Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

Ключевой вопрос успешного использования  приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о  работе компании - наличие в них  интегрированных средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска системы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости  от приложений, в которых порождалась  информация, и месторасположения  информации. Необходимо обеспечить комбинированные  средства поиска, включающие структурированные  запросы, полнотекстовый поиск, поиск  по классификаторам. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов в качестве шаблонов, а также возможность  разграничения прав доступа на разные типы поисковых запросов.

Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации  документов.

Приложения автоматизация управления и документооборота обеспечивают автоматизацию  основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая  позволяет судить об эффективности  тех или иных бизнес процессов  в организации. В связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные  средства управления жизненным циклом приложений этой группы. Наличие таких  механизмов обеспечит:

• Наблюдаемость процессов
• Накопление и доступ к информации об эффективности процессов
• Экономию за счет сокращения простоев
• Возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс
• Обеспечение удобства пользователей за счет использования унифицированного доступа к заданиям

Обеспечивать интегрированные  средства управления и администрирования  приложений.

Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности  обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств  резервного хранения данных. Существенно  упрощается аудит работы системы  и изменение конфигурации приложений.

Обеспечивать общее пространство адресации всех объектов системы.

При внедрении приложений автоматизации  управления крайне важно обеспечить возможности их интеграции с системами  электронной почты и календарного планирования средствами управления контактами и другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации. Подобного рода интеграция возможна в том случае, если приложения системы автоматизации управления обеспечивают средства адресации к объектам, таким как отдельные файлы документов и их версиям, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников. В идеале все объекты системы должны иметь возможность адресации с помощью механизма URL (Unified Resource Locator).

Предоставлять унифицированные средства разработки (настройки) приложений и  общего набора компонентов, используемых для встраивания в приложения.

Единые механизмы разработки приложений позволяют обеспечить преемственность  при разработке и внедрении приложений на базе системы. Наличие подобных инструментов обеспечивает:

• Возможность экономии при расширении функциональности
• Однократное обучение разработчиков и специалистов по внедрению системы
• Предсказуемость развития системы

При внедрении приложений, обладающих указанным преимуществом, появляется возможность использования отдельных  функций приложений управления, таких  как хранение файлов и справочной информации, средств маршрутизации  документов в других приложениях  информационной системы. Например, появляется возможность добавить функции создания архива документов в ERP системы.

Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач  управления в организации. Первый заключается  в последовательной реализации отдельных  приложений, автоматизирующих отдельные  процессы управления. Второй - во внедрении  платформы для реализации комплексной  системы автоматизации управления процессами и создание на ее базе приложений, интегрированных в единый комплекс.

Внедрение комплекса приложения, реализующие  «фиксированную» функциональность. 

Примерами такого рода приложений могут  служить системы автоматизации  канцелярии, средства автоматизации  контроля исполнения, системы управления проектной документацией. Основным достоинством такого подхода является относительно невысокая стоимость  и достаточно быстрое получение  эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест ориентированных на выполнение рутинных операций изолированных  от остальных участков автоматизации  предприятия, например, таких как  рабочее место канцеляриста в  крупной организации или система  архивной картотеки.

Однако в современной организации  все чаще возникает необходимость  комплексной автоматизации управления. Для решения этой задачи приложения должны охватывать множество рабочих  мест. Причем, один пользователь может  участвовать в разных процессах  обработки документов в разных ролях. Например, пользователь может выполнять  роль согласующего лица в системе  согласования распорядительных документов, быть ответственным за формирование проектной документации в системе  управления проектами, контролировать исполнение заданий в системе  контроля исполнения. 

Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить  все функции в единую систему управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные возможности ее использования в будущем. Альтернативой подобному подходу является внедрение комплексной системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.

Внедрение комплексного решения на базе платформы автоматизации управления имеют свои достоинства и недостатки.

Внедрение платформы автоматизации  управления позволяет избежать проблем  возникающих при "кусочной автоматизации" задач управления, но выбор базовой  платформы автоматизации является нетривиальной задачей.

В настоящее время, все системы, представленные на российском рынке  и предлагающие более или менее  комплексный подход для решения  задачи автоматизации управления, развиваются  на базе одной из трех основных концепций  систем автоматизации групповой  работы с документами, появившихся  еще в конце 80 - начале 90 годов, а  именно:

• концепции Groupware приложений и систем поддержки работы с электронными формами (Lotus Notes, Microsoft Exchange Server);
• систем управления архивами и маршрутизацией документов (Documentum, PC Docs);
• систем автоматизации бизнес процессов (Staffware Workflow).

Все эти концепции в той или  иной степени могут быть использованы для автоматизации описанных  выше задач, однако реализуют их разными  способами. 

Так, например, GroupWare-приложения акцентируются  на удобстве работы с электронными формами и упрощению их создания, а также обеспечивают мощные механизмы  интерактивной работы с их групповыми представлениями (форм дизайнер Outlook, механизм представлений Lotus). 

Системы архивов документов концентрируются  на всем, что связано с работой  с файлами документов: ввод, фиксация атрибутов, включая организацию  справочной информации (включая организацию, поиск, блокировку), поиск, блокировка и осуществление off-line работы, аудит  и разграничение прав доступа, маршрутизация.

WorkFlow-приложения занимаются моделированием  и, собственно, управлением бизнес  процессами, организацией средств  доступа к информации (универсальная  очередь заданий), а также средствами  управления и контроля активности  пользователей (напоминания, управление  приоритетами заданий, средства  контроля течения процесса). 

Каждый из перечисленных традиционных подходов к построению комплексной  системы автоматизации управления концентрируется на одном из аспектов автоматизации и предоставляет  в распоряжение потребителей мощные средства для их реализации. При  этом, они либо вовсе не реализуют  дополнительных функций, либо реализуют  их в недостаточной для построения качественных законченных решений  степени.

Так, например, GroupWare-приложения не достаточно удобны для создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления жизненным циклом обработки  документов, и встроенные механизмы  маршрутизации ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Также сложно реализовывать в них развитые справочники системной информации. Архивы документов совершенно не предназначены  для работы с разнородными и сложными структурами учетных картотек документов, средства организации групповой  работы в них, как правило, ограничиваются вешними системами пересылки  документов и ссылок. Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с документами, содержат существенные ограничения  при работе со сложными данными, не поддерживают функции свободной  маршрутизации и не содержат средств  для организации архивного хранения информации.

Помимо вышеперечисленных функций  в последнее время к системам автоматизации управления предъявляются  дополнительные требования, связанные  с управлением и извлечением  знаний, накопленных в корпоративной  информационной системе - знаний о процессах  в системе WorkFlow, знаний хранящихся в  документах в корпоративных архивах  документов, знаний о групповых взаимодействиях  и взаимодействиях с внешним  окружением компании. Такое соображение  вносит дополнительные осложнения в  выбор  решения в данной области автоматизации.

Все вышесказанное приводит к существенным сложностям в принятии решения о  внедрении той или иной платформы  автоматизации процессов управления. Перед специалистами отделов автоматизации встает необходимость решения всего многообразия задач, связанных с обработкой документов и поддержкой бизнес процессов. Но, выбрав одно из решений, они получают удовлетворительное решение лишь для определенного типа задач. Например, получают возможность создавать мощный архив документов с помощью DMS системы. Остальные же функции, нереализуемые с помощью базовых средств внедренной системы, например, средства группового обсуждения документов, приходится решать одним из двух способов:

- Надстроить базовые функции  системы дополнительными модулями  и разработать соответствующие  расширения системы. Но это  иногда бывает крайне трудно, а иногда оказывается невозможно.

- Внедрять систему другого класса, реализующие недостающие функции  и обеспечивать интеграцию систем. При этом происходит частичное  дублирование функций разных  систем, приводящее к необходимости  поддержки нескольких серверов  и поддержки нескольких клиентских  приложений, организующих собственное  рабочее пространство и средства  доставки информации и собственные  средства организации справочников.

Из-за этого стоимость внедрения  системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же, организовать оптимальное взаимодействие приложений, построенных на базе платформ, оказывается достаточно сложно, а  иногда и невозможно.

Платформа DocsVision предоставляет специалистам по автоматизации предприятий инструмент для решения данной проблемы. Платформа DocsVision может быть использована и  для создания комплексной интегрированной  системы автоматизации управления, на базе которой могут быть разработаны  самые разнообразные приложения, и в качестве инструментария, дополняющего уже существующую в организации  систему, которая решает часть из перечисленных задач. Примером такого интегрированного решения может  служить совместное использование  платформы DocsVision в сочетании с системой автоматизации групповых взаимодействий Microsoft Exchange Server.

Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность  встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, максимальная гибкость и расширяемость системы  и возможность создания распределенных решений

В основу построения DocsVision положен  модульный принцип. Система включает:

• Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы
• Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы
• Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.
• Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server 2000 и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.
• Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.
• Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

Создание специализированных решений  состоит в создании дополнительных бизнес объектов - "карточек" - соответствующих  сущностям целевой системы. Далее, эти готовые объекты легко  встраиваются в систему, благодаря  поддержке единых интерфейсов и  методов доступа. С разрабатываемыми объектами могут быть связаны задания на их обработку, которые могут быть обработаны системой маршрутизации документов.