Шпаргалка по "Информационным технологиям в юридической деятельности"

 

18. WORD. Параметры страницы. Параметры абзаца. Работа с несколькими документами.

К форматированию абзаца относятся следующие категории: абзац, табуляция, обрамление и заливка, нумерация, кадр. Абзац может содержать текст, графику, таблицы и другие объекты. Форматирование абзаца выполняется командой Абзац меню Формат. Отдельные установки формата могут быть сделаны также с помощью кнопок панели форматирования и горизонтальной линейки форматирования.

Диалоговое окно команды Абзац содержит две вкладки  и позволяет задать следующие  параметры:

• отступ
• межстрочный интервал —
• выравнивание —
• запрет висячих строк —
• не разрывать абзац;
• не отрывать от следующего —;
• с новой;
• запретить автоматический перенос слов —

О параметрах страницы

К основным параметрам страницы относятся размер страницы, поля и ориентация страницы.

Параметры страницы можно устанавливать как для  всего документа, так и для  его отдельных разделов.

Для выбора и  установки параметров страницы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы

К диалоговому окну Параметры страницы можно перейти, щелкнув по значку группы Параметры страницы (см. рис. 13.1).

Выбор размера  бумаги

Установка полей  страницы

Выбор ориентации страницы

О колонтитулах

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковых полях каждой из страниц документа.

Колонтитулы могут  содержать текст, таблицы, графические  элементы. Например, в колонтитулы  можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла и т.д.

Для перехода к  созданию и/или редактированию колонтитулов дважды щелкните мышью в верхнем  или нижнем поле страницы.

Нумерация страниц

Вставка номеров  страниц

Расстановка номеров  страниц в Word 2007 производится автоматически сразу во всем документе.

Нумерацию страниц  можно в режиме Разметка страницы.

Word позволяет работать одновременно с большим количеством документов сразу когда вы открываете документ или создаете новый Word открывает еще одно окно с документом.

Все открытые документы представлены кнопками на панели задач. Чтобы перейти от одного документа к другому, достаточно щелкнуть на соответствующей кнопке панели задач.

• Действия, производимые над одним документом (т.е. проверка орфографии, форматирование и вывод на печать), никак не влияют на другие документы (т.е. они касаются только тех документов, которые вы видите на экране).

 

19. Графические возможности текстового процессора WORD по оформлению документов. Таблицы.

Word оснащен мощным  встроенным редактором рисунков и предоставляет широкие возможности для оформления документов любыми графическими объектами. 

 

Вставка картинок

Для того чтобы  найти нужный рисунок, выберите команду Вставка / Рисунок / Картинки.

В Microsoft Word также  существует возможность вставки рисунков и отсканированных фотографий из других программ и файлов  

Обтекание рисунка  текстом

Существует несколько  вариантов взаимного расположения текста и графического объекта. Их можно выбрать либо через команду меню Формат / Рисунок (Автофигура) / Положение, либо непосредственно в панели Настройка изображения, где есть команда Обтекание текстом,

Форматирование  рисунка 

Основные команды, связанные с форматированием  рисунка, находятся в диалоговом окне Формат рисунка, которое вызывается через меню Формат / Рисунок или с помощью кнопки Формат рисунка в панели инструментов.  

 

Это окно позволяет  задать место привязки рисунка, поворот  на некоторый угол, заливку определенным узором, обтекание текстом и многое другое.  

 

Графический редактор Microsoft Word

В Word имеется  графический редактор, позволяющий  быстро строить несложные рисунки. Благодаря наличию этого редактора  нет необходимости для построения каждого рисунка обращаться к  какой-либо внешней программе.

Возможности, предоставляемые  редактором рисунков, очень похожи на средства, имеющиеся в любом другом графическом редакторе. Поэтому ограничимся кратким обзором этого приложения.

Для редактирования рисунков нужно использовать панель инструментов Рисование, которую можно вывести на экран с помощью кнопки в стандартной панели инструментов, либо с помощью команды Вид / Панели инструментов / Рисование.

Автофигуры 

В Microsoft Word имеется  множество стандартных изображений, включающих геометрические фигуры, стрелки и др. Эти изображения получили название автофигур. 

Редактирование  фигурного текста в WordArt

Microsoft WordArt служит  для создания фигурного текста. Существует возможность добавлять  к тексту тень, наклонять, вращать  и растягивать его,.

Для создания фигурного  текста предназначена кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование.

 

 

Работа с таблицами  в MS Word

Таблица Word состоит  из строк и столбцов ячеек. Таблицы Word могут содержать цифры, текст  и рисунки. Таблицы Word используются для упорядочения и представления  данных. Они позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.Таблица Word имеет границу в виде тонкой сплошной линии черного цвета. Граница сохраняется при печати, а в случае удаления границы линии сетки отображаются на экране. Удаление границы осуществляется командой Формат / Границы и заливка, на вкладке Границы или командой Внешние границы на панели инструментов. Линии сетки не печатаются, но их тоже можно удалить командой Таблица / Скрыть сетку.Символ ячейки и символ строки являются непечатаемыми знаками, которые обозначают, соответственно, конец ячейки и конец строки.Поля ячеек – это расстояние между границей ячейки и текстом внутри ячейки. Интервалы между ячейками и поля ячеек можно изменить в окне диалога Параметры таблицы, которое можно вызвать командой Таблица / Свойства таблицы, нажав кнопку Параметры. Маркер перемещения таблицы служит для перемещения таблицы в другое место страницы, а маркер изменения размера таблицы позволяет изменить размер таблицы.Для создания таблицы Word со сложным заголовком целесообразно использовать способ Нарисовать таблицу. При преобразовании текста в таблицу необходимо указать, в каком месте должен начинаться каждый столбец. Для этого используют символы разделителей. Для ввода текста в ячейку, необходимо щелкнуть на ячейке и ввести текст с клавиатуры или вставить.Если текст не помещается в строке , то он переносится на другую строку и увеличивает высоту строки.Для изменения ориентации текста в ячейке необходимо установить курсор в ячейку и в меню Формат выбрать команду Направление текста. Для изменения выравнивания текста в ячейке на панели инструментов Таблицы и границы выберите параметр выравнивания по вертикали и горизонтали.Для перемещения, копирования и удаления текста в ячейках необходимо выделить этот текст

 

 

20. Создание управленческих и процессуальных документов в WORD. Колонтитулы, нумерация страниц, вставка графических объектов.

О колонтитулах

Колонтитулами называют области, расположенные в  верхнем, нижнем и боковых полях  каждой из страниц документа.

Колонтитулы могут  содержать текст, таблицы, графические  элементы. Например, в колонтитулы  можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла и т.д.

Для перехода к  созданию и/или редактированию колонтитулов дважды щелкните мышью в верхнем или нижнем поле страницы.

Нумерация страниц

Вставка номеров  страниц

Расстановка номеров  страниц в Word 2007 производится автоматически  сразу во всем документе.

Нумерацию страниц  можно в режиме Разметка страницы.

Вставка картинок

Для того чтобы  найти нужный рисунок, выберите команду Вставка / Рисунок / Картинки.

В Microsoft Word также  существует возможность вставки  рисунков и отсканированных фотографий из других программ и файлов

 

 

21. Назначение и возможности EXCEL в юридической деятельности. Структура электронного бланка. Ввод данных. Формулы.

 

В электронных  таблицах вся обрабатываемая информация располагается в ячейках прямоугольной  таблицы. Отличие электронной таблицы  от простой заключается в том, что в ней есть поля, значения которых вычисляются через значения других полей, где располагаются исходные данные. Происходит это автоматически при изменении исходных данных. Поля таблицы, в которых располагаются исходные данные, принято называть независимыми полями. Поля, где записываются результаты вычислений, называют зависимыми или вычисляемыми полями. Каждая ячейка электронной таблицы имеет свой адрес, который образуется от имени столбца и номера строки, где она расположена. Строки имеют числовую нумерацию, а столбцы обозначаются буквами латинского алфавита. Электронные таблицы имеют большие размеры. Поэтому экран — это только окно, через которое можно увидеть только часть таблицы. Но это окно перемещается, и с его помощью можно заглянуть в любое место таблицы. Электронная таблица имеет несколько режимов работы: формирование таблицы, редактирование, вычисление по формулам, сохранение информации в памяти, построение графиков и диаграмм, статистическая обработка данных, упорядочение по признаку. Формулы, по которым вычисляются значения зависимых полей, включают в себя числа, адреса ячеек таблицы, знаки операций. При работе с электронными таблицами пользователь может использовать и так называемые встроенные формулы, заранее подготовленные для определенных расчетов и внесенные в память компьютера. Большинство табличных процессоров позволяют осуществлять упорядочение таблицы по какому-либо признаку, например по убыванию. В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления числовой информации, содержащейся в таблице.

Формула должна начинаться со знака равенства и  может включать в себя числа, имена  ячеек, функции (Математические, Статистические. Финансовые, Дата и время я т. д.) и знаки математических операции. В формулах используются ссылки на адреса ячеек.

 

22. EXCEL. Блоки ячеек. Копирование данных. Копирование формул.

копирование формулы

 

Важно помнить, что может произойти с абсолютными (Абсолютный адрес ячейки. Точный адрес ячейки в формуле, ссылающийся на данную ячейку независимо от положения ячейки с формулой. Абсолютный адрес ячейки имеет формат $A$1.) или относительными (Относительная ссылка. Адрес ячейки в формуле, определяемый на основе расположения этой ячейки относительно ячейки, содержащей ссылку. При копировании ячейки относительная ссылка автоматически изменяется. Относительные ссылки задаются в форме A1.) ссылками на ячейки (Ссылка на ячейку. Координаты, определяющие расположение ячейки на листе. Например, B3 представляет ссылку на ячейку, находящуюся на пересечении столбца B и строки 3.)

При копировании  формулы ссылки на ячейки могут быть изменены в зависимости от используемого вида ссылок на ячейки.

Копирование формулы:

1. Выделить ячейку с формулой, кот.нужно скопировать
2. На вкладке Главное в группе буфер обмена нажмите Копировать
3. Выполнить одно из след.действий:
• чтобы вставить формулу и любое форматирование, на вкладке главное в группе Буфер Обмена нажмите кнопку Вставить
• чтобы вставить только формулу, на вкладке Главная в группе буфер обмена выберите последовательно команды Вставка, Специальная вставка, Значения
5. Убедитесь, что ссылки на ячейке в формуле дают нужный результат. При необходимости измените тип ссылки, выполнив след.действия:
1. Выделите ячейку с формулой
2. В строке формул выделите ссылку, которую нужно изменить
3. Нажатием клавиши F4 выберите нужный тип ссылки

 

В приведенной ниже таблице отражены изменения ссылок разных типов при копировании формулы, содержащей эти ссылки, в положение на две ячейки вниз или на две ячейки вправо.  

Автозаполнение

Как часто нам  приходится заполнять колонки или  строчки монотонно изменяющимися последовательностями…

 

23. Графические возможности EXCEL. Диаграммы, назначение, основные требования к диаграммам.

Назначение:  

- Наглядно  представить для анализа длинный  ряд чисел (прибыль растет, падает, колеблется).  
 - Исследовать сложную математическую функцию. 
 - Сравнительно представить статистические показатели (численность, площадь, достигнутые показатели за период и т.д.).

Построение диаграмм

Сначала необходимо выделить те ячейки рабочего листа, которые  будут использованы при построении диаграммы. После выделения ячеек вызывается Мастер диаграмм нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная или командой меню Вставка / Диаграмма. Появляется диалоговое окно Мастер диаграмм. В этом окне в списке слева выбираем тип диаграммы, например, Круговой, а справа - вид диаграммы. Для перехода к следующему шагу нажать кнопку Далее в нижней части окна. На втором шаге в окне отображается диаграмма, которая будет построена с помощью мастера, и диапазон ячеек, данные которых используются в диаграмме. На третьем шаге окно содержит три закладки . В первой закладке, имеющей название Заголовки доступно поле Название диаграммы. Если выберем другой тип диаграммы, в котором используются оси, тогда будут, доступны другие поля - Ось X и Ось.И, наконец, на четвертом шаге необходимо выбрать, где будет размещена диаграмма, на рабочем листе, где находится таблица с исходными данными, или на отдельном листе. В завершение нажать кнопку Готово.

 

 

24. EXCEL. Списки данных. Сортировка. Фильтрация.

Сортировка данных является неотъемлемой частью анализа данных. Может потребоваться расположить в алфавитном порядке фамилии в списке, составить перечень объемов запасов товаров от максимального до минимального или задать порядок строк в зависимости от цвета или значка. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения. 

Примечание.   Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию «Автофильтр»

фильтрации данных, которая позволяет на*ходить по условиям и отображать нужные данные в списках. Филь*трация позволяет выводить на экран только те значения, которые отвечают заданным условиям отбора для столбцов, не внося изме*нений в сам документ.

Возможен отбор  сразу по нескольким столбцам, то есть можно применять одновременно несколько  фильтров. При этом каждый следующий  фильтр отбирает данные, уже отфильтрованные пре*дыдущим фильтром. Отфильтрованные данные по*прежнему можно изменять, ре*дактировать, использовать для создания диаграммы, но при этом нельзя изменять и перемещать их порядок.