоретических аспектов коммуникации, изучение особенностей функционирования конкретного предприятия позволяет выделить ряд проблем, которые могут быть определены не только как негативные, но и как ресурсные, то есть в этих секторах организационной деятельности имеется ресурс (потенциал) развития организации.

Информация в Мурманском Областном Совете профессиональных союзов может быть разделена на три категории:

функциональная — передается всем или определенной (заинтересованной в ней) группе лиц для того, чтобы они могли выполнять свои функции. Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т.п. Она поступает в разных направлениях (вертикально и горизонтально) независимо от степени централизации или децентрализации фирмы. Традиционно обмен такой информацией называется формальным общением, так как она передается по официальным каналам организации;

координационная — циркулирует между функциональными подразделениями организации (например, между отделом сбыта и отделом маркетинга). Поток координационной информации движется обычно в горизонтальном направлении. В этом случае необходимое общение происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др. По существу, это общение (взаимодействие), связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы;

оценочная — происходит общение, которое имеет отношение к статусу сотрудников, восприятию ими друг друга. Каналы передачи оценочной информации включают обычно награды, поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за значительный вклад в деятельность организации.

Во многих случаях  коммуникация направлена на поддержку  правовых, финансовых и регуляторных инструментов, действующих в организации.  Руководитель имеют в своем распоряжении целый набор организационных механизмов и инструментов, которые лучше работают, если их суть правильным образом доводят до соответствующих целевых групп.

Для рассматриваемой  организации проблемы коммуникационной культуры могут быть описаны следующими пунктами:

1. Проблема законодательного закрепления прав деятельности предприятия, регулирования отношений с другими объединениями и организациями.

2. Проблема формальных и неформальных каналов распространения информации, а также проблема критериев оценки эффективности коммуникаций.

Фактически в Облсовпрофе проводятся оценки информационных потоков с помощью проведения опросов, анкетирования и освещения данных исследований в средствах массовой информации.

3. Проблема выбора методов сбора информации внутри организации

Внутри предприятия  предусмотрены отчеты подразделений (в лице их руководителей) на совещаниях, а также в порядке исполнения планов работы в соответствии со сроками, утвержденными графиком. Анализ проводится по производственным показателям. Качество, объем и  комфортность отчетных форм для исполнителя учитывается слабо, в основном оценку качества исполнения ведет председатель на основании своей компетентности и неформального опыта.

4. Проблема соотнесения «бумажных» и «электронных» носителей информации

Источник причин большинства  проблем документационного обеспечения управления – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного  документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Альтернативный путь – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет передачи прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не возможна в связи с особенностями работы предприятия, которое своей деятельностью обеспечивает именно сбор, хранение и оперативную работу с информацией о собственности в регионе. Автономные компьютеры на рабочих местах служащих предприятия и локальные сети в отделах вышеперечисленных проблем принципиально не решают.

5. Проблема принятия управленческих решений с учетом коммуникационных особенностей организации.

Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса предприятия и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность, организационно-распорядительные решения имеют типичный, повторяющийся характер. В связи с этим большое значение имеет «простое» исполнение должностных обязанностей и максимально точное ведение документации.  Однако это также определяет проблему, которую следует назвать «рутиной». Вместе с тем, современное социально-экономическое развитие, открывшее широкие возможности по регулированию социально-трудовых прав граждан, сформировало проблему объема обрабатываемой документации и значительно повысило число граждан, обратившихся в Мурманский Облсовпроф. Наплыв посетителей различного социального положения и интересов, определил повышение эмоционального фона и структуры ответственности работников предприятия. В первую очередь возросла роль психологической готовности и умений работников действовать в условиях информационных перегрузок.

3.2 Перспективные направления совершенствования коммуникативных процессов организации

Диагностирование проблемы является первым этапом в ее решении.  Совершенствование деятельности Мурманского  Облсовпрофа в условиях повышения  его роли в управлении социально-трудовыми  отношениями должно проходить как в сфере улучшения его производственных показателей, так и в сфере управления коммуникациями. Последнее утверждение  подтверждается в первую очередь тем, что Мурманский Областной совет профессиональных союзов по роду своей деятельности  работает именно с информацией и с людьми, вступающими в отношения по поводу защиты социально-экономических интересов и трудовых прав.

Разработка коммуникационных стратегий может проходить как  часть производственной деятельности (в разделе совершенствования  документооборота), в информационной деятельности (при развитии справочно-методической работы), в деловых межличностных коммуникациях (при повышении эффективности совещаний, приема посетителей и т.п.).